档案管理制度第1章总则第1条目的为了规范公司档案管理工作做好文件资料的保管借阅回收销毁工作发挥档案价值防止公司信息泄露特制定本制度第2条档案管理体系1公司成立两级档案管理体系综合管理部下属档案室为公司档案主要责任单位综合管理部的行政专员为兼职的公司档案管理人员公司二级管理部门为本单位文档保管部门均应指定专人兼职负责2档案分类目录编号的原则由综合管理部统一制定公司的档案库应与公司的其他资料库如工程施工设计资料库等分开管理密级档案必须保证安全文书结案后原稿或正本应归档需经常性使用的应留副本使用第2章文件档案整理第3条文件点收文件结案移送归档时根据如下原则点收1检查文件的文本及附件是否完整如有短缺应立即追查归入2文件如经过抽查应有管理部门主管的签认3文件的处理手续必须完备如有遗漏应立即退回经办部门科室4与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门5有价证券或其他贵重物品应退回经办部门经办部门送综合管理部签收后将文件归档处理第4条文件整理点收文件后应依下列方式整理1中文直写文件以右方装订为原则中文横写或外文文件则以左方装订为原则2右方装订文件及其附件均应对准右上角左方装订则对准左上角理齐钉牢3文件如有皱褶破损参差不齐等情形应先补整裁切折叠使其整齐划一第3章档案分类第5条档案分类应根据内容部门组织业务项目等因素按部门大类小类三级分类先以部门区分然后依案件性质分为若干大类再在同类中依序分为若干小类第6条档案分类应力求切合实用如果因案件较多三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级细类如案件不多也可仅使用部门及大类或小类二级第7条同一小类或细类的案件以装订于一个档夹为原则如案件较多一个档夹不够使用时可分为两个以上的档类装订并于小类或细类之后增设卷次编号以便查考第8条每一档夹封面内首页应设目次表案件归档时依序编号登录并以每一案一个目次编号为原则第9条档号的表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为经办部门代号B1B2为大类号C1C2为小类号D1为档案卷次E1E2为档案目次第4章档案名称及编号第10条档案名称1档案各级分类应赋予统一名称其名称应简明扼要以充分表示档案内容性质为原则并且要有一定范畴不能笼统含糊2各级分类卷次及目次的编号均以十进阿拉伯数字表示其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定3档案分类各级名称经确定后应编制档案分类编号表将所有分类各级名称及其代表数字编号用一定顺序依次排列以便查阅4档案分类各级编号内应预留若干空档以备将来组织扩大或业务增多时随时增补之用5档案分类各级名称及其代表数字一经确定不宜任意修改如确有修改必要应事先审查讨论并拟定新旧档案分类编号对照表以免混淆第11条档案编号1新档案应从档案分类编号表查明该档案所属类别及其卷次目次顺序以此来编列档案号2档案如何归属前案应查明前案的档案号并予以同号编列3档案号以一案一号为原则遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者应先确定其主要类别再编列档案号4档案号应自左而右编列右方装订的档案应将档案号填写于案件首页的左上角左方装订者则填写于右上角第5章档案归档管理第12条归档文件应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内并视实际需要使用见出纸注明目次号码以便翻阅第13条档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称以便查档第14条文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外依下表所列的规定办理档案保存期限一览表类别永久保存类10年保存类5年保存类1年保存类内容1公司章程2股东名册3公司组织规程及规章制度工作细则等4总经理股东会记录5财务报表6政府机关核准的文件7不动产所有权及其他债权凭证8工程设计施工竣工资料9其他规定须永久保存的文书1公司内部预决算书类2会计凭证账簿报表3事业计划资料4其他规定需10年保存的文书1期满或已解除的合同文书2正在执行当中的合同文书3其他规定需保存5年的文书结案后无需长期保存的文书注上述非永久保存的资料过期之后必要时可以用光盘存录备查第6章档案调阅管理第15条各部门经办人员因业务需要需调阅档案时应填写档案调阅单经其部门主管核准后向档案保管人员调阅第16条调阅档案包括文件资料必须在档案调阅登记簿登记后方可借阅秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅第17条案卷不许借出只供在档案室查阅未归档的文件及资料可借出第18条档案管理人员接到档案调阅单经核查后取出该项档案并于档案调阅单上填注借出日期然后将档案交与调卷人员档案调阅单例按归还日期先后整理以备催还第19条调阅期限不得超过2个星期到期必须归还如需再借应办理续借手续第20条调阅档案的人员必须爱护档案要保护档案的安全与保密不得擅自涂改勾画剪裁抽取拆散摘抄翻印复印摄影转借或损坏否则按违反保密法追究当事人责任第21条调阅的档案交还时必须当面点交清楚如发现遗失或损坏应立即报告领导第22条外单位调阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅但不能将档案带离档案室第23条外单位摘抄卷内档案应经总经理同意并对摘抄的材料进行审查签章第24条档案归还时经档案管理人员核查无误后档案即归入档案夹档案调阅单由档案管理人员留存备查第25条调阅的档案应与经办业务有关如借阅与经办业务无关之案件应经文书管理部门主管同意第7章档案清理第16条档案管理人员应及时擦拭档案架保持档案清洁以防虫蛀腐朽第17条每年更换时依规定清理一次已到保存期限者给予销毁销毁前应造册呈总经理核准并于目录附注栏内注明销毁日期第18条保管期限届满的文件中部分经核定仍有保存参考价值者档案管理人员应将档案目录表上注明在其保留文件并在上注明部分销毁的日期第19条每年对档案材料的数量保管等情况进行一次检查发现问题及时采取补救措施确保档案的安全第20条对于已失去作用的档案进行销毁或用碎纸机进行处理销毁档案材料要认真鉴定确定销毁档案材料已列册登记第21条销毁档案材料时必须指派专人监销防止失密第8章附则第22条本制度由综合管理部档案室负责制定修订与解释事宜第23条本制度经综合管理部经理审核报主管行政事务的行政副总审批后生效修订废止时亦同第24条本制度自公布之日起执行