建设公司经营部岗位职责管理制度.doc

经营部岗位职责及管理制度 XX建设工程有限公司 经营部管理实施细则目录 第一章 招投标部 4 第一条 招投标部主要工作内容 4 第二条 招投标部分则 4 一、 投标准备 4 二、投标过程 5 三、投标检查 6 四、投标总结 6 第二章 办公室 7 第一节、职责范围 7 第二节、工作规范 7 第三节、办公室事务管理 7 （一）、文件管理制度 7 第一条、管理要点 7 第二条、制度规范 8 第三条、文件管理流程设计 8 （二）、档案管理制度 9 第一条、管理要点 9 第二条、制度规范 9 第三条、流程设计 9 第四节、办公用品管理制度 9 第一条、管理要点 9 第二条、制度规范 10 第三条、管理流程设计 10 第五节、会议管理制度 11 第一条、管理要点 11 第二条、制度规范 11 第三条、管理流程设计 11 第六节、清洁卫生管理制度 11 第一条、管理要点 11 第二条、制度规范 12 第七节、日常事务管理 12 第一条、接待管理 12 第二条、报刊收发整理 12 第三条、后勤管理 13 第四条、文化宣传管理 13 第五条、其他事务 13 第八节 合同管理制度 13 第一条、总 则 13 第二条、合同的订立 14 第三条、合同的履行 15 第四条、合同的变更和解除 16 第五条、其他 16 第六条、责任 17 第三章、附则 17 附件一 投标报名登记表 18 附表二 投标信息一览表 19 附表三 开标现场一览表 20 经营部管理实施细则 招投标部 为增大公司市场占有份额，增加公司业务量，鼓励和鞭策投标团队工作积极性，调动相关人员工作配合的热情，同时提高大家的工作责任心和认真细致的工作态度，特制定以下招投标部管理实施细则： 招投标部主要工作内容 投标报名工作 与其他公司人员的沟通、联络，为投标前期做准备工作，与 信用较好的企业建立长期友好的合作关系 资审人员负责公司投标项目的标书除报价以外的所有工作。 负责公司中标项目的施工合同的起草、签订。 与预算部项目上造价的配合工作。 与工程部施工方案的配合工作。 与财务部保证金及投标费用的配合工作。 公司合作、分包项目合同起草、签订工作以及后续施工过程 中的资料准备和配合工作。 公司项目业绩的准备及整理工作。 公司CA数字证书的办理、延续，筑信网、建设网等投标相 关网站持续维护，备案工作。 建造师的注册、变更等工作。 公司其他管理人员的培训、年检、继续教育等工作 公司领导安排的其它工作。 第二条 招投标部分则 投标准备 是否准备投标：招标公告发布后，公开招标项目是否投标应请示公司领导；详见 附件一 投标报名一览表 招标文件转移：公司领导同意投标项目，安排购买招标文件。获取招标文件后安排具体的项目负责人，并把招标文件发送给公司领导、预算部、工程部。 投标人员：确定投标家数、责任落实到人 投标牵头人：每个投标项目均设置投标牵头人，负责协调各参与人员（造价、材料询价、技术支持、项目对接、开标、授权人），传递招标文件给相关人员，落实报价时间、样品准备、招标答疑收集传递、封标等工作，并填写投标信息一览表（附件二）。 开标：开标人员原则上为授权人，项目经理答辩等 投标信息一览表：由投标牵头人组织相关参与的人员填写并签字确认，每个人都应认真负责的填写相关内容，务必在规定时间保质保量完成自己的工作，并为此负责，若不能按时完成则承担相应的处罚。 踏勘现场及招标答疑：每个投标项目有条件资审、造价及技术标编制人员都必须仔细阅读招标文件，如有必要提出招标答疑。 标前会：重要项目投标准备阶段必须召开标前会，讨论沟通招标文件中重要信息，落实具体执行人员，落实投标重要时间节点。 二、投标过程 商务标的审核：商务标编制人应首先检查无误后交部长检查，部长应进行全部检查或按比例重点抽查，部门经理检查完成后填写成本测算审核表，签署明确意见（检查中发现的主要问题）并经造价人员调整后报公司领导，方能决定最终投标报价。 成本测算时间：当投标准备时间较长时，编制人员应提前5天完成成本测算分析表（具体时间节点审批表为准）；投标准备时间较紧时应提前3天完成成本测算分析表，以便公司领导确定。 技术标要求：当投标准备时间较长时，编制人员应提前5天完成技术标；投标准备时间较紧时应提前3天完成技术标。技术方案的编制应结合项目实际，编制人员应分析图纸后进行编制，技术方案内容应符合项目特征，要有一定的针对性，施工总平面图应符合现场实际。 三、投标检查 标书检查：公开招标项目必须提前1天完成标书制作，须对照招标文件逐款检查无误后方可封标。报价清单部分由造价人员负责核对，整个标书必须由其他资审人员检查，封标必须保证有两名资审人员参加。公开招标项目必须保留一份副本存档。 开标信息反馈：授权人或是投标牵头人必须记录开标现场情况（包括投标家数、投标单位、投标报价、评标数值的确定等信息）；开标会后及时了解反馈投标信息，并为以后投标做参考。详见开标现场一览表（附件三） 投标归档：材料采价人员应将投标项目所采材料价格整理归档，必须以电子文档的形式存档；资审人员收集投标资料（招标文件、答疑、图纸、商务标、技术标、材料价格信息），并以项目为文件包转至招投标部网盘存档；。 投标保证金退回：公开招标未中标项目，投标保证金由投标牵头人负责办理退还手续，并及时办理项目解锁手续。中标项目尽早办理中标通知书及合同，并及时申请保证金的退还手续。 四、投标总结 投标总结：投标完成后应及时总结本项目投标过程中的经验和不足，为下次投标工作作准备。资审人员及时将中标候选人结果公示打印出来交公司领导。 所有参与投标人员必须保守公司投标秘密。 投标中每个环节涉及人员都应认真负责、一丝不苟，注意招标文件中细节的要求，不能因为一个人的失误导致整个投标废标。公司对投标项目实行奖惩原则。 注：与信用度较高的企业保持长期友好的合作关系，信用度评价包括：各单位投标人员的配合程度、办事效率、保证金的缴纳与返还速度等。 费用：项目经理答辩1000元（具体结合各单位实际情况） 授权人费用200元 与各单位的联络人员沟通费用（结合实际500元以内） 办公室 第一节、职责范围 一、办公室管理人员直接受公司领导下主持开展办公室的各项工作。 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。 四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。 七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真、来电来函等。 第二节、工作规范 一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。 二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第三节、办公室事务管理 （一）、文件管理制度 第一条、管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 第二条、制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负责审核，审核无误后办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由办公室主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需办公室主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报办公室主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条、文件管理流程设计 1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档 2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁 3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁 （二）、档案管理制度 第一条、管理要点 1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、合同及其他应存档的信息资料。 3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 第二条、制度规范 1、应归档的文件、材料由管理人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 4、各部门需借阅相关档案，须经部门主管签字确认，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 第三条、流程设计 根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退 第四节、办公用品管理制度 第一条、管理要点 1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。 3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。 4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条、制度规范 1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。 2、办公用品购置应遵循以下程序：每月25日之前各部门将所需办公用品报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。 3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。 6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。 8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 第三条、管理流程设计 编制《需求计划表》→审批→采购 →入库登记→发放 编制需求计划→统计申购情况→月末清算汇总→出库登记 第五节、会议管理制度 第一条、管理要点 1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。 2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。 3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。 4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。 5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。 6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 第二条、制度规范 1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。 3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。 4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。 5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。 第三条、管理流程设计 会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→各部门主管领导签字确认→归档整理。 第六节、清洁卫生管理制度 第一条、管理要点 1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。 2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。 第二条、制度规范 1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。 2、按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室人员负责卫生检查工作。 3、清洁卫生实行卫生责任制，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。 4、由办公室人员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。 第七节、日常事务管理 第一条、接待管理 1、来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。 2、以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。 3、接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 4、流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁 第二条、报刊收发整理 1、办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。 2、办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。 3、任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。 4、报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。 5、流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理 第三条、后勤管理 1、为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。 2、后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。 3、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。 4、根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。 5、办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。 6、流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表 第四条、文化宣传管理 1、负责公司内部文化