公司文书收发制度

公司文书收发制度 1、制度目的 本制度旨在规范公司文书的收发，确保公司文书的安全、准确、及时地传递和 保管，提高工作效率和质量。 2、适用范围 本制度适用于公司内所有部门及人员。 3、制度内容 3.1 收文制度 3.1.1收文驾道 。 纸质文书: 须由总务部门负责人亲自检查，并将发文单据交财务部门审核、 盖章，并及时报送机要科存档。 。 电子文书: 发送方向收文方发送电子文书，并同时密切关注收文反馈，如需 要进行回复，也应采用电子文书方式回复，同时将回复结果存档或打印纸质文件归 档。 3.1.2 收文登记 根据发文单据中的相关信息，总务部门检查完毕出具签收字据，并按照相关要 求登记入公司文书登记系统中。 3.1.3 分发文书 总务部门会根据文书内容及时将文书分发到相关责任部门，并同时督促各部门 迅速对文书内容进行处理，并按照规定反馈处理结果- 3.2 发文制度 3. 2.1 发文申请 发文部门应向总务部门提出申请，并说明文书的主题、内容、涉及的相关部门 和人员。总务部门在核查无误后，负责制作发文单据，并送往财务部门进行审核盖 章。  3. 2.2 文书排版 发文部门在完成文书内容后，应将文书内容进行排版，并进行审校、签字，并 在文件顶部注明文件编号、主题、时间等信息。 3. 2.3 文书传递 发文部门应将文书交给总务部门进行传递。总务部门应及时送交机村科存档， 并进行分发工作。 3. 3 紧急文书处理办法 3. 3. 1 紧急文书处理流程 如遇到紧急事件，应当立即启动紧急文书处理流程 3. 3. 2 紧急文书储备 公司应建立紧急文书储备制度，明确紧急事件时需发文的文书，以便在必要时 能够及时处理。 3.4 文书保管 文书应妥善保管，并按照相关规定进行归档- 3.4.1 纸质文书 纸质文书应按照文件类别、日期、发文人等关键信息进行分类，并放入文件柜 中进行保管。 3.4.2 电子文书 电子文书应储存在公司指定的网络硬盘中，并进行备份。应按月进行清理和整 理，删除不必要的文件，避免鱼存空间满。 3. 5 文书销毁 文书储存时间满