如何做好建筑企业合同管理工作.doc

如何做好建筑企业合同管理工作 1 我国企业在合同管理上存在的缺陷 某电子生产企业与某贸易公司签订了一份电子产品买卖合同。由于贸易公司主动提出订约后预付货款的25％，并且此前企业与贸易公司签订的几次少量供货合同，在货到后企业均能按时收到贸易公司的款项，认为贸易公司信誉良好，后按约定收到贸易公司的预付款，遂按约定发货，但此后未能收到其余货款。经了解，货物到达目的地即被贸易公司低价抛售，现贸易公司已被注销，相关人员失踪。原来这是一起精心策划的诈骗案。 现实中又何止某企业遭遇以上问题。这说明信用缺失正越来越成为一些企业经营中的潜在风险，严重威胁了企业合同履行的安全。但我国企业在合同管理上特别在信用管理方面还存在很多缺陷，不少企业的信用管理体系至今仍属空白。具体表现在： （1）一般仅注重合同的静态管理，而忽视合同的动态管理 企业在签订合同前，虽然注意审查合同对方当事人的资信和履约能力，但一般是从对方当事人以往履约行为和注册资本、生产规模等方面进行审查的。而合同的履行是一个动态的过程，包括签约、交货、验收、结算等环节，对方当事人的资信到底如何，是在合同履行过程中体现出来的，对方当事人以往履约行为和注册资本、生产规模等方面仅仅能反映其过去的资信状况，当事人过去的资信和履约能力强并不能证明其对当前签订的合同履约资信和能力就高，因此，注重签约时对方当事人的资信调查和合同文本的审查，而忽略合同从签约、交货、验收到结算等环节的管理，是无法作好合同管理工作 ，也无法保障企业合法权益。 （2）企业的信用管理体系先天不足 一些企业高级管理者和财务主管人员信用意识仍然薄弱，对现代企业必须具备的信用管理特别是如何防止合同诈骗和纠纷缺乏足够的了解和认识，出现授信不当和对合同履行计划缺乏管理等现象，使企业在经营过程中埋下了一定的信用风险。也有一些企业尽管对企业信用越来越重视，但具体管理仍不得要领，对合同诈骗和纠纷的预防束手无策，以报案和诉讼为唯一手段。有的企业为避免合同诈骗虽然也想利用现行法律武器中担保的措施，但具体实施中要得到完全满意的担保物或担保人十分困难。 友为合同管理软件在信用管理方面做到了相对完善的安全保障体系： 友为合同管理系统采用了自主开发的企业快速开发框架，框架包含安全管理、日志管理、配置管理、权限认证管理等企业管理友为合同管理系统的几乎所有的安全性需求； 友为合同管理系统用户验证基于多重加密，具有很高的安全性和可靠性； 友为合同管理系统的所有操作均需要授权认证，按组织结构级别进行权限设置，包含基础数据的增、删、改、查，文档的下载等权限，并可集成防伪打印，有效防止信息泄露； 友为合同管理系统可以针对涉及到的国家和行业各项法律法规中规定为涉密的信息进行关键字过滤，管理员可以设置关键字字典； 友为合同管理系统与其它友为合同管理系统的接口采用安全的设计，保证本友为合同管理系统的独立性和完整性，并能够防止未经授权的各类人员对本友为合同管理系统进行设置和修改或进行有关统计； 友为合同管理系统具备重要数据加密传输等安全方面的保障，保证数据在不同友为合同管理系统间传输过程中的保密性、安全性，即使窃取者通过监听等方式成功地拦截了通信线路上的数据，除非窃取者能够解码数据，否则他无法读取数据； 友为合同管理系统采用完备的异常处理机制，周全地考虑到各种可能发生的问题，使出错的可能降至最小； 友为合同管理系统对可能发生严重后果的操作设置补救措施，通过补救措施用户可以回到原来某时刻的正确状态； 友为合同管理系统对可能造成等待时间较长的操作提供提示功能，支持各种事务的回滚； 友为合同管理系统提供数据备份和导出功能，并提供分散备份的安全性提醒，以应对可能发生的地震、软件/硬件故障等物理灾难； 友为合同管理系统可以按照业主要求进行安全加固，进一步提高安全性。 （3）企业合同管理跟不上时代步伐 随着全球经济一体化和网络经济的发展，企业在采购、产品销售等方面将越来越依赖网络，其在签约前和履约过程中对对方当事人资信和履约能力的审查将越来越困难，如果企业仍停留在传统的合同管理模式上，是根本无法生存下去的。 ２ 企业合同管理制度创新 企业要在市场经济的大海中不被淹没，除了注意尽其所能考察对方当事人订立合同的动机、目的和履行合同能力外，还要在合同的订立、履行和纠纷处理等环节的管理工作中有所创新。利用先进的软件进行管理，可以大大的节省人力开销，时间成本等。 友为合同管理软件在企业合同管理中有突出的表现，1、 易用性:B/S架构， 界面友好，操作简单，易学易用； 2、专业性：以合同管理为核心，专注于业务处理； 3、稳定性: 系统经过严格测试和大量用户的使用； 4、灵活性:功能强大，以灵活的审批工作流为核心； 5、安全性:系统采用多种安全认证手段和加密技术；6、可扩展性:按业务需求可随时增加扩展模块就用。 （1）签约时对合同结算方式的创新 先付款后交货往往是卖方梦寐以求的，但买方担心货款被骗，因此这种结算方式在买方市场下往往难以做到。货到付款是买方梦寐以求的，但卖方担心货物被骗，往往要求提供担保，这给交易的成功造成种种障碍。在目前国内经济活动中诚信存在缺陷时，企业可在充分利用合同法和担保法等法律法规规定以维护自身权益的前提下，在一定条件下可在结算方式中尝试使用信用证的结算方式，以解决当事人之间的信用危机。 由于我国加入WTO后，企业之间的贸易活动国界更加模糊化，同时金融行业竞争将更加激烈，相信随着外资金融机构的介入和金融工具的创新，国内企业之间在经济活动中将越来越多运用国际惯例包括利用信用证结算，我国企业必须尽快学会运用信用证这一国际结算方式。由于信用证结算是利用银行信用来保障商业信用，在当前我国信用普遍存在缺失的情况下，采用信用证重建企业之间的商业信用尤有重要意义。 （2）签约后对合同风险管理的创新 合同签订后，卖方往往存在货款回收不畅的问题。企业间的三角债，使得企业大量资金被应收帐占用，形成理不清、剪不断的债务链，造成资金周转速度减慢，增加了企业成本，加大了市场风险，对于原本资金紧缺的小型企业更是雪上加霜，严重制约着企业的生产发展。企业可在签约后采用以下手段融通资金，防止三角债的困扰。 ①保理 保理是针对企业应收帐款提供的一项金融服务，是由专门的保理商将企业之间应收帐单买下，然后代为收款和提供融资。企业不但可通过保理将其应收帐款的收款风险转移给保理商，依靠保理商的专业技能对客户信用进行分析和管理，确保将主要资源集中于研发、制造和销售等核心环节，而且可合理运用保理融资功能，保持企业现金流的稳定。我国目前交通银行等已把这一国际惯例引入国内，推出国内保理业务。 保理主要适用于资金融通困难的企业如中小企业和缺乏信用管理技能的大型企业。 ②信用保险 信用保险是一种责任保证保险，是以信用交易中债务人的信用作为保险标的，在债务人未能如约履行债务清偿而使债权人遭受经济损失时，由保险人向债权人提供风险保障的一种保险。目前信用保险仅包括进出口信用保险，国内买卖之间的信用保险尚