公司费用报销制度及报销流程.docx

公司费用报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理规范公司财务报销行为倡导一切以业务为重的指导思想合理控制费用支出特制定本制度第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况将财务报销分为日常办公费用工薪福利及相关费用税费支出工程相关支出及专项支出等以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程第三条本制度适用公司全体员工第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定一出差借款出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款出差返回个工作日内办理报销还款手续二其他临时借款如业务费周转金等借款人员应及时报帐除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支三各项借款金额超过元应提前一天通知财务部备款四借款销账规定借款销帐时应以借款申请单为依据据实报销超出申请单范围使用的须经主管领导批准否则财务人员有权拒绝销帐借领支票者原则上应在个工作日内办理销帐手续五借款未还者原则上不得再次借款逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回第一条借款流程一借款人按规定填写借款单注明借款事由借款金额大小写须完全一致不得涂改支票或现金二审批流程主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批金额过大须由董事长审批三财务付款借款凭审批后的借款单到财务部出纳里办理领款手续第三部分日常费用报销制度及流程第二条日常费用主要包括差旅费电话费交通费办公费低值易耗品及备品备件业务招待费培训费资料费等在一个预算期间内各项费用的累计支出原则上不得超出预算第三条费用报销的一般规定一报销人必须取得相应的合法票据相关规定见发票管理制度且发票背面有经办人签名二填写报销单应注意根据费用性质填写对应单据严格按单据要求项目认真写注明附件张数金额大小写须完全一致不得涂改简述费用内容或事由三按规定的审批程序报批三报销元以上需提前一天通知财务部以便备款第四条费用报销的一般流程报销人整理报销单据并填写对应费用报销单须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销金额过大须由董事长审批第五条差旅费报销制度及流程一费用标准职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通一般员工动车或者火车硬卧元天元天元天部门负责人火车硬卧元天元天元天总经理助理飞机元天元天元天总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销二费用标准的补充说明住宿费报销时必须提供住宿发票实际发生额未达到住宿标准金额不予补偿超出住宿标准部分由员工自行承担实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准以后出发或以前到达以半天计以前出发或以后到达以一天计伙食标准交通费用标准实行包干制依据实际出差天数结算原则上采用额度内据实报销形式特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费同时按比例早餐午餐或晚餐扣减出差人当天的伙食补贴出差时由对方接待单位提供餐饮住宿及交通工具等将不予报销相关费用三报销流程出差申请拟出差人员首先填写出差申请表详细注明出差地点目的行程安排交通工具及预计差旅费用项目等出差申请单由总经理批准借支差旅费出差人员将审批过的出差申请表交财务部按借款管理规定办理借款手续出纳按规定支付所借款项购票出差人员持审批过的出差申请复印件到行政部订票原则上机票一律用支票支付特殊情况不能用支票的需事先书面说明情况经审批人签字后报财务备案返回报销出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜根据差旅费用标准填写差旅费报销单部门经理审核签字财务部审核签字总经理审批原则上前款未清者不予办理新的借支第六条电话费报销制度及流程一费用标准移动通讯费为了兼顾效率与公平的原则员工的手机费用的报销采用与岗位相关制即依据不同岗位根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准具体标准见行政部相关管理制度规定固定电话费公司为员工提供工作必须的固定电话并由公司统一支付话费不鼓励员工在上班期间打私人电话二报销流程公司人力资源部每月初日前将本月员工手机费执行标准含特批执行标准交财务部财务部通知员工于每月中旬日前按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续员工到财务部出纳处签字领款每月日前固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因特殊情况报总经理批示处理办法第十一条交通费报销制度及流程一费用标准员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车市内因公公交车费应保存相应车票报销二报销流程员工整理交通车票含因公公交车票在车票背面签经办人名字并由行政部派车人员签字确认按规定填好交通费报销单每周六是交通费用报销时间节假日或者特殊情况下顺延下周六审批按日常费用审批程序审批员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续第十二条办公费低值易耗品等报销制度及流程一管理规定为了合理控制费用支出此类费用由公司行政部统一管理集中购置并指定专人负责二报销流程购置申请公司行政部每月末根据各部门需求及库存情况按预算管理办法编制每个部门购置预算实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批报销程序报销人先填写费用报销单附出入库单按日常费用审批程序报批审批后的报销单及原始单据包括结账小票交财务部按日常费用报销流程付款或冲抵借支费用归集财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表归集核算各部门相关费用库存用品作为公共费用待实际领用时分摊第十三条招待费培训费资料费及其他报销制度及流程一费用标准招待费为了规范招待费的支出大额招待费应事前征得总经理的同意培训费为了便于公司根据需要统筹安排此费用由公司人力资源部门统一管理各部门培训需求应及时报送人力资源人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批资料费在保证满足需要的前提下尽量节约成本注意资源共享各部门在购买资料前必须先填写资料申请表在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记资料管理人员在资料发票背面签字其他费用根据实际需要据实支付二报销流程招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续资料费在报销前需办理资料登记手续按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程第十四条工薪福利等支出包括工资临时工资社会保险及各项福利等此类费用按照资金支出制度相关规定执行第十五条工薪福利支付流程一工资支付流程每月日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准含人员变动额度变动扣款社会保险及住房公积金等信息转交财务部总经理提供职工月度奖金分配表财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表按工薪审批程序审批每月日由财务部通过银行代发形式支付工资每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实二临时工资支付流程同工资支付流程三社会保险及住房公积金支付流程由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认若有差异应查明原因并按实际情况进行调整四其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续第五部分专项支出财务报销制度及流程第十六条专项支出主要包括软件及固定资产购置咨询顾问费用广告宣传活动费及其他专项费用等第十七条软件及固定资产购置报销财务制度及流程一填写购置申请按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批二报销标准相关的合同协议及批准生效的购置申请三结账报销资产验收软件应安装调试无误后经办人凭发票等资料办理出入库手续按规定填写报销单经办人在发票背面签字并附出入库单按资金支出规定审批程序审批财务部根据审批后的报销单以支票形式付款若需提前借款应按借款规定办理借支手续并在个工作日内办理报销手续第十八条其他专项支出报销制度及流程一费用范围其他专项支出包括其他所有专门立项的费用含咨询顾问广告及宣传活动费公司员工活动费用办公室装修及其他专项费用支出二费用标准此类费用一般金额较大由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告含项目可行性分析费用预算及相关收益预测表等经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批三财务报销流程审批后的报告文件到财务部备案以便财务备款签订合同由直接负责部门与合作方签订正式合作合同合同签订前由公司法律顾问的审核合同应注明付款方式等付款流程由经办人整理发票等资料并填写费用报销单填写规范参照日常费用报销一般规定按审批程序审批主管部门经理审核签字财务复核总经理审批财务部根据审批后的报销单金额付款若需提前借款应按借款规定办理借支手续并在个工作日内办理报销手续第六部分报销时间的具体规定第十九条为了协调公司对内对外的业务工作安排方便员工费用报销财务部将报销时间具体安排如下财务报销公司财务部每周六为财务报销日若当月的最后一个报销日在该月的日以后为了便于财务部集中时间月末结账该报销日停止财务报销借支及其他业务的不受以上的时间限制可随时办理第七部分附则第二十条本制度解释权归公司财务部第二十一条本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效