体系认证--采购与供应商控制程序.docx

质量管理标准化体系文件 XXXX科技股份有限公司 采购与供应商控制程序 文件编号： XXX-QP-17 版 本 号： AO 编 制： 批 准： 生效日期： 20XX年X月X日 注：如无蓝色“管制文件”印章，则非有效版本，请以受控文件规定为准。 XXXX科技股份有限公司 文件编号 XXX-QM-17 版 本 A0 生效日期 20XX年X月X日 文件名称 采购与供应商控制程序 页 次 共10页 0.1 修订履历 版本 修改摘要 修改人 修改时间 批准人 1.目的： 对采购过程及供应商进行控制，确保所采购的产品符合规定的要求，符合适时，适质，适价，适量，适地的采购原则。 2.范围： 适用于用于生产的原材料采购及辅助材料的采购；对供应商进行选择、评价和控制。 3．定义 无 4.权责： 4.1 采购部： 4.1.1负责新供应商的开发、前期原物料的询价、比价、议价，必要时组织相关部门对供应商进行实地评监，编制“合格供应商名录”； 4.1.2负责发出“采购单"、跟进采购进度，及采购信息的反馈。 4.1.3负责定期组织相关部门对供方的业绩进行评价，必要时组织相关部门实地考核。 4.2 品质部：负责对原物料的验收，协助完成供方的业绩评价。 5.作业内容： 5.1采购开发和报价 5.1.1采购须依据公司发展的战略目标、相关单位的需求及采购物料的技术要求，对采购物料的质量、价格，供货期等进行比较，寻找合适之新供货商。对同类的重要物资，应同时选择几家供应商，以扩充货源及降低采购成本。 5.1.2当收到市场部的“客户订单”，采购员应根据订单的要求，针对该物品找寻三家以上供方作出询价、比价、议价，在最快时间内要求供应商提供 “报价单”（需详细记录供应商名称、产品信息、生产交期、数量及价格等）。 供应商“报价表”呈采购部主管审核后复印留底。 5.1.3 对供应商进行价格比对/交期比对等合理筛选后,选定合适的供应商进行前期打样。若选定的供应商为新供货商时，打样前由采购员收集供应商相关资料，填写“供应商基本资料调查表”，与供应商签订相关协议，必要时组织相关部门对供应商进行实地评监。 5.1.4供应商按要求打样后，将样品交采购，由采购以书面形式交品质部接收人签收后进行检验。样品经检验合格后，由品质部出具相应的检验报告，交工程师对样品签样留存，并反馈给采购部主管. 5.1.4采购部主管将供应商信息转给采购员进行小批量进货，经品质部检验合格后交生产部试用，如果试用不合格则进行重新打样/重新开发.如果试用合格，采购部主管就价格与供应商进行深入议价，形成最终的报价单，与同类或旧有供应商的报价单一起交采购部主管审核后，递交总经理审批核准。 5.1.5若属新供应商，采购员将“供应商基本资料评鉴表”交供应商进行自评，必要时可组织品质部供应商现场进行稽查。“供应商基本资料评鉴表”中评鉴合格后，应将该供应商的营业执照、税务登记证、报价单一起交总经理签字核准。采购部将其列入“合格供应商名录”。 5.1.6无论新老供应商，报价单核准后，应复印一份交到财务编号留底。。 5.1.7新供应商或报价单经批准后，由相关采购员接手进行后期正常的采购工作，如有异常及时反馈给采购部主管，由其进行协商处理。 5.2采购申请： 5.2.1每次新产品发布会都必须有采购人员参加.详细了解产品信息,以便准确把握所采购材料的质量档次.真正做到适质\适价的采购原则. 5.2.2采购部接到的“客户订单”时，应查看仓库的原材料库存状况，根据需要填写“采购单”， 经采购部主管批准执行。 5.2.3采购可依据订单的趋势以及库存情况作相应的库存备料，库存备料需经总经理同意后方可填写“采购单”。 5.2.4辅助材料及非生产物料由各部门填写“请购单”，经部门主管审核，总经理审批后交采购部采购。采购部收到“请购单”后，若对采购物料或采购数量有疑问时，应及时联络各申请部门核实清楚。核实后根据“请购单”填写“采购单”，经采购部主管批准执行。 5.2.5采购在填写“采购单”时，应详细列明物料的名称、规格、物料种类、质量要求、数量、交期等。对一些容易出现问题的材料（如:纸板的破裂强度、边压等），在收到客户订单后要慎重对待.详细查阅此产品以往进料质量和交期状况,慎重选择合适供应商，不可让问题重复出现. 5.3采购实施： 5.3.1“采购单”经审核后，采购员将“采购单”传真至合格的供应商，并打电话与供应商进行确认，并将“采购单”/“请购单”复印件一份发给仓库。仓库收货后，与送货单，入库单一起给财务，并将其中经办人联给采购核对留查。 5.3.2当采购部接到相关部门紧急采购申请时，应以最快的速度核实情况,并按5.2.4执行。 5.3.3尽量做到打样时所用的材料要与做大货时要确保是同一供应商、同一种材质。如果因故无法保持一致要重新找工程、业务确认。 5.4采购跟进： 5.4.1采购部发出“采购单”后，要及时跟催供应商交货状况，并与仓库核实物料到料时间，物料到达后，采购需在“采购单”上注明实际到货日期。如供应商无法按"采购单"上交货日期交货时，采购或业务需第一时间找客户就交期问题沟通协商，务必达成一致，方算关闭。 5.4.1仓库每天跟进物料交期达成状况，有异常时及时通知采购跟催供应商。 5.5供应商质量保证能力监控 5.5.1采购员每月要对几家同类供应商的价格进行同期对比