费用报销制度.doc

修改履历 制定部门 制定 审核 核准 财务部 目的： 为了加强公司的财务管理工作，严格执行总公司的财务制度，结合公司的实际情况，特制定本报销制度。 适用范围 适用于公司及其子公司、分公司中的各级员工。 职责 3.1部门费用报销人员填写费用报销单，遵守公司《管理授权手册》的规定，提交给相应的管理人员进行审核和批准。 3.2财务部会计负责根据本制度的要求审核单据的合法性、规范性、准确性，出纳负责支付报销款项。 3.3本制度涉及审批的事项中，主管领导因故无法实施的，可指定代理人或指定授权人代理实 施，未经明确权限的人员代理无效。 名称定义： 4.1费用报销：指业务经办部门在日常工作中发生经济业务，并取得原始凭据后，填制相关费用报销单据，按规定的审批程序办理的费用结算活动。 作业内容 5.1费用报销流程及基本要求 5.1.1所有报销单据审批完毕后直接提交到财务部会计处审核。报销流程如附件一，具体审批权限，请参阅《管理授权手册》相关规定。 5.1.2财务部恪守“独立、客观、公正”的原则，重点审核付款金额的准确性，付款手续的完备性及相关票据的真实性、合法性。对于在报销过程中发现的弄虚作假、重复报销的行为，交由总经办/审计部查处并严惩。 5.1.3为了降低持有现金的风险及提高工作效率，原则上财务部会将报销款项通过银行转账方式支付到报销人员的银行工资卡上。 5.1.4正常情况下，财务部会在收到费用报销单后四个工作日内完成付款。如果需要紧急付款 的，请在报销单上注明“紧急”字样并说明理由，财务部会酌情立即处理。 5.1.5 为准确、及时的核算公司各项费用，所有员工必须在业务处理完毕并取得相关票据后的 五个工作日内按规定程序进行费用报销。逾期一个月及以上报销的需注明原因并由公司领导特别批准。 5.1.6 下列情况不予报销： a.违章罚款及其它因当事者过失造成损失浪费。 b.不符合公司开支标准的单据，无理由跨年度的单据,弄虚作假的单据。 5.2费用报销单据的取得及审核要点 5.2.1报销时必须提供正规合法的票据。 5.2.2对于公司所有的费用报销（除差旅费报销使用《差旅费报销单》外）均需要填制“付款申请书”，其填写都需要遵循下列要求：①必须按支出类别分类填报；②填报日期、填报单位（部门）、摘要、附件张数等应填写齐全；③大、小写金额应一致；④即可打印也可手写，手写时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔，一律不允许涂改（也不能用涂改液），否则不予报销。 5.2.3 如因特殊原因不能取得合法的票据并且费用金额在500元以上时，应填写“无发票申请单”，详细写明不能取得合法票据的原因，经由财务部确认后再转交部门主管和总经理批准后予以报销。  5.2.4一般费用报销时需要提供对应的发票及对应的购物清单。 财务人员在审核时特别要关注以下问题： ① 发票是否盖有出票单位发票印章（注意与税务局印章区分）； ② 发票的购买人名称必须是公司全称。从2017年7月1日起开具增值税普票必须要填写 公司纳税人识别号，未填写的不得作为发票凭据； ③ 从17年7月1日起，在超市、商场里面买东西不能再开“食品”、“日用品”、“办公用 品“、“礼品”、“劳保用品”这种大类别，必须按照购买明细如实填写；未按明细填写 的必须在大类别后有备注详见销货清单；清单上的开票单位、金额、日期、发票章必 须与开具发票一致； ④ 注意是否有经收人或开票人签名； ⑤ 日期、付款人名称、品名或项目名称、数量、单价是否填写齐全； ⑥ 金额大小写是否一致，注意发票合计金额与其小票清单及报销单据三者金额是否金额 一致； ⑦ 注意报销内容与发票内容是否一致； ⑧ 注意增值税专用发票报销时必须提供抵扣联和记账联才予以报销； ⑨ 需要特别注意的是若费用清单中有押金类的支出，附件中必须提供押金收据。 5.2.6对单位自制原始支出票据及其附件的审核。内部自制凭证主要包括劳务报酬（培训、餐补等）发放表、内部员工误餐费用申请单、原始凭证汇总表、收入（支出）汇总表等。 审核以上单据时应注意： ① 是否有经办人及部门领导签字； ② 注意日期、发放款项内容、资金发放清单、领款人签名是否齐全； ③ 大小写金额是否一致； 5.3报销单据整理粘贴规范 5.3.1 报销人应将票据及相关附件分类逐张整齐地粘贴在A4纸上。单据粘贴不符合规定的，财务部将返回经办人员重新粘贴。 5.3.2 所有票据在A4纸上粘贴，按从上到下、由左向右对齐的顺序方式粘贴，不得超出A4纸范围。 5.3.3 所有单据要呈鱼鳞式均匀错开平贴，保持整齐。一张A4纸不够，可多用几张，不要堆叠在一起。 5.3.4不能用钉书针装订发票、车票等小票，要采用胶水粘贴的形式，以免在审批、记帐、装订、保管过程中丢失。 5.3.5请保持原始单据的清洁，并保证粘贴所用A4再生纸上不要有属于机密的内容。 格式如下图：  5.4业务招待费 5.4.1业务招待费的定义及报销范围。业务招待费是公司为了联系业务或处理社会关系等目 的而发生的费用，主要包括下列内容 ①餐费；②接待用的食品、茶叶、烟酒、饮料等；　 ③赠送的礼品；④正常的娱乐活动如KTV等；⑤旅游门票、土特产品等；⑥会员卡、购物 券等。 5.4.2业务招待费的报销标准。由于业务招待费不能全额在税前扣除，而是按照发生额的60% 扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰，所以各位要厉行节约，杜绝铺张浪 费。 根据招待对象不同，规定每次餐费不超过以下招待标准：①一般客人，100元/人； ②重要客人，300元/人；③政府人员，500元/人。招待用餐的陪同人数应严格予以控制， 与业务活动不相关的人员一律不得陪同用餐，同时陪同人员不得超过4人；另重要客人由 部门经助及以上级别人员接待。 5.4.3 业务招待费用的使用原则。在进行业务招待时，要本着“态度热情、费用从俭”的原 则来接待来宾。如果需要超标准接待或进行5.4.1中的第③项到第⑥项的招待，需要提前 向总经理进行书面申请（突发情况下可先进行电话申请，然后再补提书面申请），获得同 意方可进行，否则费用自理或从部门绩效扣除。对于一般客人、集团内部或关联企业同事 来访，原则上安排在公司内部小食堂用餐。 5.5 差旅费 5.5.1差旅费定义及报销范围。差旅费是指员工因公出差期间办理公务而产生的交通费、住宿费、餐费 及其他杂费等。差旅费的报销范围主要包括交通费、住宿费、餐费、业务招待费、差旅补助以及其他杂费等。 5.5.2出差申请和借款审批 5.5.2.1 因公出差人员，必须填写《出差申请单》(表附后)，作为给人力资源部考勤和财务部报销的依据。《出差申请单》内容包括出差事由、地点、行程、交通工具、差旅费预算等。经过批准的出差申请单需打印出来作为差旅费报销单的附件，副总经理级（含）以上人员出差可以豁免填写《出差申请单》。 5.5.2.2 原则上出差费用以员工事前借支，事后核准报销的方式。借款要遵循“前账不清、后账不借”的原则。 5.5.2.3根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支额度根据实 际需要确定。 a.金额在5000元（含）以下的，由部门经理、分管副总经理/分厂总经理、财务总监核准。 b.金额在5000元以上的，由部门经理、分管副总经理/分厂总经理、财务总监批准后，报总经理审批。 5.5.2.4因出差借支的备用金需在出差回来在规定时间内完成报销冲账，如遇特殊情况不能按时报销冲账，需经财务总监同意后方可延期，但最长不能超过一个月，逾期未结算的，财务部门将在工资中予以扣减。 5.5.3差旅费报销标准: 5.5.3.1交通工具及交通费 5.5.3.1国内出差:员工出差以乘坐汽车、火车硬卧，动车二等座为主，副总经理级（含）以上人员可选择软卧。距离在800公里以上的出差，可以选择飞机出行。 (一) 选择飞机出行的出差人员需在OA系统中填写《机票预订申请单》，且须提交《出差申请单》作为附件，副总经理级（含）以上人员出差可以豁免填写《机票预订申请单》。 (二)机票预订需提前3天完成OA系统中的订票申请。如因领导安排的临时出差，应先在OA中提交申请，同时以邮件、电话等形式通知订票员预订机票，特殊情况不能提前申请的，须经分管副总批准后通知订票员预订机票，待出差返回公司上班后的当天补填《机票预订申请单》并说明原因。 (三) 因公出差人员的机票统一由总经办订票员与公司签订机票预订协议的票务公司预订。出差人员只需提供出行时段，不得指定航空公司及航班。订票员在满足出差人员出行要求的前提下，要本着安全和节约的原则进行预订。特殊情况或因时限问题需加急处理的，则视当期航班和所余座位由公司另定。 (四) 关于退票、改期、改行程、误机的规定: 因公需要进行退票、改期、改行程的，需提前提交OA《机票预订申请单》。若因个 人原因导致需要退票、改期、改行程的，需自行承担相关费用。 乘机人在按航空公司规定时间内因自身原因未能办妥乘机手续或因证件不符规定 或没带齐相关证件而导致误机产生误机费的，需自行承担误机费。 ③因公取消差旅计划，需于航班离站4小时之前通知总经办订票员退票，若未及时通知订票员退票，则所产生的费用由出差人员自行承担。 (五)超出上述规定以外的情况因公出差需乘飞机时，应事先报总经理或总经理授权人员批准，并提前将其行程通知总经理办公室。不按照上述规定选择的交通工具引起的相关费用，不给予报销。 (六)出差地交通：乘坐公共汽车、地铁、机场巴士等公共交通工具，由住所至车站、机场亦同。 (七)有下列事由之一，可坐计程车： ① 携带公物，不便乘坐公共汽车； ② 前往没有公共交通的地区； ③ 招待宾客而必要时； ④ 员工紧急公差时； ⑤ 经分管副总批准的其它事宜； ⑥ 同时，需要在票据上注明起始地点，同乘公司员工和原因。 (八)自备交通工具：报销事项及流程规定详见《私车公用管理规定》 5.5.3.2港澳台地区及国外出差 往来港澳台地区可乘火车或飞机，其他国家可乘坐飞机。机票由总经理办公室统一安排,机票预订相关要求遵循国内出差中的规定。国外出差地乘车，据实报销。 5.5.3.3凡乘坐本公司或其他人员的公务车、便车，以及对方单位提供交通工具的，不予报销交通费。 5.5.3.4出差搭乘飞机、车、船可以公费投保旅行平安保险，且公司已统一为因公出差搭乘飞机的人员购买航意险（平安保险），员工如需额外购买，请自行支付费用。 5.5.3.5出差或工作调动期间，事先经总经理或总经理授权人员批准，顺便探亲、办理私人相关事宜的，公司只能按平时正常的直线交通费标准报销，多开支部分由个人自理。 5.5.4住宿费及差旅补贴： 5.5.4.1国内出差住宿费及伙食补助标准（币种：人民币） 地域 北京、上海 深圳、广州 直辖市，省会城市，主要沿海及内陆城市 地级市及以下 级别 住宿标准 伙食标准 住宿标准 伙食标准 住宿标准 伙食标准 总监级以上（含总监级） 800 100 600 100 500 100 总监级以下 400 60 300 60 300 60 说明：总监级以上员工出差的餐费补贴为每人每天100元，按照早餐20元