办公用品管理办法细则

四川省名扬建设工程监理有限公司1办公用品管理制度一宗旨为规范公司办公用品的采购与使用使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费特制定本办法二适用范围公司内部所有部门及分公司办公用品的采购三管理部门办公用品的管理部门是企管办行政处由企管办助理监管执行采购由后勤保障部实施采购四日常管理1办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品非消耗性办公用品包括桌椅公文柜电话机电脑打印机复印机等同时遵守固定资产管理制度2办公用品如分配为个人使用的由个人自己负责管理如计算机笔类尺类橡皮等如为部门业务共同使用的由部门负责人指定专人管理如打印机复印机等3公共财产发生损坏时使用人或责任人需负相应的责任4员工要爱护所有公司的公共设备离开办公室要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具保证安全5任何人未经领导批准不能将专用办公设备带出办公地点否则一切后果自负五采购管理1办公室所有办公用品的采购工作统一由后勤保障部办公室进行2各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划由企管办助理填写物品采购申请单交后勤保障部进行审核及采购具体物品发放依据实际采购情况而定3办公用品采购的一般程序为企管办助理定期向各个部门统计需采购物料填写物品采购申请单附表一四川省名扬建设工程监理有限公司2后勤保障部确认库存无可用或可替代的物品后按照规定权限办理审批填写物品采购计划表附表二并报告办公室采购人员超出办理权限即大件物品即由后勤保障部上报企管办审批得到采购许可签字后一般办公用品由公司制定配送公司送货上门验收完毕后签字确认即可在财务部核销账目大件物品则需经过询价议价确定采购入库发放程序购买后凭签字签呈核销费用仓库管理员将物品发放给所需部门部门负责人在物品领用登记表附表三签字确认相关领导按规定进行批准权限审签后由财务部核销费用4各部门若需采购临时急用的办公用品由部门主管填写物品采购申请单附表一并在备注栏内注明急需采购的原因经财务部审核后报总经理批准后由采购部实施采购任务5公司车辆要严格执行定点加油和定点维修制度并接受后勤保障部的监督指导6对单价大于100元以上物品的采购应先进行询价比价议价并将最终议定价格呈报企管办经同意后方可实施采购任务六用品入库1办公用品入库前须进行验收对于符合规定要求的由企管办助理登记入库对不符合要求的由采购人员负责办理调换或退货手续2物品采购发票应由企管办助理签字确认入库后方可报销企管办助理须对办公用品做到分类存放码放整齐清洁有序要认真做好新购物品入库前的检查验收工作要建立办公用品管理台帐做到入库有手续发放有登记七办公用品的领用一般办公用品的发放由企管办助理依据办公用品领用标准表附表四在登记好办公用品领用登记表附表三后直接发放给使用部门或个人领取时领取人须在办公用品领取登记表附表三上写明日期领取物品名称及规格数量用途等项并签字领取非库存专门采购的办公用四川省名扬建设工程监理有限公司3品时领取人须在购物发票上签字领取接待用品如水果烟茶纸杯等时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或办公用品领用登记表附表三上签字3员工领用单价在100元以上的物品须经部门主管核准同意4领取的非消耗性办公用品如订书器计算器剪刀台历架等应列入移交如重复申领应说明原因或凭损毁原物以旧换新杜绝虚报冒领特殊办公用品的发放应由后勤保障部指定专人负责经使用部门或分公司办理有关领用手续后交使用部门或分公司具体使用和管理领取的原则是工作任务清楚使用目的明确一次一领随用随领用多少领多少专领专用办公用品管理部门及人员应恪尽职守坚持原则照章办事严格控制办公用品的领取数量和次数保证办公需要对于消耗品可根据历史记录和经验法则设定领取基准明显超出常规的申领领取人应作出解释否则保管员有权拒付八办公用品的保管办公用品由企管办助理统一保管库存办公用品的种类和数量要科学确定合理控制常用易耗便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存要避免不必要的储存或过量积压确保供应好周转快消耗低费用省批量购入的办公用品应即时入库存储物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接在办公用品入库登记本上如实填写接收物品的名称规格单价和数量并签字加强对办公旧物的管理阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管随时待用替换下的各类办公设备交由后勤保障部统一保管要及时回收登记造册修旧利废充分利用定期进行办公用品库房盘点确保帐物相符随时掌握库存物品的数量质量和需求情况适时增加库存保障供给九办公用品的使用使用办公用品应以室为家牢固树立节约光荣浪费可耻的思想在日四川省名扬建设工程监理有限公司4常工作中处处精打细算提倡节省每一张纸每一颗钉每一滴墨每一分钱努力降低办公成本办公用品应为办公所用不得据为已有挪作私用不得用办公设备干私活谋私利不许将办公用品随意丢弃废置精心使用办公设备认真遵守操作规程及时关闭电源定期维护保养最大限度的延长办公设备用品使用寿命办公用品使用要物有所值物尽其用不要大材小用贵材贱用复印纸应用于复印不得用做草纸包装纸大头针曲别针等要反复使用纸张可双面利用修改校对稿可先用废旧纸张打印等充分发挥各种办公用品的最大使用效率印制文件材料要有科学性和计划性并力求使印制数与需用数基本相符略有余富避免不必要的浪费对于高档耐用办公用品科室间应尽量协调相互借用一般不得重复购置使用中办公设备出现故障由原采购人员负责协调和联系退换保修维修配件事宜因使用不当人为造成设备损坏的直接责任人应负赔偿责任十用品转移1员工离职时应依物品领用登记表附表三所领物品一并退回消耗品除外由办公人员填写办公用品移交表附表八离职员工签字确认2办公事务用品如桌椅公文柜电话机电脑打印机等的迁移需经财务部办理迁移手续后方可执行十一物品维修1电脑打印机传真机复印机等办公用品出现故障及需维护加碳粉时由使用部门向后勤保障部提出维修申请2后勤保障部若发现用品为人为故障应追究使用人或责任人的责任3如无法维修可联系供应商或外部维修机构进行维修并填写办公用品维修记录单附表五4维修经后勤保障部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证相关费用由后勤保障部按规定报销5如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况维修费用较高需淘汰或四川省名扬建设工程监理有限公司5新品替换则需对于该物品进行报废处理填写办公用品报废凭证附表七说明情况并说明是直接淘汰还是需要购置新设备该表将提交企管办由企管办决定是否需进行报废处理十二遗失物品管理公司员工应爱护和节约的办公用品同时应承担良好保管的义务如办公物品出现人为遗失应由保管人员使用人员及其部门负责人共同承担相应责任如办公室出现被盗抢劫等情况导致贵重办公物品及公司机密文件被盗遗失部门应积极配合警察侦破案件如能追回遗失物品和遗失文件则相关人员应被处口头警告同时被警告人应加强防盗防劫观念积极建议改进防盗措施如遗失物品及文件不能追回则由相关人员及部门负责人对该事件负责具体处罚措施由企管办商议决定如公司出现内盗情况一经查出直接扭送公安局该人员应归还被盗物品并对公司及公司员工所受损失负责承担相应责任公司应视情节给予严厉处罚附表一物品采购申请单附表二物品采购计划表附表三物品领用登记表附表四办公用品领用标准附表五办公用品维修记录单附表六办公用品遗失单附表七办公用品报废凭证附表八办公用品移交表四川省名扬建设工程监理有限公司附表一物品采购申请单日期序号名称规格单位所需数量所需项目部门备注123456789101112131415161718192021222324项目负责人签字批准办公室主任签字批准公司总经理签字批准四川省名扬建设工程监理有限公司附表二办公用品入库清单采购人年月日序号名称单位单价数量合计入库数量123456789101112131415161718192021222324252627四川省名扬建设工程监理有限公司四川省名扬建设工程监理有限公司贵州分公司办公用品领用登记表2011年四川省名扬建设工程监理有限公司附表三办公用品签领表发放人日期领用项目领用物品领用数量领用人签字四川省名扬建设工程监理有限公司附表四办公用品配发标准编号品名单位数量岗位使用周期离职需归还备注123456789101112131415161718192021222324252627282930注一级为一般工作人员二级为财务人员文职人员及管理人员消耗类用品需以旧换新进行发放