超市门店盘点流程规范.docx

超市门店盘点流程 第一部分：流程说明 1 目的 为规范门店各项盘点工作，确保盘点准确性；及时发现门店各类别的损耗情况并及时采取措施；同时为IT系统自动订货、采购订货等提供正确依据。 2 适用范围 本流程适用于XX区大综超门店的盘点工作。 3 流程规则 3.1 盘点时间原则上为非营业时间。盘点实行见物盘物的原则。盘点结果必须真实，不得弄虚作假，隐瞒事实。 3.2 所有盘点单据应有经手人签字，单据流转中应有签字交接；签字须使用正楷签名，禁止简写。 3.3 跨类别陈列的商品盘点原则：在某个区域陈列的商品即由该区域员工负责盘点（抄写及盘点）。盘点预查原则：由商品所在类别的员工负责。 3.4 门店的商品损耗率为0.3％（新开门店首次盘点为0.5％），超过部分的处理办法详见《XX区大综超门店存货损耗处理原则》。 3.5 盘点按照存货地进行。盘点前需要检查是否有因转类而导致商品存货地与商品所属类别不一致的情况。两者不一致时，需要通过存货地之间的调拨方式，将库存转移至正确存货地。 3.6 盘点报告出具的时间与财务的核算时间一致，时间跨度为整月。 3.7 盘点前准备工作，应增加对负库存商品的盘点前清点，如属商品串号的尽量在盘点前予以解决，增加大盘商品帐货相符率。 4 流程涉及部门的主要职责 4.1 大综超营运管理部：与华东财务部共同确认盘点计划；下发小区及门店；总体协调盘点工作各项事务；安排督导等人员于盘点前、盘点中到门店进行检查、监督。对盘亏超限需赔款门店员工，赔款前的沟通根据经各级领导审批的盘点处理意见，依据《华东大综超门店存货损耗处理原则》，进行测算，在营运部与员工沟通确认后，扣取盘点赔款 4.2 营运区域督导：负责在盘点总计划的要求下，具体落实小区盘点工作，对小区的盘点情况进行检查与跟进。 4.3 大综超门店：根据盘点总计划制定门店盘点计划。完成盘点准备工作、盘点过程管控、盘点后盈亏原因查找；根据盈亏情况制定落实改进措施。 4.4 采购部：为配合盘点数据确认工作，保证门店日常工作安排以及盘点数据准确，在盘点期间（盘点日至盘点数据确认日）不安排转类工作。在盘点前一周不得给门店安排新品分货。根据大综超营运管理部的通知，在VSS平台上提前一周知会供应商门店截至收货时间。 4.5 财务部：负责与营运管理部共同确认盘点日期，协助、配合监盘工作。 4.6 防损部：监督盘点过程，抽查盘点结果；负责对盘点结果和门店反馈的盈亏原因进行抽查；负责抽查盘点表（盘点预查表）与系统录入数据是否一致。门店防损部负责盘点表的保存，保存期限为2年。 4.7 信息部：负责盘点程序及信息数据维护；负责及时处理盘点工作中发生的IT故障。 4.8 人力资源部：根据经各级领导审批的盘点处理意见，依据《华东大综超门店存货损耗处理原则》，进行测算，在营运部与员工沟通确认后，扣取盘点赔款 5 流程结构 本流程分为两个子流程“门店大盘流程”和“XX区大综超防损抽盘流程”。 第二部分：流程描述 子流程1 门店大盘流程 1 盘点方式及安排 1.1 盘点计划： XX区大综超营运管理部同华东财务部协商确定大综超门店盘点计划，并报XX区大综超营运总监批准；在每次盘点日前20天以邮件形式通知各门店。 1.2 盘点时间： 门店大盘，原则上在盘点次日营业开始前完成盘点工作，盘点后2天为盘点预查时间。盘点后第2日下班前完成盘点数据的最终确认。 1.3 人员安排： 大盘时门店全体人员（包括员工，促销员）均须参加盘点，服从统一调配。 1.4 门店接收盘点计划后安排好盘点工作。若特殊情况不能按期盘点的须在收到通知3天内以邮件形式向XX区大综超营运管理部及华东财务部汇报情况，并按XX区大综超营运管理部及华东财务部共同签批的意见执行。 1.5 门店可根据具体情况自行组织盘点，自行组织盘点必须申报，经相应小区区总、XX区大综超营运管理部同意、抄送华东财务部批准后方可实施。 2 盘点组织 2.1 盘点负责人：XX区大综超营运总监为大盘的总部负责人，营运区域总经理为小区的大盘负责人，门店店长为门店盘点总负责人。 2.2 监盘人：由总部盘点负责人负责指定人员监督门店盘点，防损部和财务部监盘人员由防损部、财务部安排，并知会总部盘点负责人及相应小区盘点负责人。 3 盘点准备 3.1 盘点计划： 3.1.1 门店盘点总负责人提前15天编制门店盘点总计划，发送到小区；并对盘点的进度进 行检查登记。（详见附表一） 3.1.2 盘点前10天门店各部门提交各部门盘点计划。 3.1.2.1 营业区经理提交盘点区域分配及人员安排表（详见附表二）； 3.1.2.2盘点区域分配：按照实际管理区域指定盘点区域负责人，须分清联营区域与自营区域； 3.1.2.3 人员安排要求：明确最小盘点区域的初盘人、复盘人。初盘人员必须为责任区营业员，复盘人员可以为其他员工或促销员； 3.1.2.4 前台经理为门店的盘点录入负责人，负责提交盘点录入计划（详见附件三）； 3.1.2.5 防损部、办公区等没有安排实际盘点工作的部门上报名单，由门店盘点总负责人安排监盘工作（详见表四）。 3.2 盘点动员: 由盘点总负责人牵头召开两次会议，做好盘点动员工作，公布盘点计划。 3.2.1 盘点前12天由盘点总负责人召开会议，落实盘点工作； 3.2.2 盘点前的一次员工大晨会主题为盘点动员会。 3.3 盘点培训：门店全体员工（含促销员）分批进行职责培训、清点实物、录入操作、盘点单核对等基本技巧的培训。避免盘点常出现的差错：抄错商品编码、错盘、漏盘；盘点录入错误、串码、收货错误、大小包装串错、单据遗失等。 3.4 商品准备：商品区域经理在盘点20天前开始做商品整理，及时清理积压库存、破损商品、退货区商品，以减少不必要的库存盘点数量。 3.4.1 货架整理：每个商品都须有对应的标价签，保证每一个商品都能通过编码或条码识别。盘点前7天一货一签的初步对应及跟进工作完毕。对于跨货架陈列的商品,一律按靠左归货架的方法把该商品进行整理,抄写时抄入左边货架所在盘点表。盘点当天，一货一签核对工作完毕。 3.4.2 仓库整理：将库存商品按类别整理，要求在外箱上贴好预盘单（或库存单），内容含：商品条码或商品编码、品名、规格、盘点人。商品叠放时要求贴有标签的一面朝通道。同一个箱子上不允许超过3张预盘单（库存单）,且预盘单（库存单）不能重叠粘贴。 3.5 盘点公告： 3.5.1 供应商公告：盘点当日停止收货（生鲜及保质期短的直送商品当日12：00后停止收货）。采购部根据大综超营运管理部的通知，在VSS平台上提前一周知会供应商门店截至收货时间。盘点前两天门店在收货区张贴盘点公告，告知供应商。 3.5.2 顾客通告：若为占用营业时间盘点，还需同时在店外张贴盘点公告，告知顾客，并明确恢复营业的时间。 3.6 货架编号：门店需要提前8天对门店销售区域所有货架（含地堆、端架收银台前小货架以及墙面、包柱等）及仓库货架进行编号并张贴。 3.6.1 货架以BAY为单位进行编号。编码为楼层编码＋陈列类型编码＋流水号。楼层编码用1、2、3分别代表一楼、二楼、三楼，陈列类型编码货架标准陈列BAY用大类编码表示，其余的陈列类型分别为A、B、C、D、E、F分别表示地堆（含花车）、端架、收银台前小货架、墙面、精品柜、仓库（含精品柜仓），跨大类陈列的货架，以该货架陈列商品较多的类别为准设置货架编码。流水码由三位数组成。同一陈列类型（同一大类下）流水码不允许重复。如1-18-001表示1楼的18大类的第一组货架，2-A-005表示2楼的第5个地堆。 3.6.2 张贴规范：货架编码张贴在货架右下角，仓库货架张贴在货架明显处。要求规格、张贴高度统一。 3.6.3 张贴时要求门店盘点负责人带领各区域盘点负责人和部门主管经理全程参与，确保区域熟悉了解各自盘点区域和避免遗漏。 3.7 空白盘点表的发放：盘点总负责人提前7天下发空白盘点表给区域盘点负责人。 3.8 制作盘点申请单： 制作盘点申请单：门店年度大盘，由门店库审提前7天制作盘点申请单。盘点单据类型选择“日结盘点”，盘点柜组类型选择“柜组盘点”，商品类别选择“类别”，存货地选择卖场，输入自营(除生鲜、物料大类)的所有大类编码,保存审核。 3.9 抄写盘点表： 3.9.1 抄写要求：营业区提前6天抄写盘点表。 3.9.1.1抄写人应为责任区的营业员，需要抄写货架编号、商品编码/条码、品名、规格，字迹工整、清楚； 3.9.1.2散装食品与包装食品须分别抄写； 3.9.1.3抄写仓库（含冷冻冷藏仓）、散装食品和冷冻食品（不含冷藏日配品）、膨化食品、端架、地堆、花车时在盘点表上打*号以区别于其他商品，便于盘点表打印时只打印一联。 3.9.2 抄写盘点表： 3.9.2.1货架区域（货架＋货顶）的抄写规则：抄写人员按照盘点分组对分管区域进行抄写，货架区按照货架编号为单位，严格从货架顶部第一层陈列的左侧第一个商品开始，按从左到右、从上到下反“S”路径进行抄写； 3.9.2.2仓库区域的抄写规则：抄写人员按照盘点分组对仓库商品进行抄写。抄写的顺序是：从左到右、从上到下。根据抄写的顺序在商品包装箱上的预盘单（或者库存单）上编写流水号。流水号按照同一仓库货架编号内的商品总数进行编号； 3.9.2.3端架地堆的抄写规则：端架地堆的抄写，按照本区域内的端架地堆顺序进行抄写，抄写时注意地堆底部是否有商品打底或者堆放。端架地堆商品提前2天抄写与打印。 3.9.3 抄写完盘点表，抄写人需要在盘点表左下角签名。 3.9.4 抄写人必须将所有盘点表上交（含空白及作废单据）。 3.9.5 盘点区域负责人在本区域盘点表抄写完毕后，按照盘点分组装订，注明复盘人，交门店盘点总负责人。 3.10 盘点分组： 3.10.1 盘点分组原则：盘点分组号为6位，全店统一编组。同一区域内的分组号要求连贯。 3.10.2 盘点分组编号：提前5天前台经理收到盘点总负责人交接的盘点表后，在系统里设置盘点分组。 3.10.2.1在“设置盘点分组”选择本次盘点单据编号，存货地编码输入卖场。1个分组号对应一个货架编号； 3.10.2.2在盘点人一栏里输入盘点人（初盘人、复盘人）姓名，盘点组长一栏中输入盘点区域负责人姓名，输入盘点抽查比例，在盘点区域描述中输入货架编码，备注一栏中注明具体的区域等其他信息；并在手工盘点上注明对应的盘点分组号； 3.10.2.3仓库盘点后提货商品、团购已出货未付款商品、顾客遗留商品等没有分组号的商品全部录入到分组号为999999里面，并在备注中注明原因。 3.10.3 设置成功，打印《盘点进度登记》，作为盘点总控制表。 3.11 盘点表的录入：盘点前6天门店向信息部申请盘点录入专用ID号。 3.11.1 前台经理设置盘点分组后，安排录单员录入； 3.11.2 录单员在系统中的“录入盘点数据”模块里选择手工盘点表上的“盘点分组号”，进行数据录入，对于无法录入的商品，在手工盘点表上商品编码前打“？”，并把无法录入的商品所在手工盘点表号、抄写人进行登记； 3.11.3 商品编码核对：前台经理汇总登记所有无法录入的商品对应的手工盘点表号后，把盘点表发还给相应区域经理，由营业区区域经理安排员工对商品编码进行实地核查，确认无误后返还前台经理，由录单员在相应的“盘点录入单”中进行修正； 3.11.4 商品资料现场检核： 录入完毕后，录单员在“盘点分组明细打印”模块中打印。并由盘点总负责人根据盘点分组发放到相应区域，由盘点区域负责人安排人员对商品的编码、规格、品名、单价、计价单位进行确认。若有错漏的，则在商品编码前打“×”或做插入符号，并补充在该张盘点表的最后（修改或补充的商品必须写上商品编码与名称）。营业区现场检核完毕，将修改好的盘点表交盘点总负责人，由盘点总负责人落实专人在系统中进行更改、保存，并对更正过的盘点表进行重新打印。 3.12 盘点表的编号： 3.12.1 盘点总负责人汇总所有盘点表。对盘点表进行编号； 3.12.2 盘点表的编号：由货架编码+盘点表总流水号两部分组成.如1-18-015-0020， （1-表示一楼，18015表示18大类的第15组货架），（0020表示该盘点表在全店总盘点表中排在第20张）。如1-F-003-0700，（表示一楼仓库第3组货架），（0700表示该盘点表在全店总盘点表中排在第700张）； 3.12.3 盘点表总流水号写在盘点表右上角盘点分组号上部。 3.13 盘点前的单据处理：盘点前7天须将返配和异地退货处理完毕，本地退货限制同收货截止时间。 3.13.1 盘点当日17：00前系统各项单据处理完毕。验收单、调拨单、退货单、报损单等必须全部及时录入电脑系统。因特殊原因无法录入的，应由店长签名确认后，通知营业区盘入； 3.13.2 总服务台将退货商品、顾客遗忘且已付款商品退入卖场，后者服务台应填写《报溢登记》，经店长签字后交录入员录入； 3.13.3 防损部盘点前整理商品的出入记录（含月结客户未付款已出货商品），对于有货已出/入但未清帐的商品，应催促经办人员落实，对未能落实的则将清单报门店店长，经门店店长签字后通知营业区进行盘点。 3.14 仓库商品的盘点： 3.14.1 盘点前一天开始仓库商品的盘点，结束后封仓。收货区、封闭柜库存商品的盘点在盘点当天完成； 3.14.2 盘点人两人一组，初盘、复盘同时进行； 3.14.3 从仓库的尾部到入口为顺序，以见物盘物为原则清点商品，盘点人根据盘点表上的货架编号对所在货架的商品进行盘点。盘点时根据商品外箱上的预盘单（或库存单）上的顺序号，100％开箱盘点。盘点人将实际数量填写在预盘单（或库存单）上，而后将商品预盘单（或库存单）上的实盘数抄写在盘点表上； 3.14.4 一个商品初盘结束后实施复盘，复盘准确则在实盘数后打勾。复盘完毕后，初盘人、复盘人在盘点表上签名； 3.14.5 仓库盘点完成后，由防损部进行封仓； 3.14.6 若盘点后需提取仓库商品，必须经店长同意后，方可通知防损部开仓提货。提货时必须在“预盘单”（或者库存单）中 “出库”栏减去提货数，以便确保预盘单（或者库存单）的库存数与实物数相符。提货时提取数量另行抄写盘点表，盘点表上的提货数用负数表示，并经营业区员工与防损员双人签字；由防损部交盘点总负责人，安排专人录入； 3.13.7 盘点当日营业结束前，做好在收货区存放的待退未退的商品的整理、初盘及复盘，商品封存。 4 盘点实施：营业结束后，门店盘点总负责人召集所有参加盘点的员工，到指定的地点集合，讲解盘点要求。盘点人员、抽查人员按要求进入盘点区域，进行实物盘点。 4.1 盘点表的发放： 4.1.1 盘点开始前，门店盘点总负责人按照盘点区域，将盘点表发放至盘点区域负责人； 4.1.2 各盘点区域负责人负责按照盘点分组将盘点表发放至初盘人、复盘人。 4.2 盘点的方法： 4.2.1 方法一：盘点表需要打印一式两份。以交叉原则进行盘点与复盘。一人初盘（从货架头部开始），一人复盘（从货架尾部开始）；除方法二盘点的商品范围外均实施此方法； 4.2.2 方法二：盘点表打印一份。为初盘与复盘人员在一起直接进行盘点和初盘，主要盘点内容为膨化食品、仓库、散装商品和冷冻食品，地堆，端架等。 4.3 盘点的注意事项： 4.3.1 商品中是否混有其它商品，特别是包装近似但规格、口味等不同的商品； 4.3.2 盘点地堆、花车时，应注意打底的纸箱或道具内是否含有商品，地堆、花车底部盘后须用小纸写已盘字样。跨货架陈列的商品按“靠左盘入”的原则盘入左边货架所在盘点表； 4.3.3 盘点时各组如发现有不属于本组商品，遵守见物盘物的原则，按盘点表格式填入当前盘点表（当前盘点分组）最后一张的空白处。 4.3.4 4.3.5 盘点中对于散装食品的去皮不能凭经验，而应按照实际的去皮重量进行去皮； 4.3.6 数量填写应工整、清楚，如两数相加或相减都须写出结果，例：8+1=9。 4.4 单据的收集、复核： 4.4.1 盘点完毕后盘点人员将盘点表交盘点区域负责人； 4.4.2 盘点区域负责人核对初盘、复盘两份盘点表，若核对一致则签名确认，若两组结果不一致，则标出记号并指定人员复查出错商品，确认无误后更改盘点数量，并由差错人签名确认，盘点区域负责人对差错情况进行登记，之后在盘点表上签名确认。若为盘点方法二则无须进行核对。 4.4.3 单据管理： 4.4.3.1 营业员必须将所有的盘点表上交，上交数同下发数应相等；