会议管理制度.docx

文件信息 文件编号：BX-HR-002 文件页数： 版本号： 文件名称 拟 制 适用范围 审 核 收文部门 批 准 保密级别 绝 密 □ 秘 密 □ 普 通 日 期 是 否 会 签 不需会签 □ 需会签 会签人 会签日期 — 更改记录— 版本号 更改部门 更改人/日期 审核人/日期 批准人/日期 生效日期 更改内容 A  会务管理细则 第一章 总 则 一、为了提高沟通效率，精减议事成本，营造“言必行、行必果”的企业氛围，确保公司政令通达，携头并进。现根据公司实际情况，特制定本细则。 二、管理职责：行政部负责会务审批、物资储备、会议室管理、档案归总等管理工作。 三、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 四、本细则适用于公司会务的申请、准备、组织、实施等管理事宜。 第二章 会议种类和方式 五、公司会议根据是否定期召开分为例会、临时会议两种。 1、例会是指定期例行召开的会议，具体安排如下： 会议名称 主持人 会议时间 会议内容 参会人员 周例会 总经理 每周一 周汇报、周计划 部门主管 晨会 部门主管 每日7:00 日汇报、日计划 部门全体人员 进度沟通会 生产经理 每日中午 任务进度沟通 部门主管 月总结会 总经理 每月1日 月汇报、月计划 部门主管 半年会、年会 总经理 视具体情况商定 年或半年汇报、计划 全体人员 备注：如遇节假日，会议时间顺延至节假日后上班首日。 2、临时会议，是指根据实际需要非例行召开的会议。 六、公司会议根据媒介的不同，分为现场会议、视频会议和电话会议三种。 第三章 会议流程 七、除例会外，公司其他会议均需事先审批，并遵循“会前通知、会时签到、会中记录、会后落实”四项原则。 八、临时会议除涉外会议由总经理审批，其他会议的审批均由行政部负责。《会议申请单》原则上至少提前1天呈报行政部，确因突发事件可事后补办。 九、例会除顺延外，公司不再另行通知。临时会议除涉外、跨部，通知工作由会议主办部门自行负责。通知应包括会议名称、议题、时间、地点、参加人需带资料，以及注意事项。 十、与会人员应准时参加会议，并在《会议签到表》上做好到场登记。 十一、会议主办部门须严格把握会议进程，控制会议时间，并做好会议记录。 十二、会议不得无果而终，必须形成会议决议，同时报备行政部存档。 十三、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定，并将跟进情况及时传达给相关人员。 第四章 会议纪律 十四、参会人员应提前10分钟入场，不得无故迟到、早退、旷会。 十五、因特殊情况确实无法参会的人员，须提前向上级领导报批，否则按迟到或缺席处理。 十六、发言人在会前做好充分的准备，确保会议内容要“精”、“短”、“实”，发言简明扼要。 十七、会议进行期间应把手机关机或设置静音状态，不接打电话，不玩手机或上网；如必须接听电话，到会议室外接听。 十八、开会时参会人员应坐姿端正，不随意走动、交头接耳，不允许打瞌睡，做与会议无关的事情。 十九、参会人员不得泄露