非生产辅助物料及办公用品管理办法.doc

版本版次/修订履历 版本版次 修订内容 修订日期 修订页码 DCN NO A 首次发行 / / / 核准： 审核： 制作： 1．目的 为规范公司非生产辅料及办公用品的管理，本着勤俭节约原则，确保合理采购和使用，控制费用开支，特制定此管理办法。 2.适用范围： 适用于公司的非生产辅助及办公用物品，不包括固定资产。 3.职责和权限 3.1经管：制定各部门非生产辅导及办公用品预算费用，包括规定各部品规格，单价限制等。 3.2各部门：根据经管制定的预算费用和本部门实际需求，提交须采购申请。 3.3行政部：负责对各部门的非生产辅料及办公用品进行汇总统一申购。 3.4采购部：负责进行购买与交期跟进。 3.5仓库：负责物品入库出库及做出入账。 4．作业流程 4.1常用非生产辅导及办公用品的分类，其中A类为消耗品，B类为管理类物品。 品种 物品名称 管理分类 办公管理用品 计算器、订书机、打孔机、手电、剪刀、卷尺、衣服架、文件架/框等； B类 办公文具 回形针、大头针、别针、胶水、胶带、档案/文件袋、文件夹、名片/证件卡套等 A类 书写工具 各类写字笔和笔芯、修正液、橡皮等; A类 纸制品类 各类打印/复印纸、复写纸、封皮纸、便条纸、告示贴、记事本等; A类 金融用品 印章垫、印台、印油、账本、凭证、单据、日戳; A类 办公设备 电话机、风扇、文件柜等; B类 生活用品 垃圾桶、拖把/扫把、水桶、手套、香皂、洗手液、烟灰缸; A类 消防设备 灭火器、消防栓、消防水管等 B类 办公着装类 厂牌、吊绳、来宾证、驻厂证、冬/夏工衣、防静电衣/帽等; A类 应急药品 创可贴、医用酒精、云南白药、碘酒、纱布等 A类 其它物品 看板、白板、白板架等 A类 4.2 A/B类物品的申购 4.2.1各部门依经管提供的预算报表每月提出申请，依次由部门经理/经管经理/（副）总经理签核; 4.2.2签核报表完成后呈交行政窗口做统一汇总申购表，汇总申购表后结合当前库存等实际情况调整并由行政主管审核，递交给（副）总经理签核; 4.2.3签核完成的申购单由采购进行统一购买; 4.3 验货　 4.3.1采购单位依《采购控制程序》要求进行采购，供应商按时将辅助物品或办公用品送到公司指定的收点。 4.3.2 A/B类物料，由仓库按采购送货单进行验收，核对品牌、规格、数量与质量，确保准确无误验货完成；必须由仓管与人资行政窗口一起完成，并在验收单签收; 4.4 单据管理　 4.4.1各部门需将请购单/领料单统一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 4.4.2仓库分发前一工作日供应商送货单或退货单给财务/采购; 4.4.3送货单一式三联，白联呈交财务，红联交采购，黄联仓库保管; 4.4.4采购保管采购订单，以便于月结对账; 4.5非生产物品与办公用品的管理领用　　 4.5.1供应商送货后，仓库统一收货并做账,做好账后即于当日发布库存报表,并邮件或电话通知相关领用窗口; 4.5.2 A/B类用品，行政接通知后2个工作日内到仓库统一领取统一保管，各申请的单位需按4.8要求至行政部领取; 4.6 A/B类办公用品费用核定及有关规定： 4.6.1办公用品领用必须认真履行手续，由部门文员应填写《办公用品领用单》由部门经理签核后，至行政部领用，严禁先借后领的行为。 4.6.2公司各部门应按经管核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关，行政窗口保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，须经行政经理同意。 4.6.3核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门与经管部部门根据人员变动情况进行调整。 4.6.4各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经（副）总经理审核后，由(副)总经理签核后方可增加该项费用。 4.6.5办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具领用报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。 4.6.6各部门办公职员的办公用品使用标准。每周的周二及周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。 4.6.7新进职员入职发放1支笔与1本笔记本;其它每人每月最多领用1支笔芯，领用时须以旧换新，笔记本每季度领用一本，如果保管不好丢失自行负责购买。 4.6.8各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、