从公文语言谈公文写作

从公文语言谈公文写作 公文是国家党政机关、军队、企事业单位和社会团体处理公务、处 理生产、开展社会活动的一种文体。由于交际的目的、内容、对象和条 件等因素对语言材料和修辞方式有着自己的选择，因此形成自己独特的 语言风格。大家都能感到，看一篇公文，既和读一篇小说、表文感受不 样，也和读一篇社论、科技论文不同。这就说明公文语体是和文艺语 体、科技语体和政治语体相区分的。这种区分在什么地方呢? 就在于它 是以记述为特征，有用为目的，它不追求语言的艺术化，也不以语言的 生动性为主要特征，除个别以煽动、宣扬为目的，如煽动报告、建议 书、商品广告外，它主要是把精确和简洁等作最基本的、也是最高的要 求，而规格化【尤其是严格意义上的公文) 则是它的一个重要特点。因 此，我们可以说，精确性、简洁性、规格性是公文语言的三个基本特 征。 公文语言的第一特点是精确性。汉梦龙在《笑府》中讲过一个笑 话，大意是说一个苏州人，他的大女刀是个诗人，二女婿是个师爷【〔秘 书) 。在老丈人家作客时，大女婚赋诗一首，其中有一句: “清光一片 照姑苏”，得到丈人夸奖。但二女婚不服气，提出: “差了，月岂偏昭 姑苏乎? 须云“姑苏等处””。 当然，这里笑的是二女婿不懂诗，不懂 语言的模糊美，犯7“职业病”。二女媚的职业病是什么呢? 这就是他 长期在公务生活中形成的文要精确的职业本能。撒开这个笑话的戏读、 调侃的成份，它说明了一个基本的事实，就是公文的写作特殊要强调精 确。假如我们要表扬一个集体，需点一下代表人物时，不在代表人名后 加个“等”字，那恐怕会引起误会，弄不好还会挫伤部分同志。在实际 写作中，精确性要从两方面加以留意，一方面要求内容精确地反映客观 实际。不管是打报告反映问题，还是发指示做工作部署，提出的问题要 以客观事实为根据，分析问题以规律思维为准绳，绝不能犯主观主义， 搞闭门造车，浮华失实。撰写公文，常常要大量运用事例，这方面最易 失实。公文失实，向上简洁导致错误的决策，向下简洁降低公文的严峻 性，严重的还会形成错误的指挥。另一方面，公文写作在遗词造句上要 精确贴切，符合语法规范。要做到这一点，也得下功夫。作为一个部门 的秘书工作者，假如缺乏确定的专业学问，对一些基本行业术语概念不  清，不要说自己单独起草不敢下笔，就是看别人的拟文也不敢作只字移 动。当然，专业术语的错误，还简洁觉察，而最简洁出错的倒是一些常 用的语词。如“意见大体上完全一致”、“产品和质量提高好多倍”、 “他那样崇高的革命品质时时出如今我们的眼前”等等。就是像“不 能”、“不准”、“严禁” (程度不同) ，“一般”、“部分”、“大 多数” (范围不一样) ，实际运用中造成的语气或过重或过轻，范围或 过大或过小，都并不少见。由于缺乏一些基本的语法学问和正确的语 感，使结构混乱、成份搭配不当、层次混乱和规律关系上出毛病，在公 文中都是常常看得到的。这样，公文的质量怎么能高呢? 过好文字关是 精确地反映客观事物的前提，我们应在实际写作中不断提高写作水 平。 公文语言的第二个特点是简洁性。毛泽东同志在《关于建立报告制 度》一文中提出:; “报告文字每次一千字左右为限，除特殊状况外，至 多不要超过两生字。”“综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问 题或争辩之所在。”这个要求很高。实际生活中，长文章处处泛和小，有 些领导好像认为文章不长缺乏以说明问题，秘书人员也认为文章不长不 好交差。这里面有很多缘由。当然，也有的确实需要长文章才能说清晰 问题。但对以有用为目的的公文来说，假如因为长而被人束之高阁，那 就失去了公文写作的意义。短并不是容量小的同义词。做到凝炼而有力 地表述事物，用最少的词句表达较多的内容，这是公文语言的一个基本 要求。在这里，不要说离题万里、废话套话不允许，就是文字上拖泥带 水也是不行的。公文要做到简洁，首先要学会抓重点，谈问题开门见 山，不绕圈子， 其二在表达时要学会概括地记述事件，不要动不动就接 受“文学笔法”，来点详情描写、气氛烘托、环境泻染之类;其三是留 意语言的朴实，不用或少用形容修饰性词语;其四是公文写好以后，反 复修改，“竟力将可有可无的字、句、段删去，毫不行惜”。 要做到文字简练，需要提出的是对一些公文专用语，如拟请、收 悉、妥否、据此、函复、周知、切盼、欣悉、该厂、业已公布、即将下 达、既往不千、准予量才使用等等词语，应尽量把握，娴熟运用。因这 些长期在公文实践中形成的词语，有其特定含义，商定俗成，写的人顺 手，看的人便当，是有确定生命力的。这些词语不少是文言，协作在确  定的公文里，不仅显得文字凝炼，而且还具有庄重、严峻”的色彩。我 们试想一下，把“二季度在即，我厂缺显像管两万支。望速拨付，以应 和急需。可否，盼速函复”这样一封函电，改成“二季度快到了，我们厂 还缺两万支显像管，期望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要。可以 不行以，等待着你们快速来信答复。”两相比较，后者字数增加近一 倍，多费邮资，而且让人觉得罗味，不像电文。所以，公文语言要做到 简练，应尽量接受书面语言