浅谈会计电算化的基础管理工作.docx

浅谈会计电算化的基础管理工作一会计基础工作在电算化核算下的重要性会计电算化核算和原始的手工核算相比从工作量准确性和时效性等方面都有大幅度的改进和提高使会计人员有更多精力从事管理和监督工作但是会计基础工作的源头也显得尤为重要因为电算化系统完全按会计人员填制的会计凭证根据设定的程序由计算机及时抽取数据不厌其烦地计算自动生成记账凭证并自动对账生成会计报表所有工作都在此基础上自动完成使复杂的会计核算工作不仅变的简单迅速而且大大提高了会计资料的准确性它可以采用手工条件下无法采用的复杂精确的计算方法从而使会计核算工作做得更细更深更精确能更好的为企业服务但同时也突出了基础工作的重要性二电算化下会计基础工作在内部控制方面的新要求会计电算化后手工条件下的一些纠错方法都被取消如对账簿记录错误的划线更正法将不再适应取而代之的是修改权限修改标志凭证冲销等方法对于经过审核记账甚至结账后发现的错误记录还可以利用电算化系统提供的反结账反过账取消审核等功能进行修正它将手工条件下的一部分内控制度转化为计算机程序控制因此电算化也给内控制度提出了新的要求确保原始票据的审核及核算后操作的准确性在电算化核算中最初的工作是由会计人员先审核原始票据的合法性和业务的真实性后对其业务按会计要素进行会计处理也就是会计凭证的录入这个过程完全由人工操作对数字的准确性和会计科目使用及现金流向都要求仔细认真处理因为会计记账对账分析及编制报表等工作均在计算机程序控制下自动进行完成一旦原始数据在输入时发生错误计算机无法识别因此要确保原始数据的准确性加强原始数据的复核力度才能保证会计信息的质量从源头上确保会计信息的真实性和可靠性加强会计人员职能的控制并按会计人员的工作岗位合理的设置权限在手工操作会计中对于一项经济业务的每个环节都要经过具有相应权限人员的审核和签章但会计电算化后职能划分发生了很大的变化业务处理全部都是以电算化系统为主会计人员的职能开始从核算型转向管理型操作人员既可从事数据的输入又可负责数据的输出和报送如不加强内控管理就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改从而加大了出现错误和舞弊的风险因此必须要加强操作人员职能的控制我们必须制定相应的组织和管理制度明确职责分工加强组织控制将系统中不相容的职责进行分离即在系统操作过程中的人员进行明确分工并配以相应的规章制度其目的在于通过设立一种相互稽核相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实可靠如出纳人员不能上机输入凭证输入记账凭证的人员不能做稽核每个环节都有授权范围等通过内部职责分离减少发生错误和舞弊的风险做好帐薄打印装订及各种数据的备份在手工操作会计中会计资料是以账证表等形式存储在各种纸质上的增删修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任实行了电算化后数据的载体不同了信息来源于数据库和程序并且从一开始就存储在计算机上只要依靠计算机才能了解这些数据而且数据改动后又不留任何痕迹如果计算机故障或受损就有数据丢失或毁损的危险所以要及时做好数据的备份同时也要将存储在电脑中的会计凭证账簿报表等按时打印在纸质上以防不测对会计帐套一般要求每月备份数据一次逐月备份备份在外存储器上如移动硬盘等确保数据的永久性帐薄的打印按年度打印并按会计档案的要求装订并保管在移交档案时它不仅要移交纸质的会计核算资料而且还要移交保管好各种备份的会计数据以及其他会计资料做好内部控制制度和稽核制度会计稽核是会计内部控制制度的重要组成部分是会计机构本身对于会计核算工作进行的一种自我检查或审核工作会计机构通过会计稽核可以及时地对日常会计核算工作中出现的疏忽错误等予以纠正或者制止达到提高会计核算质量的目的会计稽核是规范财务管理和保证会计信息真实完整可靠的重要手段会计稽核与内部审计纪检监察均为监督体系和内控体系的重要组成部分相互既有分工又有协调因此必须完善并有效执行内部控制制度和稽核制度及岗位责任制及时发现和纠正会计工作中的错误防止违法乱纪行为维护企业财产的安全保证会计信息的真实会计报表的准确以及库存物资经营成果的真实准确而且对稽核工作提倡事前的监督稽核拓展稽核内容因此我们要完善会计稽核制度以预防为主减少企业经营和财务风险如本公司在实际操作中设置相应的操作权限权限中明确地按财务人员的分工规定了各操作模块的用户权限同时系统还明确划分系统管理员操作员和信息使用员的职责系统管理员不能使用操作员和信息使用者的权限操作人员不得随意更改数据库也不能自行设置系统参数而信息使用员则只能进行信息的查询这样可以通过岗位间的牵制防止舞弊情况的发生其次要对财务数据输入输出的过程进行控制数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的权限同时还要求输入的数据应经过必要的审核在输出控制中要验证输出数据是否与输入数据相一致输出数据是否完整输出结果是否正确和是否处于最新状态以便为公司领导随时提供最新准确的会计信息作为决策参考同时数据的发送对象份数也有明确的规定建立了标准化的报告编号收发保管工作等此外还对会计电算化人员进行计算机风险意识教育加强防病毒意识采用有效的杀毒软件并指导电算化操作人员及时更新杀毒软件按时对电脑进行安全扫描随着网络技术的快速发展及电算化信息系统的普及和运用对会计基础工作提出了更高的要求我们在切实加强会计基础工作规范的落实时还应该加强网络安全的控制根据本企业的情况设置网络安全性指标和制度来保护计算机系统的安全使电算化后的会计基础工作不断的得到调整和完善以确保会计信息的真实性和可靠性使企业获得科学决策有效提升企业管理效率提高企业的核心竞争力