採購管理程序.docx

採購管理程序目的為使採購事務合理進行以合乎QCD原則供應生產所需之原物料及半成品確保生產作業之順利完成適用範圍凡生產所之原物料及半成品機器設備國內外採購均屬之權責採購區分請購發單採購跟催主協辦備注請購文件原料國內外包件生管單位採購單位採購單位交貨通知託外加工件生管單位生管單位生管採購託外加工申請單國外生管單位台北管理處生管總經理室進口件請購明細表訂購單物料國內需用單位採購單位採購單位請購單一般物品國外需用單位採購台北管理處採購單位台北管理處請購單一般物品訂購單機器設備國內需用單位工機部工機部發工修造單國外需用單位工機部工機部發工修造單定義41原料係指構成成品之部份者稱之故在本公司之零件表內之零組件均屬之即外包件託外加工件均屬原料零件表以外之材料為物料42物料係指非直接供生產用之間接材料如供機器用之修理零配件消耗品及不歸入上述零件表內之材料屬之43半成品凡經加工或組合過之產品可供直接銷售或繼續加工至完成品或另一半成品者稱之44外包商外包件供應本公司產品所需之原料零組件廠商本公司不供料謂之外包商其供應件謂之外包件45託工件託工商由本公司提供原料或半成品委託廠商加工之原料或半成品謂之託外加工件簡稱託工件該廠商謂之託外加工廠商簡稱託工商46交易廠商廠商分類主管單位5作業內容51採購管理流程圖參附件一52開發管理技術單位按開發作業展開之零組件必須由廠外供應時應提前開具採購成本分析表附估價圖及規格有樣品時並提供交採購單位辦理詢價對象及承製廠商時之依據Q品質C成本D交期外包商供應外包託工商供應託包外包商供應外包託工商供應託包製造供應協力廠五金廠商供應五金物料之廠總務廠商營繕提供勞務之廠交易採採廠若客戶有其核準的合格供應商名單則採購應向客戶核準的供應商購料當客戶要求時新增供應商須經客戶同意合格協力廠商2家含以上如急件特別指定獨佔市場或技術時不在此限請廠商以書面報價無適當表單之廠商由本公司提供外包詢價單採購成本分析表採購成本分析表影本交財務單位登錄輸入電腦正本由採購單位列檔存查由採購單位製作零組件承製買賣合約書與協力廠商簽訂並通知廠內相關單位採購單位按時程跟催樣品及相關品質文件交技術單位主辦品保單位協辦確認品質廠商交樣合格後技術單位填開零件開發完成通知單發相關單位並由採購單位寄一份給廠商53量產管理生管單位依據客戶生產預測值5個月生產預定總表生產計劃庫存等決定請購數量生管人員列印請購清單電腦列印表單經主管簽核送採購單位審查簽章有問題即由採購生管人員進行協調無問題時即由生管人員自電腦列印填製交貨通知單交採購單位或填製託外加工申請單授權人員簽核後即可進行請購或託工作業電腦列印之交貨通知單因生管採購之各主辦主管已於請購單上簽章故免再簽章但人工填製之交貨通知單必須經生管採購之各主辦主管章後始可發單生管人員填製進口件請購明細表經廠務單位主管簽核後由生管單位製作ORDER訂購單人工打字進行採購交貨通知單由採購單位輸入電腦託外加工申請單則由生管單位輸入電腦納入管理交貨通知單確認採購之數量及期限有問題時應即與廠商生管人員協調後才可發單託外加工申請單由生管人員直接簽章發單有問題時再由採購人員協助處理購買的原物料若屬政府法規規定管制的有毒物料及危險物料應滿足法規要求同時應亦考量使用環境的要求如環境的電力的電磁效應等MRP作業系統中之下月份交貨通知單以電腦傳真方式發出若傳真失敗或傳真不完全廠家電腦軟體可顯示廠商亦須於接單後上班四小時內將交貨通知單回條FAX回本公司以確認廠商已接收訂單交貨通知單由採購人員傳真或郵寄後以電話確認廠商是否收到訂單並於交貨通單第三聯右上角注記已收已確認廠商已接收訂單如認為無法如期交貨時應即反應採購主辦人員進行與生管之三方協調未在期限內反應視為廠商已正式接單採購人員以最新之廠商別未交貨清單電腦列印表單或廠商別報缺表電腦列印表單或倉管單位提出之急件欠料單進行催貨送貨單物管人員對照電腦中之請購資料及貨品外觀進行收料並列印驗收單外包件託工件交進料檢驗人員實施檢驗詳閱進料檢驗管制程序客戶或本廠如有需要可至協力廠商處確認產品品質是否符合要求此查證工作並不能減輕本廠提供客戶允收產品之責任也不排除日後退貨之事情驗收合格件驗收單轉倉管單位辦理入庫後再交物管單鍵入電腦及財務單位辦理付款作業54五金物料採購視請購人員之需要必要時先購入小量由請購人員確認品質後再正式請購請購單一般物品單位主管審核後交採購單位辦理請購單內送採購單位主管簽核如無2家則應說明原因採購單價高於公司要求之單價及付款條件時採購新物料時採購數量較前批大且達一般量購折讓標準時已知市場價有下跌趨勢時採購固定資產時其他需比價之情況時廠商交貨時應附驗收單物料及設備材料由物管人員收料轉請購人員簽收並確認品質驗收合格件由採購人員將採購資料輸入電腦於當月底列印供應商請款明細表電腦列印表單送財務單位或廠商核對無誤後辦理付款作業55請購金額核準權限請購單一般物品之總金額核準權限各級主管金額課級5000含以下部級經副理10000元含以下協理30000元含以下總經理30000元以上56機械設備採購由需用單位填寫發工修造單由工機部辦理之57異動管理生管單位對已發訂單如需變更時交期或數量應提前以交貨變更通知單或以其他書面記明前後異動情形經主管核準送採購單位確認如有問題時應即三方協調可變更範圍提前鐵鑄類鋁鑄類鍛造類車製類沖壓類綜合類自通知日起15天內須納入上項外之協力廠自通知日起7天內須納入延後交貨通知單預定納期7天前可通知協力廠商延期交貨交貨通知單預定納期已過期則可不經預告逕行通知訂單延期交貨通知延期延單不得超過2次每次不得超過3個月追加應於需求20天前發行追加之交貨通知單刪除交貨通知單納期未到期且廠商尚未進行生產經雙方協調後可予訂單刪除緊急視緊急程度個案與協力廠商協調交貨時間廠商接單後如因故導致交期或數量有所變更時應以行文書面通知採購單位由採購單位主辦與廠商生管單位協調因應對策採購異動單詳述異動原因交採購單位辦理並經授權單位如下表審查總經理核準後影本交財務單位輸入電腦正本由採購單位列檔存查零組件承製買賣合約書印發下表所列之單位項次分類授權審查單位合約書發佈單位1成本異動1營業1廠商2工程變更造成之成本異動1技術2品保3營業1廠商2技術3品保4廠務3廠商異動含工程變更造成之廠商異動1技術2品保1廠商2技術3品保4廠務工程變更新件切換程序舊件之處理等注意事項然後發佈工程變更通知單通知廠商及各單位58品質異常進料檢驗管制程序實施不合品料管制程序實施59資料及文件管理6相關資料61協力廠商選擇及評估程序HTSA1PM01562進料檢驗管制程序HTSA1QC04563不合格品料管制程序HTSA1QC0527表單71交貨通知單人工填開3206401X電腦套印32067005X72託外加工申請單3205Z01X73進口件請購明細表3206710X74請購單一般物品3206201X75採購成本分析表3206203X76外包詢價單3206206X77零組件承製買賣合約書3206204X3206205X78採購異動單3206206X79零件開發完成通知單3206203X710送貨單3205Y22X711驗收單外包件電腦單712驗收單物料及設備材料3206201X713工程變更通知單3306120X3306121X714急件欠料單3206711X715發工修造單525A5148210開發完成採購管理程序流程圖附件一原物料之確定開發詢比議價擬定供應廠商審核登錄試作交樣品質確認開發完成需求預測需求計算及請購訂單審查發採購文件接單確認1開發2量產外包件託工件協力廠商物料五金物料權責單位原料121採購保總經NGOKNGOKOKOK續後NGNG廠商交貨收料確認進料檢驗入庫鍵入電腦付款2量產權責單位原料物料NGNGOKOK