物业档案管理制度.docx

物业档案管理制度 第一条目的。 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。 第二条适用范围。 本制度适用于全公司各类档案的管理。 第三条文书资料的归档、分类和密级。 （1）各部门于每月30日前，将本部门需要归档的文书资料整理后，提交公司行政部档案管理员；经档案管理员检查核对归档资料后，填写“资料归档登记表”，双方签字确认。 （2）档案管理员根据归档文书资料的性质、内容整理立卷，并对案卷进行分类编号，填写“档案登记卡”。 （3）公司文件和档案的保密级别分为A、B、C、D四级。 第四条案卷的存档。 （1）存档时，应按案卷的分类编号，将其放置在相应的位置，并做好案卷索引，以便于查找，保证随查随得。 （2）需送交档案管理员的资料，保证当天及时送到并归档，以免丢失和积压。 （3）卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律标在右下角。案卷目录打印4份，卷内目录打印5份。 （4）案卷的厚度一般为1.5～2厘米。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以认清的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。 （5）确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。 （6）案卷按年代、部门排列，永久与长期、短期案卷分开保存。 第五条文书档案的整理和保管。 （1）严格执行档案清理和整理制度，做到周整理、季度大整理和年度大清理，防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。 （2）档案室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温工作。 （3）每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。 （4）档案室是公司的重要工作场所，任何无关人员不得入内。 （5）档案室的一切设备设施，任何人未经许可不得随意使用及翻动。 （6）建立网络业主档案管理系统。将物业管理各个方面的资料利用扫描仪输入到计算机中，方便储存和查询。 可以随时查询业主的情况，同时系统可以随时自动统计材料。 （7）安装计算机房产管理系统，存储房产管理档案和房产业主档案。主要用于存储和输出信息。 第六条档案借阅。 档案应经过授权人批准方可借出，并记录在“档案借阅登记表”上。 第七条文书档案的销毁。 （1）档案达到规定的保存期限后，对失效的、没有保存价值的档案要进行销毁。 （2）档案销毁前要认真鉴定，由档案管理员负责清理达到保存期限的档案，经档案存入部门负责人同意并经相应的行政部门审批后方可销毁。同时，要登记造册并填写“档案销毁记录表”备查。 （3）C级或以上密级档案销毁时，必须派专人监销，防止失密；严禁将档案作为废品直接处理。 第八条劳动人事档案的管理。 （1）公司配备专门的劳动人事档案柜，由人力资源部负责管理。 （2）员工劳动人事档案调入公司后，人力资源部负责登记编号，并将档案放置在相应的档案柜内，上锁保管。 （3）员工劳动人事档案的借阅应严格控制，一般情况下不得借阅和复印。公司总经理（书记）、人力资源部经理、授权的人力资源主管，可根据需要查阅员工劳动人事档案，其他人不得查阅。有特殊情况需查阅时，必须有人力资源部经理或授权的人力资源主管在场监督。 （4）公司劳动人事档案的销毁，按照有关规定执行。 第九条财务档案的管理。 （1）公司、分公司的财务档案由公司及分公司财务部门直接管理，配备专门的档案柜上锁保管。 （2）财务档案应严格按照《会计基础工作规范化》的要求进行管理。 （3）财务档案除上级财务、审计部门，有关执法部门外，一般不得借阅，非财务人员也不得查阅；有特殊情况需查阅时，必须有财务部经理或授权的财