费用报销制度及流程.docx

费用报销制度及流程第一章总则第一条为加强公司内部管理规范公司财务报销行为合理控制费用支出特制订本制度第二条本制度根据公司的实际情况将财务报销分为日常办公费用薪酬福利及相关费用税费支出工程相关支出及专项支出等以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程第三条本制度适用公司全体员工第二章借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定一出差借款出差人员凭审批后的出差申请单按批准额度办理借款出差返回5个工作日内办理报销还款手续二其他临时借款如业务费周转金等借款人员应及时报账除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支三各项借款金额超过5000元的应至少提前一天通知财务部备款原则上单笔支出超过2000元的不宜采用现金支付四借款销账规定1借款销账时应以借款申请单据为依据据实报销超出申请单范围使用的须经主管领导批准否则财务人员有权拒绝销账2借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续五借款未还者原则上不得再次借款逾期未还借支者转为个人借款从个人工资中扣回第五条借款流程一借款人或费用申请人按规定填写付款审批单注明借款或费用申请事由金额大小写须完全一致不得涂改支付方式二一般审批流程申请人行政人事部审核分管领导确认总经理审批三财务付款凭审批后的付款审批单到财务部办理领款手续四财务从收到己由分管领导签字的付款申请起正常3个工作日内办结含申请当天对于紧急的临时的付款申请员工可使用邮件方式进行申请财务以相关领导回复为依据经财务总监确认1个工作日内进行及时打款五无法办理书面申请借款的以邮件方式走完所有审批流程财务以打印邮件内容作为付款的附件第三章日常费用报销制度及流程第六条日常费用主要包括差旅费电话费市内交通费办公费低值易耗品及备品备件业务招待费培训费资料费等在一个预算期间内各项费用的累计支出原则上不得超出预算第七条报销费用的一般规定一报销人必须取得相应的合法有效的报销单据且发票背面有经办人签名原则上要求应取得机打发票并要求对方提供明细清单以下凭证视为合法有效据准予报销1有全国统一发票监制章的税务发票2财政机关批准并统一监制的行政事业性收据3邮政银行铁路系统的各类带印戳的收据支出证明单4机打发票上必须开具公司全称纳税人识别号开户行及账号公司地址等定额发票除外二费用报销单填写及票据粘贴要求1报销单据填写应力求整洁美观不得随意涂改2封面和托纸之外票据过大时应按封面大小折叠好3各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上整份报销单各部分厚度应尽量保持一致4若报销票据面积大小相同或相似如车票等需有层次序列张贴5报销单据金额类型相同的如车票等应尽量张贴在一块并按发生时间顺序排列6报销票据在粘贴时确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额7报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写8报销单各项目应填写完整大小写金额一致并经部门领导有效批准9有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认需入库的实物单据应附入库单10根据费用性质填写对应单据简述费用内容三按规定的审批程序报批第八条在一个预算期内各项费用的累积支出原则上不得超出预算超出预算纳入对部门负责人的考核特殊情况需公司负贵人审批并执行追加预算程序第九条费用报销的一般流程1一般流程报销人整理报销单据并填写对应费用报销单须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门负责人审核签字分管领导确认签字财务部门复核总经理审批一到出纳处报销2市场服务部流程报销人整理报销单据并填写对应费用报销单行政人事部审核签字分管领导确认签字总经理审批一到出纳处报销3不在公司木部上班的员工申请费用报销的一律通过邮件方式将电子版费用报销单发给相关部门领导审核并抄送财务部部门领导审核同意并经财务部门确认后将纸质版费用报销单寄到公司本部财务部报账4财务部从收到员工审批手续齐全票据符合规范的报销单据起7个工作曰内予以报销第十条差旅费的报销制度及流程具体详见差旅费报销制度一因公出差的办理程序1因公出差的员工必须事先填写出差申请单注明出差随同人员时间地点事由天数预计费用经部门负责人分管领导公司总经理审批签字2出差人员无法提交书面出差申请单的一律以电子邮件方式走审批流程并抄送行政人事部出差人员返回后1个工作日内凭回程发票到行政人事部确认实际出差天数无法当面确认回程日期的应以电邮件方式回复主管领导确认回程日期并抄送行政人事部以便行政人事部统计考勤3出差人员借款需持批准后的出差申请单填写付款审批单由部门负责人批准分管领导确认财务负责人核准公司总经理审批后方可借款原则上前次出差没有报销本次出差不予借款4凡与原出差申请单规定的地点天数人数交通工具不符的差旅费不予报销因特殊原因或情况变化需改变路线增加天数人数改乘交通工具需经部门负责人分管领导签署意见后方可报销5出差期间发生的共同费用报销报销单需有同行人员签名确认6出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜根据差旅费标准填写差旅费用报销单后附出差申请单出差支出明细表执行费用报销流程二差旅费说明1住宿费报销时必须提供住宿发票原则上要求机打发票并附住宿清单及收费标准实际发生额未达到住宿标准金额的差额不予补偿超出住宿标准的部分由出差人自行承担2报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算12点之前出发及12点之后返回按一天计算反之则按半天计算3出差期间招待客户需要事先按业务招待费管理办法的规定走流程同意后方可报销招待费回来后补办招待申请手续4出差时由对方单位提供餐饮住宿及交通工具等将不再报销相关费用5不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受高级别所使用的工具即根据实际情况就高或就低均可6部门负责人以下含部门负责人出差确需乘坐飞机的一律先申请经公司总经理批准后方可乘坐飞机三差旅费报销流程1出差申请拟出差人员首先填写出差申请单详细注明出差地点目的行程安排交通工具及预计出差费用等由部门负责人及分管领导签字确认后由总经理审批2借支差旅费出差人员将审批过的出差申请单交财务部按借款管理规定办理借款手续出纳按规定支付所借款项3购票如需统一订票的由出差人员持审批过的出差申请单到行政部订票原则上机票一律用支票支付特殊情况不能用支票的需事先书面说明情况经审批人签字后报财务备案4返回报销1般流程出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜根据差旅费用标准填写差旅费报销单并附出差支出明细表行政人事部审核签字分管领导确认签字总经理审批2市场服务部流程出差人员根据差旅费用标准填写差旅费报销单并附出差支出明细表行政人事部审核签字分管领导确认签字总经理审批3不在公司本部上班的员工申请费用报销的一律通过邮件方式将电子版的差旅费报销单发给相关部门领导审核并抄送财务部部门领导审核同意并经财务部门确认后将纸质的差旅费报销单寄到公司本部财务部报账四具体要求详见差旅费报销制度第十一条通讯费报销制度及流程一费用标准1移动通讯费为了兼顾效率与公平的原则员工的移动通讯费报销采用与岗位相关制即依据不同岗位根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准具体如下单位人民币元月2转正后外联的员工方可享受通讯费补助二通讯费报销流程1公司行政人事部每月初10日前将本月员工通讯费执行标准含特批执行标准交财务部2公司本部员工于每季度20日前将上季度通讯费发票统一交至行政人事部行政人事部根据收到的通讯费发票按报销标准制表填单后报财务部3财务部按日常费用的审批程序集中办理员工通讯费报销手续第十二条市内交通费报销制度及流程一费用标准级别通讯费补助备注部门负责人200外联员工100为兼顾效率与公平的原则员工因外出办公一律使用公司统一公交卡如遇特殊情况产生的交通费用据实际发生报销二报销流程1因外出办公产生的市内交通费在产生前不需要申请特殊情况外产生后凭发票及费用明细进行报销员工整理交通发票按月填好费用报销单并附市内交通费报销明细表2审批按日常费用审批程序审批3车票原则上应取得机打发票在发票背面注明费用发生日期起止地点第十三条第十三条电脑补贴公司鼓励员工自带电脑办公凡因工作需要使用电脑且自行配备了电脑的员工公司按100元月的标准在工资中发放电脑补贴从入职当月起发放发满24个月截止第十四条第十四条办公费低值易耗品等报销制度及流程一管理规定为合理控制费用支出此类费用由公司行政人事部统一管理集中购置并指定专人负责二报销流程1购置申请行政人事部负责办公用品统一采购填写购买办公用品借款单后附办公用品请购单执行公司借款流程2报销程序报销人先填写费用报销单附出入库单按日常费用审批程序报批审批后的报销单及原始单据包括结账小票交财务部按日常费用报销流程付款或冲抵借支3费用归集财务部按月根据行政人事部提供的各部门领用金额统计表归集核算各部门相关费用库存用品作为公共费用待实际领用时分摊第十五条业务招待费报销制度及流程一报销原则1公司招待费用原则上由行政部统一安排统一结算2部门因公需招待时应事先申请经公司相关领导批准后方可招待3进行招待申请时应填写业务招待申请表应详细注明招待时间地点对方人员我方陪同人员等信息4其它非公招待客人一律由个人承担5业务招待费发票原则上应取得机打发票并附消费清单清单日期与业务发生日期必须一致第十六条培训费资料费及其他报销制度及流程一费用标准1培训费为了便于公司根据需要统筹安排此费用由公司行政人事部统一管理各部门培训需求应及时报送行政人事部行政人事部根据实际需要编制培训计划报总经理审批2资料费在保证满足需要的前提下尽量节约成本注意资源共享各部门在购买资料前必须先填写资料购买申请表在报销前必须到行政人事部资料管理人员处进行登记资料管理人员在资料发票背面签字3其他费用根据实际需要据实支付二报销流程1培训费由行政人事部根据审批及报销程序办理报销手续2资料费在报销前需办理资料登记手续按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续3其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理二报销审批权限及金额级别审批金额权限备注部门负责人单笔500元及以下应结合每月的招待费预算表审批分管领导单笔5011000元应结合每月的招待费预算表审批总经理单笔1000元以上应结合每月的招待费预算表审批三业务招待费的具体规定详见公司业务招待管理办法第四章薪酬福利及相关费用支出制度及流程第十七条薪酬福利等支出包括工资社会保险及各项福利等此类费用按照资金支出制度相关规定执行第十八条薪酬福利支付流程一工资支付流程1每月8日由行政人事部按本月由公司总经理审批后的工资支付标准编制工资表含人员变动额度变动扣款社会保险及住房公积金等信息2由财务部对工资表进行审核把关3按薪酬发放审批程序审批4每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资如遇周末则顺延5每月末之前员工到行政人事部领工资条并与工资卡内资金进行核实二社会保险及住房公积金支付流程1由行政人事部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理2住房公积金社会保险金由行政人事部申请财务根据相关附件直接进行网银支付若有差异应查明原因并按实际情况进行调整三其他福利费支出由公司行政人事部按审批后的支付标准填写报销单部门负责人签字确认报总经理审批审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续第五章专项支出财务报销制度及流程第十九条专项支出主要包括软件及固定资产购置咨询顾问费用广告宣传活动费及其他专项费用等第二十条软件及固定资产购置报销财务制度及流程一填写购置申请按公司资产管理相关规定填写资产购置申请单并报批二报销标准相关的合同协议及批准生效的购置申请三结账报销1资产验收软件应安装调试无误后经办人凭发票等资料办理入库手续按规定填写报销单经办人在发票背而签字并附入库单2按资金支出规定审批程序审批3财务部根据审批后的付款审批单以支票形式付款4若需提前借款应按借款规定办理借支手续并在5个工作日内办理报销手续第二十一条其他专项支出报销制度及流程一费用范围其他专项支出包括其他所有专门立项的费用含咨询顾问广告及宣传活动费公司员工活动费用办公室装修及其他专项费用支出二费用标准此类费用一般金额较大由部门负责人根据实际需要向行政人事部交请示报告含项目可行性分析费用预算及相关收益预测表等经行政人事部签署审核意见后报总经理及其授权人审批三财务报销流程1审批后的报告文件到财务部备案以便财务备款2签订合同由直接负责部门与合作方签订正式合作合同合同签订前由公司法律顾问的审核合同应注明付款方式等3付款流程1由经办人整理发票等资料并填写费用报销单填写规范参照日常费用报销一般规定2按审批程序审批行政人事报表审核签字分管领导审核签字总经理审批3财务部根据审批后的报销单金额付款4若需提前借款应按借款规定办理借支手续并在5个工作日内办理报销手续第六章报销时间的具体规定第二十二条为协调公司对内对外的业务工作安排方便员工费用报销财务部将报销时间具体安排如下1财务报销时间每周四定为公司本部财务报销日若当月的最后一个报销曰在该月的28日以后为了便于财务部集中时间月末结账该报销日停止财务报销2借支及其他业务的不受以上的时间限制可随时办理第七章附则第二十三条本制度解释权归公司财务部第二十四条本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理或其授权人签字后生效