行政办公设备用品管理制度.docx

行政办公设备用品管理制度 目的 规范办公设备、用品管理，更好的发挥现代办公设备、用品的作用，提高工作效率。有效控制行政办公用品的消耗和相关费用支出。 适用范围 公司所属各部门、各门店 制度内容 第一条 公司行政部负责将所有在用办公设备、物品分类编制目录、编号、建档、建卡，实施系统而规范的管理。实行严格的按部门或个人领用、管理登记制度。 第二条 各部门及门店应每月例行向申报办公设备、物品使用计划，行政部依据相关预算审核并安排购置、发放。由部门负责人统一办理领用和登记手续。 第三条 行政部须将各部门、门店领用的办公设备、物品，按放置场所分别建档立册，填写明细表，填入该部门、场所内所有办公设备的名称、数量，编号、领用日期等。设立由行政部统一订制的标签，固定于设备的侧面或背面不明显处，以便于随时查验以及规范管理。 第四条 设备保管人、使用人离职或调离工作岗位时，应到行政部办理办公设备、物品移交手续，在部门负责认的监督下完成移交工作后，交接双方及部门负责人在设备、物品交割单上签证。 第五条 行政部在每年 月 日应指导各部门及门店对所有办公设备、物品进行一次全面的盘点核查工作，并按要求填写《办公设备盘点表》。 第六条 各部门及门店所使用或保管的办公设备、物品如有闲置、损坏或遗失的，应由使用部门将实情详细报告行政部。属人为原因损坏办公设备、物品的，要责成相关责任人承担相应的赔偿责任。 第七条 各部门及门店的办公设备、物品如有损坏需维修的，应及时正式报告行政部安排修理。 第八条 在用办公设备如确已不能修复时，应向行政部提交正式报告申请领新品。行政部通过鉴定，确认已不能使用，难以修复或修复成本不合理时，由鉴定人出具鉴定意见，行政部长签署意见后，再行安排调剂、发放或购置。 第九条 办公设备使用规范 一、电话机 1、办公区公共用电话机，归属部门要指定专人负责管理和维护，属于个人专用的办公用电话机，须由电话机所有者负责保管和维护。发生故障须及时报送行政部相关负责人员安排修复。以免影响工作。 2、公司的电话机是为方便和提高工作、办事效率而设置的，全体员工不得使用办公用电话机拨打私人电话； 3、严禁用公司电话打信息台或联系私人业务。 二、传真机 1、传真机须由专人负责日常使用、保养、维护。未经准许，其他人员不得随便动用传真机。 2、在收发传真时，涉及到公司不可公开的秘密内容时，负责收发文件的责任人应严格保守机密并妥善保管原件，以免泄密。 3、在接收传真时，应做好登记，完成接收工作后，要及时把传真件交给被指定的的接收人或接收部门负责人。如收件人不在，应妥善保管传真件直到送达为止。 三、复印机 1、复印机由