人资行政-材料采购管理制度.docx

材料采购管理制度 (本制度适用公司所有用材单位) 一、材料采购制度 1、材料采购要有计划的采购，实行先报批后采购制度。 施工单位工程用料必须给工程部（用料部门）出具用料申请单（不能口头申请），填写所用材料规格、数量要明确，并注明收料人姓名及联系方式。 工程部（用料部门）收到施工单位的“用料申请单”，工程师要认真按工程进度和工程量进行计算审核实际使用数量，并填写“材料采购申请单”，该申请单中要注明施工单位申请数量和工程部审核后数量。申请单要由工程师填写，工程部经理、投控部经理、总工程师审核签字。项目部由项目部工程师提计划，经项目经理、投资控制部审核后转采购部。 材料采购需两人以上进行实地的考察（价格与质量），并列出市场询价表，须工程、投控、采购部认可签字后，报财务部门用于结算。（市场价格如有变动也需出具市场询价表） 大宗材料采购由材料评审委员会对投标单位和资料进行评审，并形成书面意见。 报总经理签批。 由采购部门安排采购。采购人员原则按： 当日报三日内采购完毕。 以前的申请单未采购，后报送的申请单不采购。 杜绝压单现象。 没有采购申请的材料不予采购，如因没有采购申请或采购计划签批手续不全而实施采购的，对采购员按采购物资价款的5%予以罚款；如因此项采购业务给公司造成损失的，其损失额由采购人员自行承担。 对于工程常用材料，由市场调查人员每半年提供一次询价记录或市场调查报告，对已经签定合同的材料，因特殊原因有价格波动的，采购人员应当写明原因后经采购经理和项目经理签字认可后报财务部结算核查。 2、坚持工程部（用料部门）和采购部门共同采购制度。 工程部（用料部门）对材料质量、数量及合格证明、技术资料等负责，采购部门对材料数量、单价、总价款和付款方式负责。 3、严把材料质量关，坚持质量第一的原则。 采购时，要先看质量，后看价格。同等质量，要对价格进行比较，对大宗材料工程部（用料部门）和采购部门要对市场进行考察，提出书面采购方案，报总经理批准后采购。 采购时，工程部（用料部门）要检验材料的厂标、厂址、厂名、合格证明及技术资料等，并将完整的资料索要回公司存档。 工程部（用料部门）人员对所采购的材料要从质量上、数量上认真查验并负责，不合格的材料不采购。 采购部门对材料数量、单价、总价款要计算准确并负责，需要见磅的材料，应到公司指定处进行见磅或复磅。 采购的特殊品种，经办人员要将实物拿回公司，由工程部门、总工程师确定签字后方可批量采购。 4、按时办理验收入库手续制度。 材料一经采购，采购人员必须立即将采购的材料品种、规格、数量、运输车辆车号及何时到达通知工程部门（用料部门）经理安排接货、验收、卸车，若在通知的时限内没有接到货物或规格、品种、数量有误，工程部（用料部门）经理必须立即通知采购人员，以便及时处理。特殊或易丢材料采购人员应随车压货进厂。 材料购进后，必须实行先入库、后出库制度。 经办人员将材料购进后，立即将材料、结算凭证、结算清单交材料会计（保管员）办理入库手续。材料会计（保管员）要对照结算凭证、结算清单盘点核对，盘点无误后开出一式四联的“材料入库单”。 甲供材料入厂后，次日由施工方安排专人至工地财务办理收料手续。 5、坚持及时结算制度。 经办人员要在3日内将手续完备的结算凭证、结算清单、材料入库单等交给财务部，财务部审验无误后报总经理批签。 6、建立材料采购登记台账。 要求责任部门指定责任人，对所采购物资建立采购台账，具体规定如下： 采购部门对所有供应计划单按编号，采购员对依据计划所采购的物资，一次性采购或分次采购的要有所注明，并转台账登记责任人处保管。台账登记责任人要按具体采购情况登记台账，台账要注明本次采购所依据计划单号、购货时间、供货单位、物资品名、规格、计划采购量、实际采购量、分次采购的要标明本次采购后累计采购量，以备核查。 7实行对实际采购数量经常核对制 采购人员同财务人员、材料会计同财务人员每月对各施工单位用料核对一次。 材料会计同施工单位材料员每月核对一次。如有问题及时查找解决。 8、实行“工程材料实际用量”同“按工程进度和工程量计算确定的用量”对比分析制度。 工程部要安排工