供应商管理制度及流程.doc

供应商管理制度及流程一目的二适用范围三供应商分类四供应商管理流程七附则八附件附件供应商信息变更清单附件合格供应商名录一目的公司制定本供应商管理制度以下简称为本制度旨在规范公司采购业务的供应商管理流程以建立统一的供应商管理体系确保供应商管理的合理性准确性及时性以及授权审批的有效性二适用范围公司采购业务部门三供应商分类按照采购策略对供应商分类编号供应商类型分类特征战略供应商与其有着长期广泛合作或频繁交易的正式供应商此类供应商为公司提供核心技术产品或可能是唯一的供应商对公司的存在和发展极为重要且难以更换或者更换的成本很高其符合以下条件与其签订年度框架协议明确规定有关付款条款法律条款采购价格或不固定价格等内容当每次采购申请提出后如框架协议中有确定的采购价格时则无需再进行询价比价工作反之仍必须进行询价比价工作向此类供应商采购时可以直接向供应商发出采购订单无需再行签订采购合同优先供应商针对某一类产品或服务与其有着长期合作或频繁交易的正式供应商此类供应商所提供的产品和服务在其他供应商处也可获得但其在价格质量交付提前期反应时间等综合绩效中有优势总体绩效较好符合以下条件与其签订价格备忘录以确定年度采购价格当每次采购申请提出后若申请采购的产品或服务的价格已包含在价格备忘录中则无需再对其进行询价比价工作反之仍必须进行询价比价工作同时根据采购合同有关规定确定需要签订采购合同时需就该笔采购签订单独的采购合同普通供应商与其有过合作或交易但未签订任何框架协议或价格备忘录的正式供应商需就每次采购申请进行采购询价比价然后根据有关规定签订单独的采购合同临时供应商在现有合格供应商数据库中不存在采购需求物料的供应商但是采购紧急没有时间开发新的供应商执行常规的询价比价过程而采用的供应商淘汰供应商公司根据供应商定期评估结果确定不再与其进行交易的供应商同时在采购系统中供应商选择时不允许选择黑名单供应商公司根据供应商定期评估结果发现有欺诈舞弊或诚信不佳的行为确定需要提请采购职能部门注意不再与其进行交易的淘汰供应商四供应商管理流程供应商调查采购部实施采购前应对潜在供应商进行调查工作目的是了解供应商的各项管理能力以确定其可否列为合格供应商名列由采购部工程部等相关部门人员组成供应商调查小组对供应商实施调查评估并填写供应商调查表评价结果由各部门做出建议供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商未经过供应商调查认可的厂商除总经理特准外不可成为本公司的供应商对供应商的调查评估包括价格评估技术评估品质评估等所需考虑因素如下价格评估对于供应商所提供的物料价格采购部应评价原料价格加工费用估价方法和付款方式技术评估对于供应商的生产技术技术部应评价技术水准技术资料管理设备状况及工艺流程与作业标准品质评估对于供应商的品质采购部应评价品质管理组织与体系品质规范与标准检验方法与记录纠正与预防措施等表供应商调查表模板供应商调查表供应商编号供应商名称调查时间调查次数调查评估项目得分评分说明调查评估者备注成本材料价格加工费用付款方式质量技术水准资料管理设备状况跟踪服务及时性到货及时性到货齐货性合计供应商定期评估供应商定期评估小组成员至少应包括采购部采购员及经理需求部门经理财务部经理合同管理部经理或相应部门的经理授权人采购部负责召集和领导供应商定期评估小组的工作除已淘汰供应商外供应商评估至少每年进行一次具体的除定期评估外还可以在项目完成后进行项目评估若供应商的交货期品质价格或服务产生重大变化时应及时对供应商做出评估表供应商定期评估表模板供应商定期评估表说明本评估表目的是对合作供应商的绩效的综合评估以持续提高供应商评估相关规定详见供应商管理制度绩效评估相关责任部门必须本着客观公正进行评估本表中除特别注明非必填项目外所有项目必须完整填写对本评估表存在任何疑问和建议可咨询采购部供应商基本信息供应商名称填写供应商全称必须与系统中供应商名称一致供应商编号填写供应商完整编号必须与系统中供应商名称一致供应商所属物料种类填写供应商主要所属类别与系统中保持一致如建材类供应商供应商目前等级目前在系统中所属的级别如类供应商评估周期评估周期如年月日至年月日评估内容评分类别权重评分项目得分分价格价格下降率价格弹性每天报价时价格透明度评估其他说明非必填项目如有需要单独说明事项可另做文字说明评估部门价格评估一般供应商管理组评估人评估人签名评估日期填写评估日期付款条件付款账期付款条款弹性评估其他说明评估部门评估人评估日期交货供货及时度供货完整性送货弹性退货难易度评估其他说明评估部门评估人评估日期品质及服务符合等专业质量标准认证产品质量稳定性问题处理的及时性紧急应对能力增值服务对祈福重视度评估其他说明评估部门评估人评估日期诚信是否存在不诚信记录评估其他说明评估部门评估人评估日期评估结论评估结论审批人数据维护人供应商定期评估及分类方法首先评估人员需确定具体评估指标及其相应的权重权重之和为然后评估人员给各个评估指标打出考核分数分值为分到分的整数参考标准详见表其次该供应商的总得分最后根据供应商评估结果对其进行分类得分在几分以上含的供应商评为优秀供应商采购交易时应予优先考虑建议其所属供应商类型为框架协议供应商或价格备忘录供应商考核总分在几分含几分不含的供应商评为符合要求供应商可以正常交易建议其所属供应商类型为普通供应商考核总分在几分含几分不含的供应商评为待整改供应商建议对其进行订单减量各项稽查及改善辅导措施考核总分在几分以下的供应商评为淘汰供应商终止交易供应商信息在采购系统中供应商选择时禁用评估过程中评为黑名单供应商终止交易供应商信息在采购系统中供应商选择时禁用并提示所有部门在以后的交易中不选择该供应商供应商资料的维护和变更新增供应商采购部筛选确定新增供应商后应尽快在进入正式交易谈判之前获取供应商的如下相关资料营业执照复印件税务登记证复印件法人组织机构代码证复印件适用于法人供应商或身份证复印件适用于个人供应商最近财年的财务报表适用于上市公司供应商诚信声明函公司银行账号说明适用于法人供应商或个人签字的收款银行账户说明适用于个人供应商相应的资质证书或质量认证证书等采购员将上述资料收集完整后填写承办商供应商资料表并提交采购部经理审核以建立供应商档案在与供应商的业务合作过程中采购部就及时更新承办商供应商资料表供应商信息变更情况主要包括供应商收款方名称开户行及银行账号变更供应商名称变更供应商地址变更供应商联系人或联络方式变更根据供应商定期审核结果变更供应商信息变更必须由供应商提供的相应的资料包括但不限于供应商收款方名称开户行银行账号变更加盖其公章的收款公司银行账号说明适用于法人供应商或个人签字的收款银行账户说明适用于个人供应商供应商名称变更加盖其公章的供应商名称变更通知函加盖其公章的营业执照复印件税务登记证复印件法人组织机构代码证复印件供应商地址变更加盖其公章的供应商地址变更通知函供应商联系人或联络方式变更加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函采购员收集上述资料后需填写供应商信息变更清单以确认供应商资料收集的完整性然后一并提交采购部经理审核供应商资料和信息的变更由采购部经理审批后采购员更新承办商供应商资料表和合格供应商名录并予以存档七附则本制度由公司采购部制定经总经理核准签发自年几月几日起实施执行未尽事宜以采购部发文为准本制度由采购部负责解释八附件附件供应商信息变更清单供应商信息变更清单供应商名称采购类型序号变更类型资料名称是否已获得是否变更备注供应商收款公司名称开户行银行账号变更供应商收款公司银行账号开户证明法人供应商个人签字的收款银行账户说明适用于个人供应商供应商名称变更加盖其公章的供应商名称变更通知函加盖其公章的营业执照复印件加盖其公章的税务登记证复印件加盖其公章的法人组织机构代码证复印件待准入考察供应商资料提供检查清单供应商地址变更加盖其公章的供应商地址变更通知函供应商联系人或联络方式变更加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函附件合格供应商名录合格供应商名录序号厂商编号名称联系方式供应材料最后复查时间备注审批人签字日期