采购与验证管理程序.docx

采购与验证管理程序目的保证所采购的器具和物品软件符合其质量及技术标准和本公司使用部门的要求确保采购质量降低采购成本适用范围本程序适用于本公司软件开发用的产品服务的采购审批实施采购产品服务的确认验证采购资料保管管理工作定义采购对象本程序中的采购对象指的是软件开发用的软件硬件与服务不包括其他行政办公生活用品采购其中采购的服务对象主要指培训职责41常务副总负责批准各种采购对象的采购申请并签署其采购合同42文化资讯部经理负责审核采购对象的采购申请及其采购合同43各部门经理负责编制本部门相应的采购对象的采购申请根据采购对象报常务副总审核批准44系统管理员负责采购对象的采购验收登记和入库等管理工作并负责采购对象供应商的资格评审及合格供应商清单的编制采购案例的编写等5工作程序供应商的评估与选择供应商评估每种采购对象的供应商应至少选择到家应进行评估的供应商有一次性采购金额在元以上要对相应的供应商进行评估选择合格供应商采购金额在元以下的重要物品工具等也要对其供应商进行评估选择合格供应商评估的方法文化资讯部负责组织对采购对象的供应商进行评估参加评估的人员除了组织部门人员外还包括财务部及相关使用部门的人员供应商按评估内容的要求提供资料文化资讯部根据供货情况组织对其资料进行审核3我方对供应商的评估一般结合以上两种方法进行评估结果由组织部门人员填写在软件硬件服务物资供应商评估报告中并经组织部门经理审核和常务副总批准选择供应商的基本原则供应商须是所供应产品的生产商户或其指定的代理商供应商须提供一定时限的合理的保修服务对长期一直品质良好交货期稳定准时信誉良好服务优良的供应商可以列入软件硬件服务物资合格供应商清单由采购部门负责人审核常务副总批准在相同条件下优先选择获得ISO9000ISO14000认证的供应商选择家以上的相同物资的供应商对其物资的质量价格服务等进行综合比较专用软件供应商须提供年以上免费维护服务大型软件应提供上门安装调试培训等服务除非由相关的等价补偿对硬件产品需家以上合格供应商对软件服务产品需家以上合格供应商对供应商的定期评估根据采购对象的性质不同文化资讯部负责对各合格供应商每一年或每年重新评估一次评估后更新软件硬件服务物资合格供应商清单经以上定期评估不合格的供应商必须更新采购申请各部门根据工作需要提出采购计划并填写物资采购申请表均需文化资讯部财务部门审核由常务副总批准53实施采购系统管理员根据批准的物资采购申请表至少向家供应商索取采购对象样本价格及其他技术资料组织质量价格比较软件产品必须做演示版的实用及运行测试次以上服务产品必须要求预先得到相应的资料采购人员一般从已列入合格供应商名单的供应商中选择当其中的供应商不能提供我方所需要的产品时则采购人员要重新选择新的供应商并按上述的要求做好供应商的评估工作并填写供应商评估报告且经相关人员审核批准以下情形的采购均要与合格供应商签订采购合同软硬件的采购均要与合格供应商签订采购合同价值在元以上的服务采购均要与合格供应商签订采购合同每次采购活动结束供应商均要出具发票和相应报销凭证新购物资的验证系统管理员收到发票和供货清单后组织财务部及相关使用部门人员对照物资采购申请表和物资购销合同按货物名称规格型号数量价格质量等进行检查验收系统管理员本人难以界定质量状态的设备软件服务和其他物品采购部门负责人应指派有关专业人员协助验收验收合格的物品由系统管理员填写物资采购记录卡和货物开箱验收单然后入库对不合格的货品不能办理入库手续应由采购部门负责通知供应商退换当我方需要到供应商处验证采购对象时由相关职能部门派人按照与供应商商定的方法对产品是否符合规定要求进行验证并带回验证记录新购物资的仓库管理采购部门仓管人员要负责做好新购物资的标识登记整理发放等管理工作采购人员要经常跟踪采购物料的储存及使用情况如在使用过程中发现不良应通知供应商及时解决采购与验证记录管理采购过程形成的采购申请表供应商评估报告采购合同合格供应商氢弹入库清单等由文化资讯部负责保管所有相关表格均应在案例管理数据库里体现由系统管理员填写6相关文件开发安装和服务工具管理程序相关附件物资采购申请表新购物资入库清单软件硬件服务物资合格供应商清单软件硬件服务物资供应商评估报告75物资采购记录卡76货物开箱验收单物资采购申请表新购物资入库清单序号物资名称型号规格数量入库时间接收人签名采购人签名