供应商管理制度.doc

供应商管理制度 编 写 审 核 批 准 生效日期 目 录 第一章 总 则 1 第二章 组织机构及职责 1 第三章 供应商信息收集 2 第四章 供应商的调查与选定 2 第五章 供应商的考核和评估 4 第六章 建立采购平台 5 第七章 奖 惩 6 第八章 附 则 6 附件一：供应商调查表（生产制造类） 7 附件二：供应商资料卡 9 附件三：供应商信用记录表 10 附件四：合格供应商名单 11 附表：管理制度发布（废止）审批表 12 第一章 总 则 目的及依据 为了建立和完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，最终达到不断提高采购质量和效率的目的，特制定本制度。 适用范围 本制度适用于为公司提供产品和服务的所有供应商的管理。 第二章 组织机构及职责 供应部职责： （一）制订和实施供应商开发计划； （二）定期开展市场行情调查、收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告； （二）负责潜在供应商的拜访和评估工作，选择和推荐潜在供应商； （三）建立、维护与供应商之间的关系，并不断提高采购质量； （四）完善供应商档案库，保证数据及时更新和正常使用，利用各种方式及渠道掌握供应商及市场动态； （五）根据供应商的考核结果进行等级管理。 总经理办公室职责： （一）组织采购、请购和使用等各部门对供应商进行考核评估，形成《合格供应商名单》，经总经理审批后传递给相关部门； （二）定期检查采购记录，检验采购人员是否在合格供应商处进行采购。 设备管理部、生产技术部、后勤部等请购和使用部门职责： （一）参与本专业范围内供应商信息的收集和供应商调查 （二）对供应商供货、质量、交期和售后服务工作进行监督； （三）对供应商的技术能力、质量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估； （四）了解供应商的生产流程和关键控制点，协助供应部解决技术或质量控制方面的问题。 第三章 供应商信息收集 供应商信息收集与调查采购部负责组织，采购人员平时要注意收集供应商的信息，随时登记整理。物品请购部门、使用部门等应积极参与提供供应商信息。 供应商信息来源一般有下列方式： （二）网络等传播媒体 （三）商业广告或供应商主动联络 （四）同行或供应商介绍 （五）公开征询 （六）其他途径 第四章 供应商的调查与选定 各部门提供的供应商信息，由各部门调查填写《供应商调查表》；凡欲与公司建立供应关系者，由供应商填写《供应商调查表》。《供应商调查表》作为选择供应厂商的参考，应包括下列内容： 公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。 公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。 设备状况。 人力资源状况。 主要产品及原材料。 主要客户。 生产制造类供应商的选定 （一）供应商初选 根据本公司所用原辅材料、设备情况结合市场供方信息，各部门从各种渠道了解供应商信息，填写《供应商调查表》；或由供应部向候选供应商发出《供应商调查表》，并请供应商提供价目表、材料样品、设备产品说明书及备品备件技术指标。供应部门汇总各部门的推荐信息以及本部门了解的信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作候选合格供应商。 （二）生产技术部、设备管理部或使用部门根据采购质量标准对样品进行检测、试用，或对设备、备品备件技术指标向供应商质询，并出具书面意见。 （三）必要时，经总经理批准后，由采购部组织生产技术部、设备管理部或使用部门相关人员对候选供应商进行实地调查，听取介绍，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果撰写书面报告。 （四）依据《供应商调查表》、检测或试用意见、现场考察，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。 （五）采购时，根据采购有关制度，从《合格供应商名单》中确定采购物资供应商进行采购。 市场经销商类供应商的选定 （一）通过实地考察，听取介绍等方式了解基本情况，并索取资质证明文件。 （二）填写《供应商调查表》 （三）在购买地点进行时货检验 （四）必要时，由使用部门试用，并出具书面意见。 （五）经过两次试用没有质量问题时，根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。 服务类供应商选定 （一）服务类供应商包括校准、运输、设计和化验等供应商 （二）对于服务类供应商首先应调查下述内容，并将调查结果填写供应商调查表： 1．服务范围，资格及其资质证明文件； 2．服务价格； 3．准时提供服务的能力； 4．技术力量与服务设施； 5．对待客户的态度。 （三）对于服务类供应商，现场考察或对其服务过的客户调查，由使用部门和供应部门共同出具书面意见。 （四）根据《供应商调查表》、书面试用报告，确定合格供应商，经主管领导和总经理批准后，将其纳入《合格供应商名单》。 每个合格供应商，由采购部门负责建立《供应商资料表》及供应商档案。 第五章 供应商的考核和评估 对重要物资、服务的采购或年采购金额 ≥5万 的供应商，其每次供货后，供应部门均应组织验收和使用部门填写《供应商信用记录表》。 总经理办公室负责检查《供应商信用记录表》的记录执行情况。 每年1月、7月，由总经理办公室组织采购部、设备管理部、生产技术部、后勤部及其它使用部门，对《合格供应商名单》进行复审。结合供应商的实际供货情况及其信用记录，从品质、交期、价格、服务等几个方面对供应商进行考核和评估。 考核和评估后，形成新的《合格供应商名单》，经总经理办公会审批后传递到相关部门执行。 供应部应做好供应商的调查和管理工作，原则上应保证每类产品的合格供应商名单不少于三个。 对重要原材料、涉及安全方面的仪器设备的供应商，产品如果出现质量问题一票否决。 发现和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品，一票否决。 一般产品的供应商的考核和评估可参照以下方式进行： （一）供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）： 品质：40分。 交期：25分。 价格：15分。 服务：15分。 其他：5分。 （二）评分标准 1、品质评分 质量可靠，技术先进：36~40分 质量可靠，技术一般：30~36分 质量基本能满足要求，技术先进：25~30分 质量、技术基本能满足要求：20~25分 质量基本不能满足要求：20分以下 2、交期评分 依订单规定的交货日期进行评分，方式如下： 如期交货得分25分。 延迟1~2日每批次扣2分。 延迟3~4日每批次扣5分。 延迟5~6日每批次扣10分。 延迟7日以上不得分。 3、价格评分 价格公平合理，报价迅速：10分。 价格尚属公平，报价缓慢：8分。 价格稍微偏高，报价迅速：6分。 价格稍微偏高，报价缓慢：3分。 价格甚不合理或报价十分低效：0分。 4、服务评鉴 （1）抱怨处理评分 诚意改善：8分。 尚能诚意改善：5分。 改善诚意不足：2分。 置之不理：0分。 （2）退货交换行动评分 按期更换 ：7分。 偶尔拖延：5分。 经常拖延：2分。 置之不理：0分。 （三）依据供应商的供货情况，对以上各项打分后，汇总平均。60分以下的为不合格供应商，取消合格供应商资格；90分以上为优秀供应商，根据煤业公司的需求，给予增加订货或加快付款进度的奖励。 第六章 建立采购平台 采购人员应及时登记整理供应商信息资料，已与公司发生往来业务的供应商必须建立档案，供应商档案至少包括《供应商资料卡》、《供应商调查表》和《供应商信用记录表》。 在采购部的组织下，依照以往的采购资料和平时收集的数据，对合格供应商及其产品分门别类地整理出一套完整的“产品—价格—供应商”资料库，形成公司的采购平台。 价格平台应包含以下内容： 材料（设备）名称； 规格型号； 主要技术指标； 价格区间； 厂家（或供应商）； 索引。 邀请招标或议标，首先从资料库（采购平台）中选取邀请对象；对于劳保用品、办公用品及常用生产材料等，可以从中指定供应商采购。 对单件金额较大的备品备件、材料等，结合自身及周边米业需求，努力和合格供应商建立供应商库存或与供应商建立联合库存，减少资金占用和缩短供应时间。设备管理部人员有责任和义务提供该类备品备件的名单，本单位的使用信息、周边米业的使用信息及有关厂商信息。 第七章 奖 惩 对推荐合格供应商，经公司实施采购和评估后，证实为优秀供应商的人员，公司给予推荐人员一定的奖励。 提供虚假信息或故意隐瞒供应商的不良信用