采购管理控制程序.docx

采购管理控制程序文件编号文件版本制订部门采购中心发行日期分发部门受控状态核准审核制订文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页修订页版本修改摘要修改人修改时间批准人全新改版文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页流程图文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页目的为规范各种物料的请购采购之流程确保采购物料之价格数量交期品质服务均能满足公司生产之需要范围适用于公司用于生产的原物料辅助物料外购件模具治具的委外加工及供方提供服务的控制总务性办公用品及资产设备之请购询价比价议价核价及采购之作业对供方进行选择评价和控制定义原物料直接依附在产品上成为产品的一部分此类物料称为原物料包括产品所用的原材料零配件和包材辅助物料指生产加工所需的辅助物料不会依附在产品上成为产品的一部分此类物料称为辅助物料如保护膜润滑油切削液切削油酒精等外购件直接从供应商处采购的成品及组装零配件资产设备生产所需之各类机器设备辅助设备检测设备和固定资产等物料需求计划责任及权限采购中心针对申购的物料负责按公司的要求组织对供方进行评价编制合格供应商名册并对供方的供货业绩定期进行评价建立供方档案负责采购订单合同的制定和交期跟催负责与供应商的沟通联络等事宜对供应商的品质交期服务能力进行评鉴和评价文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页品质保证部负责对供应商来料外包品的检验质量状况统计与分析参与对供方的评估复审及定期评价负责对供应商进行稽查和辅导负责编制外购产品检验规范各请购单位根据本单位之需提出合理请购要求对采购的物料进行验收及异常反馈运作程序请购作业原物料的请购市场交管将客户订单上传至系统产销协调部物控员结合仓库原物料的库存量制定经部门经理副总核准后交给采购中心进行采购作业模具治具的请购若模具外发加工由本厂提供材料时由模具厂填写模具材料请购单经部门经理副总经理批准后交给采购中心采购模具材料模具材料回厂后由模具厂填写委外加工发料单此单经审核后一联存档采购和仓库各持一联经部门经理和副总核准后交给采购中心进行采购作业若模具治具刀具检具的外发加工由加工商包工包料时由模治具设计单位填写模治具执行单交给采购中心进行采购作业资产设备请购由各需求单位根据生产需要填写请购单专用设备需详细注明设备规格品牌等必要时需附详细的技术规格资料经部门经理副总总经理核准后交给采购中心采购辅助物料总务性办公用品请购各单位应根据本单位的需要在每月底填写部门月需求申请表和办公用品申购表经部门经理副总核准后办公用品申购表交人资部汇总到办公用品汇总申购表中再提交给人资部经理营运副总总经理审核后交给采购中心进行采购作业辅助物料月申请表经部门经理副总财务文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页经理核准后直接交给采购中心进行采购作业供应商选定采购须依据公司发展的战目标相关单位的采购需求及采购物料的技术要求寻找合适供应商进行询价并依供应商管理控制程序评鉴合格后列入合格供应商名册并请营运副总批准发行为确保持续安全供货及获取更有竞争力价格除下列情况外均需选择两家以上的同类型合格供应商客户唯一指定独家制造或独家代理唯一合格协力厂商资格认可生产性所用原物料外包品模治具外包的请购均须向合格供应商名册内评审合格的厂商进行采购若在合格供应商名册中找不到合适的供应商时采购需依供应商管理控制程序开发新供应商呈报营运副总核准对于资产设备的请购采购通过各种途径寻找合适的供应商并要求供应商提供相应的资质证明专用设备需经请购单位确认规格后方可进入采购流程采购价格确定采购接到各部门的请购需求时应将采购物料的规格图纸及相关要求发给供应商进行报价并提供成本分析表采购中心提交报价单和议价后比价表给部门经理财务审核后呈报营运副总核准后价格生效采购委外生管每季度要根据市场行情及采购量的变化与供应商检讨采购单价双方确认的更新后单价由部门经理财务审核呈报营运副总核准后生效采购作业原物料辅助物料模治具的委外加工等采购由采购依据核准后的请购单模治具执行单或委外加工发料单制定采购订单发起采购作业机器设备采购需求单位填写固定资产请购单需求单位经理副总财务审核总经理核准后采购人员依总经理核定之固定资产请购单和供应商报价与供应商签订固文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页定资产采购合同进行采购作业采购信息与供方沟通之前采购中心要确保采购信息的充分与适宜与供方确认双方达成共识采购文件应包括拟采购产品的信息材料的料号品名品质要求其他要求如价格数量交付付款方式等对供方的产品程序设备人员提出有关批准或资格鉴定的要求环境管理物质测试报告及环境管理物质方面的要求适用的质量管理体系要求采购产品的信息包括对产品的质量要求可直接引用各类标准或提供规范图样等技术文件对产品的验收要求其他要求如价格数量交付等对外购件的特殊过程还包括对供方的产品程序设备人员提出有关批准或资格鉴定的要求环境管理物质测试报告及环境管理物质方面的要求适用的品质管理体系要求当公司与供应商签订之供应商品质合约涵盖以上内容时采购数据可不必再重复列出新物料的试用采购包括开发的新材料或供应商初次送货基本条件评审合格之厂商方可进入试用采购作业若采购的原材料须生产单位进行试料的采购先采购回少量的材料填写样品试样申请单经部门经理核准后交工程师进行试样试样合格后方可批量采购若采购的物料需供应商打样确认的由供应商先制作样品并附上样品承认书经产品开发处工程师确认合格后签核承认报告书方可批量生产新物料试用的结果需由工程师进行评审评审合格后进入正常采购评审不合格者需要供应商重新送料试料和送样原则上不超过三次超过者应及时更换供应商进料管制进料检验文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页原物料和外购件采购回厂后仓库应按照产品检查程序在系统内抛转进货验收单通知品保部进行来料检验验收合格后由品保部通知仓库入库模治具机器设备回厂后由仓库填写入库验收单通知使用单位进行验收辅助物料总务性办公用品等免检物料回厂后由仓库填写入库验收单按免检产品点收入库后通知申购单位领用对于外购件当品保部或采购单位认为有必要在供应商处验证产品时采购需在采购订单上注明产品验证和放行的方式要求供应商进行配合并由于供应商交货前去检验客户对外购件之验证当供应商承接订单中客户有要求对外购件在公司或供应商处验证时按如下方式处理客户在公司内对外购件进行品检验时由业务人员在公司内安排客户进行验证作业客户要求在供应商处验证时业务人员将此要求告知采购人员由采购人员电话通知供应商或在发采购订单时列明在产品加工完后采购人员陪同客户前往供应商处进行验证客户在供应商处验证之结果不能作为公司合格验收之依据进货验收时依照公司来料检验管控相关内容作业采购订单审批确认与变更所有采购单在发给供方前须经采购中心经理营运副总批准如订单紧急而营运副总不在公司时营运副总可授权采购中心经理签批或先发订单营运副总回公司及时补签所有订单用传真或电子邮件方式传至供方并需供方以书面形式电子邮件或传真在小时内回复确认如因生产需求变化需对订单及其它采购数据做出变更时采购及相关单位应以书面方式及时通知供应商确认采购中心在系统内做订单变更并将更新后订单及时发给供文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页应商当因客户订单取消或其它原因而需要取消订单时应由请购单位填写相关单据经部门经理审核副总核准后后交由采购中心办理订单取消作业采购中心应与厂商按以下方式处理当供应商所接订单尚未加工时应以订单取消为原则当供应商所接订单已加工至半成品或成品时厂商应以接到请购单取消时向采购中心报告产品生产的状况由采购中心根据供应商已生产的状况与供应商商讨有关费用问题以最大限度降低双方损失为原则决定是否取消订单交期跟催为保证采购物料适时适地适量地到货采购单位应以电话传真或其它方式及时跟进供应商生产和交货进度并将跟进的结果填入物料进度跟催表并以邮件形式知会相关需求单位对连续个月未达到如期交付的供方必须向其提出整改措施交期延误解释及改进措施报告整改后仍无法达到如期交货的暂停其合格供方资格由于供方延期交货而产生的超额运费或其他额外费用由供方承担供方交货日期有变动或遇不可抗拒因素难以交付采购中心必须及时告知相关需求单位并和供方联络协商解决方案处理善后事宜采购结算采购中心根据品质部检验记录和入库记录进行对帐对帐单由部门经理财务审核呈报营运副总和总经理核准后生效由财务部依付款条件进行供应商货款支付安排法规符合性采购中心应确保所有用于公司采购产品或材料符合生产和销售国适用的法律法规的要求即采购的产品或材料需满足并确保对有毒危险品的法规安全以及环保方面的要求采购文件管理采购应依供应商管理程序收集厂商基本数据评估为合格供应商后与供应商签文件名称文件编号采购管理控制程序文件版本制订部门采购中心第页共页订供应商品质合约环保文件保管与授权书有害物质不污染保证书保密协议等文件后方可采购采购单位应依文件控制程序和记录控制程序要求将供应商资料相关图纸询价数据采购申请采购订单往来信函及传真数据等进行整理并建档以备查阅相关表单办公用品申购表物料需求计划物料进度跟催表采购订单参考文件供应商管理程序产品检验控制程序