档案管理制度.docx

第页档案管理条例第一章总则第一条为加强档案工作进一步提高档案管理水平有效保护和利用档案充分发挥档案在集团各公司经营管理以及其它各项工作中的作用特制定本制度第二条本制度所指档案包含在从事经营企业管理公关宣传等活动中所直接形成的所直接形成的对企业有保存价值的各种文字图表图像声像等不同形式的历史记录第三条各单位必须重视和健全档案工作并在人员经费设备及场地等方面予以保证第四条立卷归档以各单位产生的文件材料为主须将反映本单位职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料与此类文件有密切联系的社会机构来文作为立卷归档的重点第五条各单位需在每年月日前将上年度行政档案移交至集团行政人力资源中心财务档案移交至集团财务中心统一归档立卷上年度立卷归档工作应在每年月日前完成某一项目完成后须在个月内完成立卷归档工作第二章借阅调卷第六条档案资料提供利用的审批权限划分为一绝密资料绝密资料是公司最重要的秘密泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害即公司发展经营中直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料文件类型研发生产营销管理财务行政人事档案管理制度文件编号版本状态共页阅文范围集团公司各部门各子分公司实施日期文件级别文件密级修订文件收阅审核批准第页借用复印借阅人填写部门经理签字行政部门经理审核总经理审批二重要资料借用复印借阅人填写部门经理签字行政部门经理审核三内部公开资料借阅人签字确认第三章档案分类及保管第六条根据文件的形成特点及利用规律在对档案进行实体分类时采用公司机构问题项目时间序列号的分类标准进行分类第七条为了维护档案的完整与安全档案室实行专人管理专房专用不得在室内堆放杂物尤其是易燃品爆炸品和食物并禁止吸烟第八条保证账物相符室藏档案材料完整无缺档案资料收进移出保存销毁都必须经过严格的手续做到增减有据数字准确确保档案资料不散不丢第九条严禁非档案管理人员擅自进入档案室第十条档案室电脑由室内人员专门使用除录入档案打印资料查阅等专用外不得打印其他材料非电脑工作人员不得上机操作查阅资料第十二条文件在归档前遗失文件形成部门或经办人应尽力弥补并承担相应的责任一归档文件应做到内容真实字迹工整各种签字盖章齐全无涂改现象二档案管理员在接受档案室必须认真检查验收各部门在移交资料前应编写好移交文件登记表登记表一式两份验收无误后双方签字各执一份一份归存档部门一份归属公司行政存档三归档份数一般是一份第十三条因工作需要调阅档案时应填写档案借阅申请单并经调阅部门负责人及行政部门负责人审批如需复印所调阅档案则需在申请单中详细注明第十四条档案归还时经档案管理人员核查无误后档案立即归入档架档案调阅申请单由档案管理人员留存备查第十五条档案借阅申请单以一单一案为原则借阅时间以一周为限如有特殊情况需延长借阅时间按调阅程序重新办理第十六条调阅的档案应与调阅单位经办业务有关否则须经所调阅档案相关业务部门负责人同意调阅设定密级的档案必须呈请单位第一负责人批准第页第四章销毁第十七条任何单位或个人未经允许无权随意销毁集团档案材料第十八条凡销毁密级档案须经单位第一负责人批准一般内部档案须经行政部门负责人批准后方可销毁第十九条经批准销毁的档案档案管理人员要认真填写编制销毁清单由行政部门负责人指定人至少应有一名主管以上级别员工负责销毁第五章照片视频音频档案归档入库后的管理第二十条照片视频音频档案的保管要做到防潮防磁保密安全便于调阅档案管理人员负有对照片视频音频档案归档工作的监督指导责任归档时认真检查验收接收入库后应统一编目第二十一条档案管理人员在接收照片视频音频档案后要对其进行分类组盘把分类后的资料按规定整理归档填写全宗号类目号按第二条进行分类顺序号以及档案题名并编制简要检索目录第二十二条附则本办法由行政人力资源中心解释补充执行经集团总裁审批后公布执行附件档案借阅申请单