超市财务资金管理制度.docx

超市财务资金管理制度 现金管理 现金收入的管理 现金收入的主要来源：指用现金直接介入财务部出纳的业务活动，主要有：门店营业款直接介入、个人借款归还、集资款直接介入、出租收入介入、有价证卡出售介入、用现金支票银行提取现金的收入。 现金收入的手续要求：出纳对每笔现金收入先进行清点数额及真假钞然后备查台账登记，再开具财务收据，收据向会计或稽核部领取，一式三联，现金介入人一联、留底一联、财务做账一联。需要用现金支票从银行提取现金，首先要经财务负责人同意，一次性提取现金超出现金5万以上的公司财务派人或车提取。 现金收入的账务处理：出纳对每笔现金收入业务必须及时编制会计凭证，同时应逐笔登记现金日记账。做到日结日清，账款相符。 现金支出的管理 费用报销支出：出纳必须凭符合公司“费用报销与审批程序”的财务规定及有效原始凭据、自制凭据进行现金报销支付。每次报销时当面点清现金，然后必须在费用报销单上盖上“现金付讫”章。 现金货款支付：出纳必须凭审批手续齐全的“付款申请单”及个人身份证、单位委托书方可用现金支付货款。 其他款项支付：个人借款、备用金、工资奖金等，出纳必须凭审批手续齐全的“领（付）款”凭证、工资方可用现金支付。 团购扣点让利支付：出纳必须凭审批手续齐全的“销售折扣让利”单或填制“付款凭单”方可用现金支付。 团购客户的转账套现：必须坚持有实际团购业务发生、套现金额必须小于团购金额、团购货款已确认介入公司或门店账户，同时经过公司财务总监批准，方可多支付现金。 现金支出的账务处理：出纳对每笔现金支出业务必须进行备查台账登记，及时编制会计凭证，再逐笔登记现金日记账。做到日结日清，账款相符。 备用金管理 备用金使用范围的设定：为方便工作对实行报制的部门、营业需要对备用零钞的部门、日常零星购置频繁的部门等 容 许设立一定数额的周转备用金。如公司财务部现金出纳、门店出纳、门店收银员（包括收银主管）、涉外地为事处，物流中心、资产管理部。 备用金的审批 ：使用部门提出需要或增加备用金的申请，5000元以下的报财务负责人审批，5000元以上的报分管副总经理审批。然后使用人填写“领（付）款”凭证，直接出纳领取现金。 备用金的账务管理：备用金领取财务上以个人借款挂帐处理，使用人调岗位或辞职必须上缴备用金。公司财务稽核部负责对非收银员的备用金定期进行突击检查，门店财务负责对收银主管备金定期进行突击检查，门店收银主管负责对怍银员每次营业结帐的备用金检查，发现挪用或短缺的责令全额赔偿，并视情节进行严肃处理。 备用金借支标准 金额：元 使用部门 备用金标准 审批手续 使用部门 备用金票准 审批手续 公司出纳 20000 总经理 大卖场 分管副总 资产管理部门 财务负责人 大卖场收银员 300 财务负责人 物流中心 财务负责人 大卖场收银主管 分管副总 涉及办事处 分管副总 标超出纳 财务负责人 标超收银员 财务负责人 标超收银主管 财务负责人 便利店出纳 财务负责人 便利店收银员 财务负责人 库存现金的管理 库存现金概念：指末能介交银行需要过夜的现金。如务用金、夜间营业款等。 库存现金管理原则： a、必须少额、合理。必须在银行下班前将大面额现钞介交银行。保持库存现金为最底限额（零钞为主）。 b、门店营业款必须分两次介交银行，早晨上班时将过夜的营业款介交银行，下午在银行下班前将大面额现钞介交银行。 c必须将过夜现金全部放入保险箱。谁违规差错负责。 d、财务稽核部负责对部门库存现金管理情况的不定期突击抽查。 二、存款管理 1、银行开户 （1）总公司向人民银行取得开户许可证，当地工商银行开设企业基本结算户，作为增值税票的银行开户。同时可根据需要在其他金融机构开设一般存款户头（不能提现）。 （2）总公司下属门店原则上必须在当地工商银行开户，便于公司资金的快速汇交与结算。当地无工商银行的，可以信用社为主体的其他金融机构开户。 （3）下属门店的银行开户：经公司财务部认可的大型门店可以开设基本结算户，其他门店只能开设一般存款户，即在开户银行不能提取现金。 2、存款的总类 （1）基本结算户存款 （2）一般存款户存款 （3）纳税专户存款 （4）加盟店资金结算个人存折户存款 3存款收入的管理 （1）存款收入的主要来源：指通过现金直接介入或转账介入银行账户使存款余额增加的业务活动，主要有：营业额介入、货款转账介入、其他现金介入、通道费汇入、加盟店业务主货款的介入等 。 （2）存款收入的账户处理：银行出纳凭存款收入增加的银行回单，（回单必须经过银行盖章确认进账的）结合收入增加的往来业务，编制会计凭证，进行帐务反映。 4、存款支付的管理 （1）存款支付的范围：需要通过银行转帐支付的所有费用、货款、其他款项。 （2）存款支付的种类：现金支票、转帐支票、银行电汇、银行信汇、银行托收、银行汇票、银行承兑汇票、商业承兑汇票等 。 （3）存款支付的手续要求：银行出纳必须凭符合公司财务规定审批权限、有效原始凭据、自制凭据，审批手续齐全的“付款申请单”、“领（付）款”凭证等办理汇款、转账支付。并付上银行支付回单，及时编制会计凭证，进行实时帐务反映。 （4）支付票据的管理：银行票据由银行出纳放入保险箱管理，印鉴章分别由出纳、会计主管分开保管。支付时严禁开空头支票和空白支票。作废票据必须妥善保管，不得遗失。 5、银行存款余额的管理 （1）日存款余额的上报：银行出纳每天一上班必须统计银行存款余额上报财务负责人，以便 当日合理安排资金。 （2）周应付款金额的上报：银行出纳每周六下班前必须统计以审批尚末支付的货款总额，上报财务负责人，以便于下周合理安排资金。 （3）月银行余额调节表的上报，银行出纳、门店出纳必须在每月初5日前核对完银行的对帐单，编制好各个银行存款余额调节表，上报分管的财务负责人、门店主办会计进行审核。 银行存款余额调节表 年 月 日 开户银行： 帐号 项目 笔数 金额 项目 笔数 金额 本单位帐面余额 银行对帐单余额 加：银行已收帐本单位尚未收帐 加：本单位已收帐银行尚未收帐 减：银行已付帐本单位尚未付帐 减：本单位已付帐银行尚未付帐 调节后的存款余额 调节后的余额 未达款项清单 未达款项类型 银行凭证 对方单位 金额 未达款项类型 银行凭证 对方单位 金额 名称 号数 名称 号数 三、拆借资金的管理 1、银行贷款管理 （1）公司使用的银行贷款种类：财权抵押贷款、公司独立法人的内部担保贷款、公司信用贷款。 （2）银行贷款的办理 a、财务部先要与银行达成全年融资计划，再根据企业资金运营需要，提出贷款申请。 b、向银行提供的单据：贷款申请书、借款协议、借款借据、会计报表、担保或信用贷款的还需要提供股东会决议（有所有股东签字）、担保单位章程、营业执照等，抵押贷款的再需要提供财权他项权证。 c、银行发放的贷款必须及时介入或汇入公司指定的银行存款账户 （3）银行贷款的日常台账管理：财务部必须建立银行贷款的备查台账，内容有：借款的银行、联系人及电话、贷款日期、贷款金额、结息时间、贷款期限（到期日期），并经常进行检查。所有贷款财务负责人必须在到期前5天组织好资金进行还贷。以确保企业的融资信誉。 2、个人集资款的管理 （1）适用范围：公司有特殊用途如途如购置物业、重大节日批量进货等需要向个人借入资金。集资对象为本公司的员工及员工的亲属。一般要严格控制集资款数额。 （2）集资手续与程序： a、公司财务部制定集资计划，并分配到各个部门、门店。 b、签订个人借款协议，一式二份。协议中明确借款金额、借款期限、利率为1%/月，结息方法等。 c、财务收款后开具收据，同时将集资立即汇入公司财务制定的账户。 d、凭收据及借款协议编制会计凭证，财务以上“其他应付款——某某人”进行账务处理。 e、财务部必须将每月公司的集资款增减变动金额上报分管领导，便于掌握公司资本运营情况。 （3）集资款的利息结算与本金归还； a、基本原则：集资款可以提前归还，但必须提前2天通知财务部。借款合同到期后仍需要继续集资，不结算到期利息。 b、具体要求：原则上借款合同到期后需要归还的或合同未到需要提前归还的，凭收据以借款协议按月利率1%*实际借款月份支付利息及本金。除此外所有的集资款在每年12月30日由财务统一计算利息，并进行发放。 四、应收款的管理 1、个人借款 （1）借款范围与手续：指旅差费、备用金、同上应急借款、需要现金市场采购的等，先本人申请，填写“借支单”，必须注明用途，经领导批准，出纳支付，财务挂账处理。 (2)财务控制：旅差费借支在报销时直接归还，费用性周转备用金按实际报销予以补足，特殊应急借款按约定方式归还，如工资中分月扣除等。现金市场采购的借款，采购部必须凭增值税票、送货清单等有效单据在7天内到结算中心销账、财务部负责人必须对个人借款每月进行清理、列表反映。所有个人借款在年底必须还清、不得跨年。 2、预付款项 （1）预付供应商货款 a、条件：凡是采购合同中明确规定需要先付款后进货的，或需要现金市场采购的。 b、手续：采购部填写“付款申请单”审批单，经采购总监或总经理审批，结算中心进行供应商结算系统预付货款录入，再交出纳办理付款，同时进行会计账务处理。 c、控制：预付货款采购部必须凭增值税票、送货清单及预付货款销账回执单等有效单据在7天内到结算中心销账。结算中心负责人必须每月对预付货款进行清理、列表反映，进行追查、监督。 （2）预付其他款项 d、条件：凡是装修工程、分期付款购置物业、支付租金等需要先部分预付款项，后统一结算的。 e、手续：工程部填写“付款申请单”审批单，经采购总监或总经理审批，附上工程预算表、购置合同、租赁协议等，再交出纳办理付款，同时进行会计专项账务处理。 f、控制：工程结束，租赁签约、物业购置款全部付清后，凭审核后的工程决算表、租赁发票、物业购置凭证等有效单据到财务进行销账。财务部负责人必须每月对预付货款进行清理、列表反映、进行追查、监督。 3、团购赊购的货款 （1）团购赊购：指先提货后收款的销售业务，包括一般的团购、对其他个体、单位业主的零星批发，赊销原则：签订合同、坚持钱货两清、坚持谁发生谁负责。 （2）赊销商品一出收银台先过POS机体现单品销售，核减电脑库存。 |（3）购物小票上须有提货人、值班经理或主管签字，写明款未付。收银员将小票视同票证结账对待。财务上直接有收款——某某单位挂账反映。 （4）必须在“赊销商品有收款”进行登记，2人签字。 （5）门店财务须设立“赊销商品有收款”备查账，每发生一笔登记、催讨、注销一笔。 （6）公司财务部负责人必须每月对赊销的应收账款进行清理、列表反映，进行追查、监督。 4、批发销售的货款 （1）对加盟店的批发配送 a、电脑系统中专门设立资金结算管理模块，财务部和电脑部按加盟店的店名逐一设立资金账户。（分明细账户） b、加盟店要货采用先汇入资金再批发开单、配送的流程操作，电脑系统按资金余额自动控制开单，不存在商品赊销业务发生。若在春供期间需要个别商品需要赊销的，采用加盟管理部负责人资金授权方式进行管理。 c、财务处理：稽核部保管加盟店业主提供的个人汇款存折，资金汇入后，加盟配送部出纳向稽核部领取存折进行取款与介款（介公司账户），将进行账单和存折交集合部核实，无误后进行减少应收账款的会计凭证处理。对发生的加盟店配送销售，每月25日根据电脑汇总进行增加应收账款的会计凭证处理。 （2）对便利店的批发配送 a、电脑系统中专门设立资金结算管理模块，电脑部按便利店的业主的区域、姓名逐一设立资金账户，财务部只设立便利店综合应收账款账户（不分明细账户）。 b、便利店配送按照先开单后送货再结账的流程操作。电脑系统模块设有：加盟配送部收款金额、未结金额。及货款结算标志。以每日货款结清控制配送开单。加盟配送部出纳负责业务员每天每个业主收款资金的银行介交与系统资金结算录入，并及时进行减少应收账款的会计凭证处理，同时每天查询未结算货款的情况，负责跟踪、监督。 d、财务处理：对发生的便利店配送销售，财务部每月25日根据电脑汇总进行增加应收账款的会计凭证处理。稽核部负责每月不定期的对加盟配送部出纳资金结算情况的跟踪与检查。 五、应付账款的管理 1、公司总部结算中心的数据流向图： 采购中心（合同、账期、结算方式、通道）  物流（入库、退货） 结算中心（对账、结算） 供应商的网上查询、 对账门店 （入库、退货） 财务（转账费用） 2、应付账款的结算要求 （1）公司的结算中心专门负责供应商的货款对帐、结算、结帐：商品管理部门专门负责各采购的购销合同录入：经营方式、结算方式、帐期、通道费用的收取时间等。 （2）结算方式有：月结和日结未到帐期的货款结算中心电脑不能反应、不支持对帐。月结：上月26日——本月25日的所有入库的送货单在本月26日+账期后方可对账、结账。若电脑员把上月的送货再25人后才入库，则供应商的对账结账会延迟一个月。 日结：某日送货的货款在入库日+账期后方对账、结账。若电脑员把某日的送货延迟几日入库，则供应商对账结账会延迟几日。 (3)支付流程：结算中心根据供应商提供的已到结算账期的送货清单进行电脑对账，增值税票、代扣费用的发票、电脑结算单，按规范填写“付款申请单”，并进行台帐登记后，每周六交银行出纳，统一报采购总监或总经理审批，出纳根据月度资金运营计划表进行支付。 3、应付帐款余额管理 （1）应付帐款余额分：财务帐面余额和结算中心系统余额，两者必须一致。即结算中心必须在每月初20日 前核对完毕。 （2）供应商的余额对帐 a\、前提与手续：供应商必须提供对帐申请书，发生的财务帐务明细清单（包括发生额、余额），先经过采购总监或总经理批准，然后财务负责人审核，再由结算中心进行对帐。 b\、时间要求：原则上对帐时间不超过10天。 C、对帐原则：结算中心及财务部员工不得向公司其他部门如采购、行政等以及供应商透露应付账款余额。对完毕后必须经财务负责人审核，才能在对帐单上盖章确认。凡是供应商余额少、公司多的，结算中心必须及时将差额转入财务指定的会计账户。 （3）应付帐款余额的控制 a、余额返红：财务部必须每月提供余额返红的应付帐款的清单，逐一进行追查，系责任原因的必须追究责任人。 b\、实际库存与应付款余额对比：结算中心必须根据系统设制的应付帐款预警机制，每次对帐及每月底提供经销商品实际库存大于应付帐款余额的供应商清单，通知采购部重新与供应商进行谈判，已减少公司库存现金的风险。 六、库存资金的管理 1、库存账务管理 （1）库存帐务设置 a\、原则：财务帐面库存按照电脑系统模式设置，分物流库存（分正品与残次）、加盟配送部库存、门店库存。 b\、明细设置