档案管理制度.docx

档案管理制度 总 则 第一条 为建立科学规范的档案管理体系，为公司开发和经营管理提供准确、全面、可靠的信息，根据《中华人民共和国档案法》、GB/T 50328 -- 2001《建设工程文件归档整理规范》和省档案局（DB37/T180-93）《企业档案分类编号规则》，结合公司实际，制定本制度。 第二条 本制度适用于公司的工程档案、文书档案、技术档案、设备档案、合同档案、客户档案、会计及人事档案等十五类档案的管理。 第三条 档案资料可以是文字资料、图纸资料、音像资料、磁盘资料和图片资料等。 第四条 档案管理坚持及时、真实、齐全、清晰、手续完备、安全可靠的原则。 职 责 第五条 营销管理部负责客户档案的立卷、归档和管理，并将入住客户档案移交物业公司管理。 第六条 人事部门负责人事档案的立卷、归档和管理。 第七条 财务管理部负责财务档案的立卷、归档和管理。 第八条 档案室负责其它档案的立卷、归档和管理，并负责协助、指导各部门档案材料的收集。整理和归档。 第九条 各职能部门负责职责范围内需存档资料的收集、整理、送交。 立卷归档 第十条 归档范围见附录《公司文件资料分类、归档范围的规定》。 第十一条 归档要求 １、上级来文：经授权人签署传阅办理意见，传阅后连同办结的资料一同送交档案室登记存档。 2、公司的上报材料和发放的文件，由发文单位将签署齐全的拟稿纸和原件送交档案室登记存档。 3、技术图纸资料由发放单位在发放的同时，送交档案室登记存档。 4、凡归档的文件资料，应是原件，并要求书写材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，一律用碳素水或蓝黑墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的书写工具。 5、凡归档的图纸，必须符合国家制图标准，会签手续齐全。 6、重要设备、仪器开箱时，相关部门必须通知档案室派人共同参加开箱，检查接收随机文件材料并及时归档。 7、归档的声像材料必须是原版，应详细注明内容、时间、地点、人物、摄像人。 8、移交文件资料时，交接双方应清点核实无误，并在移交目录上签字。 第十二条 归档时间 1、企业基础管理文件资料于次年三月份前向档案室移交。 2、工程建设文件资料，在工程竣工验收交付使用前向档案室归档。 档案的管理 第十三条 档案管理 1、档案室在接收档案后，应进行分类、立卷、编号、建账、建卡、入库，妥善保存。 2、对有密级的档案单独组卷、登记，专柜保管。 3、为确保档案的安全，应设独立档案库房。库房内要有防火、防盗、防潮、防鼠、防晒、防虫、防尘、防高温的措施；库房中应具有防磁、防震的柜架及箱盒，以便妥善保管录音、录像带、软盘、缩微胶卷等。 4、存入微机、电子媒体的归档材料应加密并备份，要注意防磁、防静电、防病毒。 5、对档案资料要进行科学管理，做到分类清楚，编排规范，代号正确，规格一致，检索工具完备，以利查找利用档案。 6、档案室应定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时解决。 7、档案人员要熟悉所保管档案的内容，积极开展咨询服务工作，并及时、准确地作好档案的库存、收进、移出、鉴定、销毁、利用数字和利用效果的记录和统计工作。 第十四条 保密要求 1、档案工作人员要认真学习贯彻《保密法》，严格执行保密制度，养成良好的保密习惯。 2、档案工作人员不准随意摘抄机密文件、资料，谈话不准涉及档案中的内容。 第十五条 档案的