XX汽车销售公司4S店财务管理制度.doc

第页共页汽车销售有限公司财务管理规范管理制度发布日期目录目录第一章总则第二章现金管理制度第三章银行存款管理制度第四章财务审批制度第五章员工借款管理制度第六章存货管理制度第七章费用报销制度第八章印鉴管理制度第九章票据管理制度第十章商品车交车流程第十一章维修车辆交车流程第十二章招标管理制度第十三章附则第页共页第一章总则为加强公司资金的内部控制和管理降低筹资用资成本防范经营和财务风险确保公司资金规范安全高效运作实现公司资产和股东资金收益最大化的目标根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定并结合公司实际情况特制定本规范本规范适用于公司及公司所属单位包括公司所属部门直属机构服务维修站第二章现金管理制度为了加强公司现金管理建立健全现金收付制度严格执行现金结算纪律对现金管理作如下规定现金使用范围员工工资奖金津贴及劳保福利费用出差人员差旅费采购办公用品零星备件或其他零星开支业务活动的零星支出备用金确需现金支付并经总经理书面同意的其他开支现金收付原则收付现金必须根据规定的合法凭证办理没有按照第四章财务审批制度审批签章的出纳不予付款因公外出或购买物品需借用现金时按照第五章员工借款管理制度的规定办理第页共页出纳不得擅自将公司现金借给他人或其他单位不准谎报用途套取现金不准利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金不准将公司收入的现金以个人名义存入银行董事长和总经理共同书面许可除外不准保留帐外公款出纳不准白条顶款不准垫支挪用公司资金现金收入和支出不论何种来源收入的现金原则上应于当日全部送存银行支付现金应该从备用金中支付或从银行存款提取公司任何员工不得以收入直接支付各项开支严禁坐支现金公司任何员工不得以任何借口或理由截留公司的现金收入在取得现金收入后应及时上缴财务支付现金在万元的经办人必须提前一个工作日通知财务部门万元的经办人必须提前个工作日通知财务部门万元以上的必须提前个工作日通知财务部门事先未通知的财务部门有权拒绝办理付款业务公司紧急重大的非日常事项例外现金报销时间规定购买物品借用现金应在购货验收入库后个工作日内报销出差人员所借现金必须在出差返回后个工作日内报销如不按时还清借款又不向财务部书面说明原因的财务部有权直接从借款人的工资中扣除库存现金的保管库存现金限额原则上以满足公司天日常零星开支为标准禁止第页共页超过限额备用金出纳办理现金出纳业务必须做到按日清理按月结账及时登记现金日记账结出库存现金账面余额并与库存现金实地盘点数核对相符出纳人员必须每日核对库存现金保持账款相符如发生长短款问题要及时向财务负责人汇报查明原因后按照总经理审批签章后的书面处理意见进行处理不得擅自将长短款项相互补抵财务负责人每月末必须定期对库存现金情况进行清查盘点每月不定期对库存现金进行盘点每月不得少于壹次重点放在账款是否相符有无白条抵库有无私借公款有无挪用公款有无帐外资金等违法违纪行为现金保管要有安全措施存放现金要用保险柜保险柜钥匙要由出纳专人保管处罚对违反本制度照成公司损失的视其情节严重结予处罚并保留以法律手段追究当事人责任的权利凡超出规定范围限额使用现金用不符合制度的凭证冲抵库存现金未经批准坐支现金私存小金库编造用途套取现金公款私存截留收入逾期报销的除给有关人员处罚外分别给予违纪金额的罚款第三章银行存款管理制度公司发生的一切收付款项除第二章规定的可用现金支付外都第页共页必须通过银行办理转账结算银行预留印鉴分别由付款出纳和财务负责人分别保管为随时掌握银行的收支和结存情况合理组织货币资金的收入按各开户银行设置银行存款日记账进行序时核算出纳应定期到各开户银行收取银行结算凭证对所有的银行结算凭证财务负责人必须进行严格审核以防止和杜绝挪用贪污等违法犯罪行为发生并每月末核对银行存款余额第四章财务审批制度资金支付审批权限单笔支出金额在元以下由部门负责人财务负责人分管副总总经理审核签字后支付全月通过本方式的支出累计不得超过元单笔支出金额在元以上由部门负责人财务负责人分管副总总经理和董事长审批签字后支付需由董事长签字的款项支付未能及时由董事长签字但确需立即支付的款项财务负责人应电话请示董事长得到肯定答复后予以支付待董事长回公司后由财务负责人立即完善签字手续员工借款按照第五章规定办理第五章员工借款管理制度为了加强员工借款管理减少资金占用更好的服务于公司经营活动对员工借款作如下规定员工借款范围及审批第页共页公司员工因公出差零星采购工程周转金及处理其他零星支付业务根据需要可借用现金公司员工借支现金需要填写借款单经部门负责人批准财务负责人审核后报总经理签批现金借支元以上需要提前个工作日通知财务部临时工试用期员工和学徒工不能借支现金有出差任务时由同行人员借支现金未在公司担任具体职务的股东不得以股东名义在公司借支现金在公司担任具体职务的股东借款限额按照总经理级别执行超过限额的借款按照公司同期银行贷款利率上浮个百分点加收利息且借款期限不得超过一个会计年度现金借款人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付凭证上签字除经董事长书面同意外不得委托他人代理借款事项财务部工作人员不得接受他人委托以委托人名义向公司借款员工借款额度员工借支现金前必须预计合理的借支额度部门负责人应进行额度的审核超出合理范围的员工借款财务部门不予借支公司员工由于个人或家庭原因由所在部门负责人或一名公司中层以上管理人员担保提出借款申请注明还款计划并经总经理和董事长审批签字后可在公司借支不超过在公司任职期间超过一年的按照一年计算工资总额的借款对不同级别的员工设置最高借款限额未还借款超过限额时财第页共页务部门有权拒绝再次向其借款员工借款额度表员工级别借款额度总经理副总经理部门经理其他职员不含试用期学徒工和临时工禁止白条抵现对于符合规定的员工借款财务部要及时进行账务处理员工报销的款项应首先用于偿还借款有工作任务需要支出现金时需再次履行借款审批手续财务部门不得直接支付现金工程周转金借款实行前账不清后款不借原则报销还款时必须取得合法的票据按照规定程序报销财务部要严格控制员工借款准确掌握员工现金借支报销和还款的情况及时清理借支员工借款原则上次月发放工资时扣回特殊情况的需由借款人提出还款申请经总经理和董事长审批签字后交由财务计划扣款出现无法收回借款情形时由部门负责人或担保人承担还款义务由财务部工作失误造成无法收回借款的由财务经办人和财务负责人共同承担还款义务总经理承担领导责任员工借款时填写的借款单据由财务部门及时进行账务处理员工归还借款或报销费用冲抵借款时不退还原借款单据根据借款员工第页共页的需要财务部门可出具收款收据或款项结清证明为客户代理上户及购买保险的可由上户专员根据计算的上户保险费用提出借款申请不受上述借款额度的限制经审批权限审批后到财务部门办理借款手续办完上户手续后立即到财务部门办理核销手续发放工资前未办理核销手续的财务部门有权拒绝发放该员工工资直到完结核销手续为止第六章存货管理制度本制度所述存货包括但不限于商品车装饰材料维修备件维修工具工程物资购进尚未使用的办公用品设备等公司所有存货的进出均须采用电算化系统办理出入库手续并实行严格的审批制度商品车出入库手续必须由销售经理审批库存商品车由商品车库管登记管理该库管为商品车库房管理人服务站库房保管为除商品车之外其他存货的库房管理人存货采购与入库商品车采购由公司统一安排商品车到货后由相应的库房管理人办理入库手续非商品车存货由总经理或董事长指定人员采购购入后由采购员办理入库手续急用物料的采购购入后应由保管验货并由相关人员开具出库单后方能使用存货入库包括商品车调拨入库时须填写财务部门指定格式的入库单一式三联由购买人保管相关部门经理共同签字确第页共页认购买人以签字后的入库单财务联连同合法的购买凭证交由财务部门结算手续单据不齐财务部门有权拒绝办理零星办公用品的采购采取购入后凭合法购买凭证经审批制度规定的审批流程后予以报销存货日常保管库房钥匙和商品车钥匙由库房管理人专人保管未经库房管理人同意除董事长总经理和财务负责人外任何人不得私自进入库房违者每次罚款元非商品车存货保管与保养根据库存物料的性能和特点进行合理储存和保管做到保质保量保安全合理摆放对不同的品种规格质量的物料都应分开按照电脑系统的统一编号金蝶系统的备件编码按照库房号货架号第几层四位顺序号的方式编码的备件按照库房号货架号第几层四位顺序号的方式进行仓位管理存放以便发货物料摆放要整齐怕潮湿物品要上盖下垫注意防火防潮防湿所有材料要采用编码名称的方式标识搞好库区环境卫生经常保持清洁对机械设备配件定期进行涂油或密封处理避免因油脂干脱造成性能受到影响商品车存货的保管与保养由展厅另行规定销售与出库第页共页商品车的销售出库由展厅提交订车单并由装饰部门开具注明有车架号码及装饰项目的精品装饰销售出库单一式三联后交由库房进行领料出库库房留存第三联进行车载装饰装饰部门完成所需装饰项目在精品装饰销售出库单一式两联上签字并交由展厅验收签字后将财务联第一联取出留存汇总后交由财务计算装饰工资销售人员交车时根据财务部盖有财务审核准予交车字样的商品车交车单和精品装饰销售出库单第二联交由商品车库管确认无误再由客户签字认可后进行商品车出库商品车库管应留存盖有财务审核准予交车字样的商品车交车单和精品装饰销售出库单第二联汇总后交由财务部门存档服务站销售出库管理系统内的材料根据提供的材料管理系统的流程和规范要求进行备件出库手续采用金蝶系统管理的材料根据金蝶系统的流程和规范要求进行物料出库手续内部领料出库公司内部耗用物料经部门经理审核同意后可由使用人到库房办理内部领料出库库房保管根据部门经理审核同意后的用料计划开具领料出库单一式三联由领料人和保管签字后予以发货第页共页签字后的领料出库单一式三联存根联由保管留存红联交领料人所在部门留存财务联月底汇总后由保管上交财务核算内部领料按照进货价格计算计入领料部门成本进行绩效考核存货清查与盘点财务部门应会同库房管理人于每月末应对各库房存货进行实地清查盘点实地盘点结束后由盘点人员在盘点表上签字对于账实不符的情况应查明原因并编写盘点报告向董事长和总经理汇报发生的存货盘亏由库房管理人按照进价赔偿第七章费用报销制度业务招待费报销规定各部门因工作需要接待客户时应事先电话请示总经理批准并在业务招待费报销前补填申请并提交总经理审批符合下列条件之一的由部门负责人以上管理人员提出接待申请公司经营业务中的重要客人公司上级主管部门的相关负责人其他经董事长或总经理认可的外部合作单位关系人员严格业务招待费事前审批制度确保一次一报一次一单业务招待费的报销应严格按照实际招待对象如实填写费用报销单并附合法票据由按照财务审批制度规定签字后予以报销业务招待费的处理按照谁的客户谁承担费用的原则计入各部门成本进行绩效考核第页共页通讯费补贴规定通讯费补贴标准根据员工在公司报备的号码每月电话费补贴标准为员工级别通讯费报销上限董事长总经理实报实销副总经理董事长助理部门经理总经理助理财务行政人员部门主管销售人员前台接待董事长指定的其他人员按照指定标准执行享受公司通讯费报销的人员电话要求小时开机经公司发现月累计关机次以上对当月通讯费不予报销员工转岗时通讯费在到新岗的次月按新岗报销标准执行员工辞职调动离开公司时从次月停止报销通讯费公司报销的通讯费按照员工所属部门计入各部门成本费用并计算绩效考核交通费报销规定公司各部门配备的业务用车辆公司负担车辆的修理保养保险税费等车辆的用油原则上采用定额报销的办法报销标准为部门或人员油费报销上限董事长总经理实报实销服务站当月产值的第页共页展厅不含车展油费当月车辆销售台数元展厅外展油费实报实销行政部财务部核定标准元部门月董事长指定的其他人员按照指定标准执行总经理特别指派任务的油费不计入上述报销标准除此以外超过上述标准的油费报销于次月在车辆使用责任人的工资中据实扣除车辆使用责任人的确定展厅试乘试驾车展厅销售经理售后服务站施救车售后服务站站长行政部公务用车行政部部长财务部公务用车财务部部长其他用车责任人由总经理指定公司员工因办理公司业务造成公司车辆损坏的赔偿相应损失金额的公司员工因私人事务造成公司车辆损坏的按照损失全额赔偿赔偿的款项直接从当月工资中扣除金额重大经总经理董事长书面同意的可以按月在工资中陆续扣除公司车辆外出由各车辆使用责任人负责或指定人员进行登记车辆使用过程中的违章罚款等由车辆使用责任人自行承担因公外出办事本城范围内原则上应乘坐公交车经总经理同意的可以乘坐出租车本城范围外原则上应乘坐公共交通工具乘坐飞机的应事前经总经理或董事长书面同意禁止自行驾车外出办事总经理或董事长同意的除外事后凭合法票据据实报销第页共页因公出差费用报销及补贴规定公司各部门员工因公出差应事前书面报备行政部确定出差时间和地点出差过程中发生的交通费用按照本章交通费报销规定的规定报销出差过程中发生的住宿费报销标准为员工级别住宿费报销上限董事长总经理实报实销副总经理董事长助理元天部门经理总经理助理元天财务行政人员部门主管元天其他员工元天董事长指定的其他人员按照指定标准执行出差过程中发生的业务招待费按照本章业务招待费报销规定的规定报销出差过程中发生的伙食费采用定额补贴的方法予以补贴补贴标准为员工级别出差伙食费补贴标准董事长总经理实报实销副总经理董事长助理元天部门经理总经理助理元天财务行政人员部门主管元天第页共页其他员工元天公司员工参加指定培训规定了食宿标准的按照标准据实报销职工活动费报销规定各部门组织职工集体活动应事前书面申请经董事长总经理审批签字后方可执行未事先审批的一律不予报销各部门按照规定组织职工集体活动后以合法票据附签字后的申请单据实报销经董事长总经理签字同意的职工活动经费计入公司福利费用不计入各部门成本费用绩效考核佣金支付规定公司员工在经营业务活动中不得私自向对方索取有损公司利益的现金礼品回扣一经发现就地免职公司保留以法律手段追究相关责任人责任的权利公司往来单位及人员招待公司员工被招待人必须事前到公司行政部门报备未报备者一经发现给予当月应付工资总额的罚款公司需对外支付的货币佣金必须先由经办人填写申请单经部门负责人财务负责人总经理董事长审批签字后由出纳支付并及时入账公司需对外支付的非货币佣金由经办人填写申请经部门负责人财务负责人总经理董事长审批签字交由财务部存档后由财务部出具统一的非货币佣金支付证明第页共页公司员工未违反上述规定直接截留资金用于支付佣金的一经发现就地免职公司保留以法律手段追究相关责任人责任的权利公司在经营活动中支付的佣金一律纳入各部门成本费用并计算绩效考核其他费用报销规定财务部根据公司经营情况另行提出报销方案经总经理董事长审批后予以实施第八章印鉴管理制度为规范财务印章的管理加强风险防范保障公司合法权益实现印章管理的制度化和规范化特制定本制度财务印章指经过合法程序刻制的财务专用章法人代表章银行印鉴发票专用章刻有公司名称的收讫付讫业务章内部审核专用章等原有印章发生破损或公司名称变更等原因需要注销旧印章并刻制新印章的由财务负责人按刻章程序提出申请经终极权限人批准后刻章重新刻制的印章文字字体应有异于原印章以资区别原有印章发生遗失或被抢被盗时应采取书面形式向公司董事会报告同时刊登遗失公告并于公告声明生效时财务管理处依据上述程序申请财务印章的刻制注销和备案手续财务印章的使用范围财务印章应严格按照本制度的规定依据公司经营活动的实际需要经过审批权限人的批准结果使用不得滥用财务印章财务印鉴财务专用章法人代表章财务负责人章用于办理第页共页有关的银行业务如银行开户与销户背书银行票据银行贷款的借据单开办网上银行业务等范围内使用但银行对账单工资发放清单等确需加盖财务专用章的经济事项应通过公司印章使用审批流程方能使用发票专用章用于公司经营业务需要开据的发票财务专用章用于以收据收回员工各类的欠款关联公司往来款等刻有公司名称的收讫付讫章用于各类的收付款业务内部审核专用章用于内部审核流程财务鉴定业务财务印章的保管与使用管理规定财务印鉴实行分开保管的原则法人代表章由董事长指定人员保管财务负责人保管财务专用章其余印章的保管人员由财务负责人和总经理共同授权当财务印章保管人员因出差休假等情况临时离岗时应填写财务印章保管授权移交表由财务负责人和总经理共同指定临时印章含印鉴保管员在前一天提前做好临时性交接工作财务印章临时保管员在保管印章期间与财务印章保管人员负有同等责任财务印章保管员回到岗位后立即做好交接工作确因工作需要携带财务印章外出使用的应填写财务印章外出使用申请表经财务负责人审核批准后由部门的两名人员分别携带监督使用使用完后须及时将印章归还保管人印章外带期间严禁使用于审批范围之外的经济业务如发现违规行为则追究印章外带使用人的责任第页共页财务印鉴的使用必须按照印鉴使用权限由使用人在财务印章保管使用登记表上登记后方能使用银行预留印鉴至少包括财务专用章法人代表章出纳章银行预留印鉴卡由财务负责人专人保管第九章票据管理制度为规范公司单据管理防范财务风险根据公司经营状况和财务流程制定本制度本制度所指票据包括但不限于各类发票收款收据收款证明等财务负责人为公司票据管理直接责任人负责登记票据的领用核销存根联保管工作收据的领用财务负责人应设置票据领用登记表发放票据时必须登记领用日期数量起止号码等应由领用人签字出纳为收款收据和收款证明的唯一领用人负责领用票据的管理和开具工作各主办会计为各类发票的领用人负责领用发票的管理和开具工作票据领用人在领用新的票据前应到财务负责人处进行原领用票据的核销工作未办理核销之前不得领用新的票据票据的使用各种票据应当按照规定的要求顺序联次开具第页共页各种票据只能按照规定的范围进行使用不得转借转让跳号拆本使用不得开具空白票据未明确金额小写的票据票据填开错误时禁止涂改一律作废重开作废的单据必须联次齐全完整收据客户联回收规定因销售商品车开具的收款收据在开具机动车销售统一发票或增值税发票前由财务部门商品车销售会计负责回收单据不齐的财务部门有权拒绝开具发票因维修车辆开具的收款收据在开具维修发票前由财务部门售后会计负责回收单据不齐的财务部门有权拒绝开具发票因客户原因遗失单据的由客户本人填写遗失单据说明书主办会计根据经销售代表或售后接待部门负责人财务负责人签字后的单据遗失说明书办理财务手续第十章商品车交车流程商品车销售交车票据传递流程图第页共页商品车销售交车票据传递流程说明销售顾问持规范的销售合同和客户结算清单到收款出纳处办理交款手续收款出纳根据本月的销售政策审核合同后办理收款结算收款结算交付定金首付款车辆全款时必须由销售顾问开具四联收款收据必须在收据上注明清楚车架号由收款出纳进行审核并确认签字第一联存根第二联记账第三联收据加盖公司财务章第四联收银附在客户结算清单上收款结算交付评审费续保保证金时必须由销售顾问填写付款说明附在客户结算清单上和三联收款收据第一联存根第二联收据加盖公司财务章用于退还客户续保保证金的依据第三联记账客户结算清单所有款项结清后由销售顾问开具开票通单由销售顾问收款出纳销售经理客户确认并签字后到财务部办理开票手续第页共页商品车销售负责会计审核合同合同审核无误且收齐客户收据后在交车单的财务确认栏上加盖财务准予放车章并开具发票销售顾问开具发票后须将客户信息卡客户身份证复印件发票联复印件合格证复印件新车检查记录表保养手册黄联交车检验表交车单复印件车还须车辆登记证复印件交客服部交车单原件交财务部留存有节能补贴的还需提交客户与车辆上户名称一致的银行卡卡号和客户身份证在同一纸上的复印件销售顾问到商品车库房管理员处办理出库手续后到收款出纳处办理车辆放行手续收款出纳回收完整的销售合同结算清单收据收银联等单据后开具车辆放行条保安根据车辆放行条放车后回收车辆放行条汇总后月末将车辆放行条交财务计算提成退定金和多余车款客户交纳的定金除下列情形外一律不予退还被拒车展定车订购车辆缺货订购车辆质量问题总经理书面同意的其他情况退定金和多余车款时由销售顾问填写请款单经销售经理财务负责人总经理审核签字予以退款退款时付款出纳必须回收原签订的销售合同和由公司开具的收款收据第十一章维修车辆交车流程维修车辆票据传递流程图第页共页维修车辆票据传递流程说明售后接待根据客户需求填写车辆预检表并按照车辆非车辆的分类分别录入电脑系统车辆预检表必须经客户签字认可车辆按照通用的规定进行单据填开和材料出库非车辆由各维修工组根据前台接待开具的金蝶结算单一式四联存根联财务联领料联客户联领料联到备件库房领料出库维修工组将车辆维修完毕后统一将钥匙交至售后前台接待处收款出纳根据前台接待打印的结算单收款无收款的按照下列规定办理后开具维修车辆放行条放行条内容必须注明车主姓名和维修结算单号第页共页的结算单应注明结算方式小修大修常规保养免费首保三包索赔事故现金事故代赔小修大修常规保养事故现金由收款出纳收款后将结算单据结算单据包括但不限于结算单的财务联维修工单财务联维修发料单财务联交与主办会计核算免费首保三包索赔的结算单据由售后前台统一整理后于每日下班前上交财务进行核算免费首保三包索赔方式结算的单据须经索赔员签字否则财务不予受理事故代培方式结算的结算单据必须附有保险公司定损单由售后前台统一整理后于每日下班前上交财务进行核算否则财务不予受理非的结算单应注明结算方式小修大修常规保养事故现金事故代赔应收挂账小修大修常规保养事故现金由收款出纳收款后将结算单据交与主办会计核算事故代培方式结算的结算单据必须附有保险公司定损单由售后前台统一整理后于每日下班前上交财务进行核算否则财务不予受理零星应收挂账方式结算的单据必须按照第四章财务审批权限的规定办理签字手续后交由出纳开具出门条未经审批的零星应收挂账方式的结算单据出纳有权拒绝开具出门条对于长期合作单位应收挂账方式结算的单据可由服务站站第页共页长提出申请经总经理和董事长签字后的申请表报备财务部门后可以不针对每单进行签字审核出纳可直接开具出门条服务站的维修服务收费原则上按照定价销售不予折让特殊情况的由服务站站长提出申请经总经理审核折让金额超过的须经董事长审核签字并报备财务后可允许折让未经审批私自折让的财务部门除向直接责任人追收折让金额外再对直接责任人处以违纪金额两倍的罚款维修站站长处以元次的罚款收款出纳结算手续办理完毕后开具车辆放行条给车主保安人员回收放行条后放行维修车辆保安人员回收的车辆放行条汇总后月末上交财务计算提成预收维修款的由收款出纳开具三联收款收据客户联交客户记账联交会计核算待维修结算时差额多退少补并收回客户联第十二章招标管理制度为规范公司物料采购和服务外包降低成本费用遵循公开公平公正的市场原则制定本制度适用范围工程修建项目全年累计采购金额超过壹万元的项目全年累计支付服务费用超过五千元的项目其他总经理或董事长认为应该招标的项目招标方式和权限由各使用部门负责人书面提出采购计划及外包服务计划计划中明确各项目要求由采购专员或行政部负责组织竞标单位及相关资料报送使用部第页共页门财务部总经办董事办由采购专员或行政部负责人使用部门负责人财务部负责人总经理负责选择中标单位书面上报董事长批准经董事长批准的中标单位必须和公司签订书面合作合同需中标单位交纳保证金的应到财务部门交纳保证金报备财务部门财务部门根据合同规定条款安排付款第十三章附则公司及所属各单位的财务管理工作要严格按照本办法执行若有违反一经发现公司有权追究和查处相关负责部门负责人和直接责任人的违规责任本办法由总经理负责解释根据公司经营发展情况财务部可提出本办法的修订草案报经公司总经理董事长批准后可修订本办法本办法自发布之日起实施汽车销售服务有限公司财务部年月日