费用报销制度及报销流程.docx

费用报销制度及报销流程总则一为了加强公司内部管理规范公司财务报销行为合理控制费用支出特制定本制度二本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程三本制度适用公司全体员工第一条借支管理规定一出差借款出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款出差返回5个工作日内办理报销还款手续二其他临时借款如业务费辅助材料费办公费周转金等借款人员应及时报帐除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支三各项借款金额超过5000元应提前35天通知财务部备款四借款销账规定1借款销帐时应以借款申请单为依据据实报销超出申请单范围使用的须经主管领导批准否则财务人员有权拒绝销帐2借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续五借款实行前款不清后款不借原则员工在财务部有借款余额或上次借款尚未归还或核销的除非有特殊情况否则不允许再次借款费用报销时应先归还借款当年12月31前的借款尚未核销的如无特殊情况一律从工资或奖金中扣回第二条借支流程一借款人按规定填写借款单注明借款事由借款金额大小写须完全一致不得涂改支票或现金二审批流程主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批三财务付款借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续第三条报销的要求一发票的基本要求票必须合法真实有效且发票背面或单据背面必须有经办人签名发票不得涂改挖补大小写金额必须相符字迹清楚发现发票有误应当退回重开或更正更正处应加盖开票单位公章票用胶水分类整齐地粘贴在报销粘贴单上防止原始凭证在传递过程中丢失票抬头与公司名称应一致并具有规定印章公章或财务专用章或发票专用章等财务部门有权拒收不合法不合规的票据应当扣留虚假票据并及时通报相关责任人二报销凭证的填写要求必须按费用报销单要求填写相关内容报销事项的内容用途说明必须清晰准确并注明费用归属属于哪个单位或项目便于分类核算或转账必要时附清单详细说明另报销业务招待费如送红包购烟好处费之类需事先征得单位经理的批准否则财务部有权不予报销将自行承担费用如无法取得发票经办人应填写招待费事项证明单并归属哪个工程项目签字证明后交单位经理审核后交财务部方能取得报销款凡是费用需要在公司和各单位之间分摊或工程项目之间分摊的报销人应该根据原始凭证抬头与费用归属关系分别归集后填写相应的报销凭证确不能归集应给予适当分配比例施工或生产过程中需要的辅助材料需事先按实际需要情况报告项目负责人并递交材料申请单交采购部核实后统一购买特殊情况可自行先垫资购买但自行购买无报告无申请单的财务部有权不予报销购买后的材料申请单应留底一份财务部以便核实原则上不允许报销项目负责人与工人的就餐费用需经得总经理批准方能办理报销手续报销金额大小写必须一致不得涂改不得使用铅笔圆珠笔红色墨水笔填写财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据如白条不符合要求的发票等可以核小报销金额但审核金额超过原报销金额时应退回经办人重填或按申报金额报销费用报销单分差旅费报销单招待费用报销单和费用报销单差旅费报销填差旅费报销单其他所有费用填费用报销单三其他报销附件要求除发票外其他附件报表必须合法合规有相关责任人的签字审批业务招待费的报销报销人对应说明的事项根据管理需要要求填写费用说明清单但费用说明清单不做为原始入帐凭证差旅费报销除当天往返等特殊情况外应当附出差审批单汽车费用报销应当附派车单四报销的时效要求当月费用必须当月25日前报销处理完毕当年费用应在当年12月31日前报销处理完毕部分费用的发票如当年无法取得只能在次年1月取得的应在1月取得时立即办理报销财务部门如果账务处理允许应进入当年费用申请先由公司预付支票的经办人应在5个工作日内拿回相应发票按此报销流程办理签字核销手续否则视同个人借款按相关规定处理第四条报销审批付款流程一经办人根据本单位实际业务需要在费用事项发生后按照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证填写报销单交部门负责任审核经办人对其发生费用的真实合理合法完整性负责严禁虚报假公济私二部门负责人按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性合理性负责审核并签字对费用是否符合部门计划预算承担责任部门负责人可以根据事项金额的重要性让部门业务主管先行审核签字并落实责任对审核不通过的予以退回三财务部门负责人财务部门负责人或授权主办会计对报销凭证的相关内容根据财务制度要求标准进行审核并复核报销的金额是否有备用金或其他借款是否从报销款中扣回相关借款根据本单位的各项具体管理制度对票据的合法合规性负责审核签字对审核不通过的予以退回四单位经理公司总经理对授权范围内所有费用予以审批并对费用的真实性合理性承担责任对审批审核不通过的予以退回经理总经理的费用由财务负责人审核后交由董事长审批五董事长公司相关规定或授权对费用具有最终审批权并以法人代表身份对所有费用的真实合理合法合规性承担责任董事长的费用由财务负责人审核六出纳审核报销单是否完成上述签字流程是否本人签字对审批签字手续不全的坚决予以退回对报销金额再次复核复核金额付款金额只能小于等于报销人申报金额对复核金额大于申报金额的予以退回给经办人重新办理或按申报金额办理报销费用冲抵借款的部份出纳应开具收据收回多余的现金收据中的一联应作为凭证附件第五条报销时间的具体规定为了协调公司对内对外的业务工作安排方便员工费用报销财务部将报销时间具体安排如下财务报销公司财务部每周四为财务报销日若当月的最后一个报销日在该月的28日以后为了便于财务部集中时间月末结账该报销日停止财务报销第六条代办及其它一若员工为本单位其他职员代为办理报销或借款手续报销人应填被代办人并按被代办人的职别进行审批同时在报销单上注明由代办人代办员工借款在领款时必须由本人亲笔签字确认领款二本规定自发布之日起执行