集团公司建设工程投资项目财务管理应注意的问题.doc

集团公司建设工程投资项目财务管理应注意的问题 近几年集团投资活动活跃，经营规模不断扩大，建设工程投资总额不断增涨。为取得良好的投资效果勤职尽力，在建设工程投资项目财务管理方面除了日常核算外，根据自身条件和特点也做了许多加强和深化的工作，并对实务中碰到的问题进行了积极的探索。 一、财务控制和工程建设控制的有机结合 集团公司在明确了投资目的、解决了筹资问题之后，保质按期地完成工程建设，并把建设项目投资有效地控制在预计的支出范围内，成为实现建设项目预期投资收益的关键一步。这里所需的有效控制就是有机结合的财务控制和工程建设控制。建设工程投资支出中的财务控制是指建设项目前期进行的财务可行性研究以及工程建设过程中进行的财务支付控制，实施控制的主体是以财务经理为首的相关财务人员；工程建设控制是指建设项目具体建造实施过程中进行的工程技术控制和工程经济控制，实施控制的主体可以是集团自有的工程技术人员，也可以是受集团委托的中介咨询机构人员。工程建设有其特殊性，单从纯财务的角度实施建设工程投资支出控制，往往难于奏效。因为按历史成本原则实施的在建工程日常核算比较简单。在建设工程的财务管理中，财务控制只有倚重工程建设控制，以工程建设控制为基础，将财务控制和工程建设控制有机结合起来，才能切实做到建设工程投资支出控制。有关工作要点为： 1.通过制度、文件明确财务控制和工程建设控制各自的职权和责任，从根本上改变财务在工程建设过程中被动付款的境况，主动、合理、及时地为建设工程提供资金，真正地实现财务管理意义上的建设工程投资支出控制。 2.集团财务人员必需了解工程建设项目投资的组成，熟知各投资分类的内涵，理解基本建设会计制度，以合理地设置会计科目进行会计核算，有效地实施财务管理。 3.要求工程建设部门配合。建设项目建设前一般均进行可行性研究，财务人员应尽早参与；在发生工程建设的重大变更时，工程部门应事先与财务人员沟通，以便财务人员对建设项目的财务进行动态控制（包括财务可行性、资金的调度）。建设工程投资支出是指进行某项工程建设花费的全部费用，由设备工器具购置投资、建筑安装工程投资和工程建设其它投资组成。设备工器具购置投资要注意其价值构成，它由设备工器具原价和包括设备成套公司服务费在内的有关费用组成；必须通过兴工动料、追加活劳动的建筑安装工程投资需注意其归项；工程建设其它投资是指末纳入设备工器具购置投资和建筑安装工程投资但由项目投资支付的为保证工程建设顺利完成和交付使用后能正常发挥效用而发生的各项费用总和。 设备工器具购置投资的控制应做好投资估算工作，选定的设备应具有技术先进性，经济性上应和产品设计生产规模、质量等要求相适应，以充分发挥设备的效用，避免设备效率的闲置浪费。另外，设备采购尽可能采用公开招标，做到以最合理的价格购置到最有效的设备，并形成综合的生产能力或提供相应的经营管理条件。建筑安装工程投资的控制应做好投资估算工作。在这项工作中，财务的可行性分析至关重要，投资估算的准确与否，直接影响投资支出的控制和投资效益的实现。当然，财务可行性研究也是建立在工程造价估算分析基础上的，因此，造价工程师的介入显得更为重要。第二，做好设计概算控制，把设计概算控制在预定的投资估算额内。第三，做好预算招标工作。这步工作在整个建设工程投资支出控制中是最重要的一步。第四，按合同实施是建设施工阶段管理和监督。 二、建设工程施工合同的管理 建设工程施工合同是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。尽管合同法规定的合同形式有书面形式、口头形式和其它形式，但考虑到建设工程的重要性和复杂性，在建设过程中经常会发生影响合同履行纠纷的实际情况，《合同法》要求建设工程施工合同采用书面形式。关于合同订立方式，建设单位可以与总承包人订立建设工程合同，也可分别与勘察人、设计人、施工人订立勘察、设计、施工承包合同，总的要依工程规模、特点和工程管理能力而定。关于合同订立程序，在一般情况下都应通过招标投标确定承包人，在招标方式方面，以前经常采用的招标是预算招标、费率招标，目前已全面实行工程量招标。 为加强工程管理，建设单位应根据设计工作的深度、工程中不确定因素的多寡确定招标的方式和合同的形式。对不确定因素较多的工程（如地下工程、土石方工程等）在招标前应分析可能发生的情况，尽量在合同中详细地说明合同价款可以调整的范围和方式，以减少在工程结算时可能发生的纠纷。合同条款要完备，必备条款即标的、数量和质量、价款或酬金、履行期限，违约责任这五条一条都不能缺少。 在目前按定额结算的情况下，合同条款中应明确无价材料、无量材料的处理方法。合同语言应简明、准确，语义不明、用词不准是合同最大的隐患，许多争执由此而起。这里举一个因合同条文模糊不清、措词不严密，各处含义不一导致索赔的例子。日本大成公司承揽的鲁布革水电站遂洞开挖工程在施工过程中，因中方合同条款拟定文字疏忽，石方量计算合同条款有的地方?totheline （到开挖设计轮廓线），有的地方又用 fromtheline （从开挖设计轮廓线），按前者可以理解自然方计量，按后者则解释为按开挖后的松方计量，虽然只一字之差，但对于长达9km的遂洞开挖来说，两种计量法总工程量相差5％一10％（相当于2.5-5万m3），作为承包方的日本大成公司抓住合同文字漏洞，使索赔成功。从这个例子可以看出，合同条款非常重要。 除合同拟订工作外，在合同履行、违约与解除等环节中，建设单位也应做好相应的管理工作，实施合同全过程的健全的管理。 三、建设过程中工程变更联系单签证的管理 工程变更包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更以及原招标文件和工程量清单中未包括的新增工程。在建设工程项目的实施过程中，经常会发生来自建设单位对项目要求的修改，设计单位由于建设单位要求的变化或现场施工环境、施工技术的要求而产生的设计变更等。由于这些方面变更，经常会出现工程量变化、施工进度变化、建设单位与施工单位在执行合同中的争执等问题。在招投标确定承包单位和承包价的情况下，加强对工程变更联系单签证的管理和有效控制则是工程造价管理的关键，因此对工程联系单签证问题应引起足够的重视。以下为在建设工程项目管理中易忽视的问题： 1.设计变更的确认。设计修改变更应由原设计单位出具设计变更通知单和修改图纸，设计、标审人员签字并加盖公章，经建设单位和监理工程师审查同意、签证；重大设计变更应经原审批部门审批，否则不应列入结算。 2.对签证人员的授权。在一般的工程管理中，对那些人有签发签证的权力不明确，造成工程结算时双方易发生矛盾。 3.联系单签证的级别管理。对工程中的联系单签证实行级别管理有利于提高管理效率，并对控制工程造价产生积极作用。 4.签证的一般处理程序及依据。签证应明确内容，计算签证对工程造价的影响以及合同等文件对该签证的约束，对签证应充分说明理由；合同条款中一般都有工期奖罚条款，对涉及工期的签证应严格管理。 5.重大变更的处理。对涉及较大功能变化、较大工程价款变化的变更应慎重处理。建设单位做好工程变更鉴证联系单管理的同时，也可要求施工单位对有关变更充分做好现场记录资料和试验资料的收集整理工作，使以后在合同价款结算调整的处理方面，更具有科学性、客观性和说服力。 四、工程用设备、材料的管理 （甲供材料） 除施工单位包工包料的工程外，一般大中型的建设工程都有甲方供应的设备、甲方供应的材料。因此建设单位应做好计划制订、资金控制、实物管理和成本核算等工作： 1.正确制订与执行设备订货计划，合理组织采购运输工作： 2.严格控制设备采购资金，做好设备货款结算工作，既要保证工程施工和投产使用的需要，又要避免积压物资、浪费资金，并力求节省采购运输费用，降低设备采购成本； 3.建立和健全设备、材料收发保管制度，严格设备入库和出库手续，加强库内设备、现场设备的维护保养和保卫工作，经常进行设备清查盘点，严防设备丢失、毁损； 4.如实反映和严密监督设备收发和储存情况，正确计算设备、材料的实际成本。 因为建设工程用设备、材料的用途、领用人不同，在管理上有特别的要求。对甲方供设备、材料的管理，我们认为应注意以下环节： 1.是否采用甲供设备、材料的选择。甲供设备、材料的目的是为了降低造价和控制质量，如上述目标无法实现，应减少甲供设备、材料的项目。 2.甲供设备、材料在可能的情况下应采用招标的方式取得。 3.甲供材料的流转记录。对甲供材料应有详细的分类采供记录和领用手续以有利于结算。 4.充分重视与施工单位的甲供设备、材料的结算工作，在工程结束时应编制详细的材料供应清单，以便工程结算，扣回甲供材料、设备款。在这项工作中，特别需要财务、工程管理部门的密切配合。 五、工程价款结算工作的规范 工程价款结算是承包商在工程实施过程中，依据承包合同中关于付款条款的规定和已经完成的工程量，按照规定的程序向建设单位收取价款的一项经济活动。我国现行工程价款结算依据不同情况，可采取按月结算，竣工后一次结算，分段结算和目标结款或双方约定的其它结算方式进行。 对工程价款结算工作，国家工商局和建设部颁布的《建设工程施工合同文本》、建设部颁布的《招标文件模板》、《建设工程价款结算暂行办法》等文件有详尽的规定。建设单位应按这些文件的有关规定规范与施工单位的工程价款结算工作。规范工程价款结算工作，有利于促进双方加强内部管理，严格履行合同，有利于双方提高管理素质，强化合同管理，维护建筑市场正常秩序。建设单位特别要重视下列工作： 预付备料款的支付和扣回。包工包料的工程需要支付一定数额的工程预付备料款。其限额主要由主材（包括外购构件）占工程造价的比重、材料储备期、施工工期等因素决定，在实际工作中备料款的数额要根据各工程类型、合同工期、承包方式和供应体制等不同条件而定。关于履约保证金，国家不允许承包方垫资进行建设，但为使工程合同有效履行，可采用银行保函的形式减少履约风险，在承包商向建设单位提交金额等于预付备料款数额的银行保函后，按规定金额和时间向承包商支付预付款，到了工程实施后，随着工程所需主要材料储备的逐步减少，应以抵充工程价款的方式陆续扣回，以免多付工程款。 2.甲供材料款的扣回。如甲供材料数量较多，不应再支付备料款，并应及时在工程价款结算时扣回。 3.工程保修金（尾留款）的预留。按规定工程项目总造价中应预留出一定比例的尾留款作为质量保修费用，待工程项目保修期结束后最后支付。在工程收尾阶段，应关注工程尾款的数额，如工程尾款比例过低，不利于结算的进行。 六、工程结算资料有效性的认定 建设工程结算资料主要为施工合同、竣工图和工程变更签证联系单。建设工程结算所依据资料的有效性的认定非常重要。 施工合同的有效性建设工程施工合同的制定必须在《合同法》大法原则下进行。合同的订立必须符合三项基本原则（必须遵守国家的法律、符合国家政策和计划要求；不得违反国家利益或社会公共利益；必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则），否则则会无效。订立的施工合同条款要完备，否则其有效性则要受影响，合同字迹要清楚，用圆珠笔或铅笔填写的合同，字迹潦草、涂涂改改的合同其有效性则打折扣，甚至无效，没有主体资格（法人资格）的当事人（或代理人）签字，单位盖章的合同无效。 竣工图的有效性符合绘制要求的竣工图才能作为工程结算的依据： （1）按图施工没有变动的，可由施工单位（包括总包和分包）在原施工图上加盖 竣工图 标志，即作为竣工图； （2）在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不再重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖 竣工图 标志后，即可作为竣工图； （3）结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其它重大的改变，不宜在原施工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘制；由于施工原因造成的，由施工单位重新绘制；由于其它原因造成的，由建设单位（或施工监理单位）自行绘制或委托设计单位绘制，施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志，并附以有关记录和说明，作为竣工图； （4）重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。 工程变更签证联系单的有效性签证联系单实际是合同的补充。工程建设过程中设计单位、建设单位、施工单位、监理单位都有可能提出联系单由相关单位签认。实际情况较复杂，有的联系单什么单位都签，有的联系单都没有签。建设单位实施一个建设项目时，应成立一个组织，确定管理程序，明确签证联系单由哪个人签字有效，盖哪个章有效。如果建设管理制度不严密，不清楚谁代表公司行使签字权，有效性认可工作无所适从。经办人员不能代表单位。不签联系单，或老总由于经办人员工作不到位也不签，会影响施工单位施工，易产生责任在于建设单位的纠纷。较好的做法是建立内部责任制和内部牵制制度，合理设定有关人员在时间、金额、内部审签程序方面的联系单签字权限。在工程变更签证联系单有效性认定上尚有下列颇为疑难的问题： （1）公章有效，签字人签字有效还是委托人签字有效。 （2）签得合法但不合理的联系单是否认定为有效；签得合理但不合法的联系单是否有效，如施工单位承接建设工程，按规定一般民用建筑没有人工补差（非装修），而建设单位也签字同意补差价，这个人工补差的签证有否有效； （3）无序竞争环境下签定的主合同合法但下面的协议不合法的情形。有些明显成本偏低，属不正当竞争，这个协议是否有效。 （4）联系单作为补充合同与定额有冲突，是否可以作为结算依据（定额大还是合同大问题）。 （5）建设工程中的特殊背景单位（人事、电力、消防、规划部门关联的实体）的不公平条件签认问题。 （6）不完整的工期、质量联系单的处理问题（建设工程的工期问题是一个矛盾问题，责任并不仅是施工方的问题；质量方面也会有建设单位方面的责任）。 （7）无价材料的签证问题。材料价格的确定，经办人员要尽责，深入工作后确定材料价格，对工程的顺利进行，对与施工单位关系的处理有利。建设单位对材料价格的调查，要看经办人员的素质、业务水平、职业道德、操作程序。对经办人员的信任和必要工作程序的履行应结合起来。有些事情必须履行手续，即便是事后补办。 （8）政策变更对工程结算的影响。如对某个工程的结算，老定额的预算，新定额报结算，承诺哪个有效；又如政策性费用调整的确认等。由于工程结算是依据建设单位和施工单位签订的合同及其它有效的文件进行的，完整的结算资料是保证工程结算顺利进行的前提，如果工程结算前双方有争议，应对有争议的问题进行协商，提出解决方案。从有关联系单的有效性考虑，在现有市场经济条件下，既然建设单位已按内部核签程序签字盖章，应作为有效的结算依据。 七、建设工程档案资料的管理 做好建设项目的工程技术档案资料工作，对保证各项工程建成后顺利地交付生产经营、使用以及为将来的维修、扩建、改建、科研、生产组织都有着十分重要的作用。各建设项目的管理、设计、施工和监理单位应对整个工程建设从建设项目的提出到竣工投产、交付使用的各个阶段所形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、照片、录相、磁带等进行收集、整理、归档，并努力保管好。建设单位建设工程档案管理应注意下列要求： 1.档案资料的有效性。凡是列入技术档案的技术文件、资料，都必须如实反映情况，不得擅自修改、伪造或事后补作，都必须经过有关工程技术负责人的正式审定。 2.档案资料的安全性。工程技术档案必须由专门部门严加管理，不得遗失损坏，经营人员调动时要办理交接手续，重要资料（包括隐蔽工程签证、照相）还应有特别的安全保护措施。 3.档案资料的完整性。建设工程项目一般技术资料有： （1）可行性研究报告及其批准文件： （2）初步设计（扩大初步设计、技术设计）及其审批文件； （3）地质勘探资料； （4）设计变更及技术核定单； （5）试桩记录； （6）地下埋设管线的实际坐标、标高资料； （7）征地报告及核定图纸、补偿拆迁协议书、征（借）土地协议书、土地出让合同； （8）施工合同； （9）建设过程中有关请示报告和批复文件以及往来文件； （10）单位工程图纸总目录及施工图、竣工图； （11）系统联动试车记录和合格证、设备联动运转记录； （12）采用新结构、新技术、新材料试验研究资料； （13）技术革新建议的试验、采用、改进记录； （14）有关重要的技术决定和技术管理的经验总结； （15）建筑物、构筑物重要设备的使用要点说明。 建设单位在这些档案的保管上应力求完整。鉴于设计、施工、监理单位均建有与工程有关的工程技术档案，建设单位档案管理工作者还应根据需要和可能，向该单位索取今后维护、改扩建所必要的工程技术资料。国家对建设工程技术档案有送交城建档案馆的规定，建设单位为此向档案馆交付押金，在档案资料送交档案馆并符合要求后才能退回押金。送交档案馆的技术档案数据管理应包括以下内容： 1.在从建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划安排到勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产交付使用的全过程中，有关的上级主管机关、建设单位、勘察设计单位、施工单位、设备制造单位、监理单位以及有关的环保、市政、银行、统计等部门，都应重视该建设项目文件资料的形成、积累、整理、归档和保管工作，尤其要管好建筑物、构筑物和各种管线、设备的档案资料。 2.在工程建设过程中，现场的指挥管理机构要有一位负责人分管档案资料工作，并建立与档案资料工作相适应的管理部门，配备能胜任的工作人员，制定管理制度，集中统一地管理建设好项目的档案资料。 3.对于引进技术、引进设备的建设项目，应做好引进技术、设备的各种技术图纸和文件的收集工作。无论通过何种渠道得到的与引进技术、设备有关的档案资料都应交档案部门集中统一管理。 4.施工单位在施工中要做好施工记录、检验记录，整理好变更文件，并及时绘制出竣工图，保证竣工图的质量。 5.各级建设主管部门以及档案部门负责检查和指导本专业、本地区建设项目的档案资料工作，档案管理部门参加工程竣工验收中的档案资料验收工