采购部管理制度（含绩效管理制度）.doc

采购部管理制度 （含采购部绩效管理） 说明：本制度适用于公司所有物品（生产原材料、辅料、设备、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购。其目的是为了加强采购业务工作的规范化管理、采购绩效管理，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。 1、总则 1.1 目的 加强采购业务工作的规范化管理、采购绩效管理，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。 1.2适用范围 本制度适用于公司所有物品（生产原材料、辅料、设备、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购；公司采购部、生产管理部、质量部、技术部、设备部等相关部门。 1.3 职责与要求 1）采购部：负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；负责物资采购的询价、议价、比质、比价；负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；负责管辖范围内的卫生、安全工作；负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐并协助实施物资盘点。 2）市场部：根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。 3）生产部（含技术研发）：根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其他外协业务采购申请及计划的编制。 4）办公室：负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。 5）设备工程部：依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及其它维修制造所用备品备件采购计划。 6）其它物资需求部门：根据需求物品或劳务的性质和权属向相关部门或者采购部门提交申请，并经采购部初审后交各分管副总或总经理批准。 7）分管副总及总经理：负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。 8）财务部：负责日常采购的价格审查、结算、账目核对，负责对价值 万元以上的采购协助组织招标或上报上级领导实施招标。 9）质量部：负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。 2、采购作业标准流程与规范要求 2.1物资采购的计划、申请与审批 2.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月 日前报次月的采购计划，报分管副总审核。 2.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务部审批后执行。 2.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向相关部门提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。 2.1.4对价值超过 元以上的办公用品及 元以上的设备、配件、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。 2.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。 2.2采购比价（注：规模相对较小的企业，可以无需招标采购内容） 2.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。 2.2.2价值在 万元以上的维修、服务等劳务、 万元以上的单台（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价； 万元以上的必须采取招标方式采购。 2.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行 次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理会议研究同意后才能执行。 2.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，财务部只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。 2.2.5所有采购业务应经财务部审查后方可报总经理签批报销。 2.3采购实施及物资验收 2.3.1公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。 2.3.2采购部门应根据生产部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报财务、分管副总审批、批准后执行。 2.3.3采购部门根据批准的采购计划实施采购，除一些零散的采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。 2.3.4采购物资运到本公司时，一般物品由采购部门直接验收并填制《验收单》、办理入库手续或进行退换货处理；需特别检验的物资，需由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库，应由采购部完成后续的退换货处理工作。 2.4结算 2.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。 2.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。 2.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。 2.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。 3.违反本制度的责任 3.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。 3.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，由于人为原因不能按时采购而影响正常经营的，每发现查实一次罚款 元，给公司造成损失的按确定损失额的 %。 3.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在 元以上的责令其下岗。 3.4物资使用部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真填制物资申购单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。 3.5采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物资的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。 3.6财务部必须认真履行财务审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 3.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 3.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。 4、采购部绩效考核 4.1 采购部/采购经理绩效考核表 被考评对象 　 部门 　 职务 　 综合得分 　 考评负责人 　 考评时间 至 填表时间 　 等级 　 考核项目 细分指标/关键指标 权重（分） 指标具体内容及定义 评分标准：优秀100%；良好80%；一般60%；较差40%；很差20% 考评得分 （取平均值） 备注 自我评分 同事评分 领导评分 采购部门工作规划及管理制度完善 采购计划合理性与可行性 2 阶段性采购计划的合理性及其可行性（例如物料需求计划、采购计划、物料发放计划的合理性等等），且得到领导认可。 　 　 　 　 　 制度建设与完善 3 采购管理相关制度与流程的制定、完善与及时更新，例如采购管理制度及流程、生产物料管理制度、生产设备管理制度、采购人员管理规定，等等。 　 　 　 　 　 采购任务及采购质量 采购计划达成率 5 达成率=实际完成采购数量÷计划采购数量×100％ 　 　 　 　 　 采购到货交货率 10 采购到货交货率=准时到货批次÷采购总批次×100％（具体可以按照原材料、生产物料、包装物、促销品、其它物资等进行细分） 　 　 　 　 　 采购质量合格率 10 合格率=合格采购批数÷采购总批数×100％ 　 　 　 　 　 不良物料退仓率 5 退仓率=退仓不良批数÷不良总批数×100％ 　 　 　 　 　 采购成本控制 物料成本达成率 10 物料成本达成率=物料实际采购成本率÷计划采购成本率×100％（物料采购成本率=物料采购成本÷总产值×100％） 。 　 　 　 　 采购相关费用控制率 5 采购相关费用控制率=当期实际费用÷当期预算费用×lOO％（采购费用主要指：采购人员工资(不含提成)、差旅费、招待费、考察费、办公费等等） 　 　 　 　 　 采购供应及物料使用监控 物料供给及时率 10 供给及时率=准时发放批次÷总发放次数×100％ 　 　 　 　 　 库存周转达成率 5 库存周转达成率=实际库存周转率÷计划库存周转率×100％（库存周转率=生产成本÷总库存×100％） 　 　 　 　 　 物料供给及监管灵活度 5 根据生产部门反馈的实际情况适当调整物料的采购计划或者发放计划。 　 　 　 　 　 供应商开发与管理 供应商开发完成率 5 完成率=新增合格供应商数量÷计划开发合格供应商数量×100％ 　 　 　 　 　 供应商信息的完整性与准确性 3 具体包括供应商的基本信息、信用评估情况、供应商往来账目，等等。 　 　 　 　 　 日常工作管理 采购部门管理制度的执行情况 2 严格按照采购部门管理制度与流程执行工作。 　 　 　 　 　 团队管理 5 培育、指导、考核部门员工，且团队成员对该部门的工作氛围、领导风格、领导支持（学习发展、生活关爱、成长辅导支持）等具有较高的满意度；员工能力提升较快，且表现为较强的凝聚力与执行力，员工流失率低。 　 　 　 　 　 采购相关资料与文件管理 3 采购相关资料与文件提交准确性及及时性；保存的完整性。包括物料需求计划表、物料请购表、物料验收单、供应商档案、各类账单，等等。 　 　 　 　 　 其它日常工作 2 公司统一开展的活动或要求的事项是否按时完成。 　 　 　 　 　 知识、技能与品质 知识与技能 5 岗位要求所必须的知识（基础知识、业务知识、关联知识）及技能水平（包括分析判断能力、沟通能力、问题解决能力、团队合作精神以及协调性）。 　 　 　 　 　 愿望与态度 5 主要指公司要求的通用类素质（公司可根据自我需求进行调整），例如创新与改善能力、诚信正直、责任感、纪律性、工作热情、服务态度等等。 　 　 　 　 　 合计 　 　 　 　 　 出勤扣分 　 处罚扣分 　 奖励加分 　 综合得分 　 评价等级 □A．90分以上 □B．80∽89分 □C．70∽79分 □D．60分∽69分 □E．59分以下 评语及建议 包括综合评价、培训提升、能力提高、问题改进等评价及建议。 晋升意见 依据本次评价，特决定该员工：[ ]转正：在 任 职