某市房地产开发公司档案管理制度设计组织方案.doc

版次房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的为了加强公司档案管理维护档案的完整性统一性和安全性有效地为公司的决策发展及各项工作的需要提供信息特制定本制度第二章公司文件材料归档管理第二条公司在筹备成立经营管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围综合类主要包括政府企业行政管理部门在工作中形成的文件材料房产档案主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸合同证件等文件材料工程档案主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸函件联络单招投标文件合同等文件材料经营档案主要包括物资采购房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档归档的文件材料包括纸质照胶片录像录音带等各种载体形式第三条文件材料的归档要求公司各部门负责归档文件材料的收集和整理并定期交档案室集中管理任何人不得拒绝归档归档文件材料必须齐全完整准确归档文件材料必须准确地反映企业生产科研基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌归档文件材料必须层次分明符合其形成规律保持同一案卷内文件材料的有机联系归档的文件材料主要包括纸质光盘磁带照片及底片胶片实物等各种载体形式归档的文件材料必须为正本本公司编制的文件应附发文稿纸归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版归档的具有永久长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存非纸质文件材料应与其文字说明一并归档外文或少数民族文字材料若有汉译文的应与汉译文一并归档无译文的要译出标题后归档为便于保管和利用归档的文件材料用的纸张必须优良纸面清洁书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水禁用圆珠笔铅笔红墨水纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料书写工整图像字迹清晰第四条归档时间公司综合部和财务部按年度归档应在次年四月底前归档工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸与相关业务单位的往来信函和部门周会议记录归档合同应在签订完成三日内归档涉及招投标程序的招投标文件应与合同一起归档销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月内归档物资采购应在采购供应合同订立后天内归档第五条凡由公司与其他单位协作合资完成的项目公司必须保存一整套档案第六条送交材料的部门要填写移交档案材料登记表一式两份接交双方签字履行交接手续任何部门与个人不得以任何理由积压滞留应归档的材料第七条归档文件留存因涉及合同履行经办部门自留合同复印件一份合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份与政府企业业务单位之间的函件联系单等由经办部门视情况自留复印件第七条档案保管期限保管期限分为永久长期短期永久凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌对公司有长远利用价值的档案列为永久保管保管期限为年以上长期凡是反映公司的一般工作活动在较长时间内对公司有查考利用价值的档案列为长期保管保管期限为至年短期凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案列为短期保管第八条档案管理档案室应制订科学合理的档案分类方案对档案进行分类编号排架档案室应对全年档案的收进和移出案卷数量档案的利用等情况进行统计档案室对保管期限己满的档案应造册报总经理室批准后予以销毁未经批准不得销毁任何档案档案室对己破损和字迹褪色的档案应及时修复和复制档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查遇有特殊情况应立即向董事会及总经理室报告及时处理第九条档案的利用与开放公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用公司工作人员借出查阅复印业务范围内的档案室资料需经本部门负责人签字批准借出查阅复印非业务范围内的档案资料需经总经理签字批准其他单位或个人需查阅档案时应持介绍信并报请总经理批准方可接洽借出查阅复印只限于批准范围内的档案材料不得随意扩大查借阅和复印范围对重要的珍贵的档案和资料一般不提供原件如特殊需要须经总经理批准第十条档案室档案管理员岗位职责根据部门领导的安排积极主动地开展工作努力完成好各项工作任务和岗位职责负责收集整理分类鉴定保管统计全公司各类档案资料对接收入库的各类档案进行分类整理编制检索工具为公司的各项工作提供优质服务贯彻执行国家关于保守机密的规定维护涉密档案的安全维护公司机密不得利用职权擅自扩大档案室利用范围非经批准不得擅自借阅和销毁档案材料做好八防工作严格遵守档案的保管保护制度确保各类档案材料的完整安全努力提高档案的使用寿命努力钻研各类档案的业务知识和业务技能熟悉库藏了解库藏每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计积极参加档案局举办的学习培训档案管理员在工作变动时应严格履行档案移交手续第十一条对于违反中华人民共和国档案法的行为由公司对直接责任人员给予处理第十二条档案室查借阅制度凡本公司各部门因工作需要可以查借阅有关档案查借阅档案者一律履行查借阅手续并限于所申请查借阅的范围完毕后应立即归还并当面点清注销查借一般档案由本部门负责人批准查阅非本业务范围的档案或重要机密文件需经总经理批准后方可查借阅机密档案不办理外借手续不得复制不得随意抄录如有特殊需要限抄有关部分但用完须按有关保密制度和规定处理对重要的珍贵的档案室和资料一般不提供原件使用如有特殊需要须经总经理批准并办理登记手续限期归还借出时间最长不超过一个月查借阅档案时必须爱护档案资料不得私自在文件上作任何标记或涂改不得损毁和抽走案卷的张页不得擅自转借他人对非机密文件外单位或个人因工作需要复制时应持介绍信注明阅档内容范围用途并报请总经理批准后方可复制第十三条保密制度不该说的机密绝对不说不该知道的机密绝对不记不该看的机密绝对不看不得向无关人员透露档案室陈设和保密情况不得在公共场所家庭及子女亲友面前谈论公司机密不得在私人通信中涉及公司机密事项不得随身携带机密文件不得私自处理无保存价值的文件材料档案室接收档案应及时入库装柜不得随意堆放他处销毁档案材料时必须造具清报领导批准销毁时应由董事会或总经理室委派两名以上工作人员监毁并在清册上签名一年内结合节假日进行几次保密检查发现问题及时解决对保密有功者给予表扬或奖励对违反保密规定者应根据国家保密法令视情节轻重给予批评或处分第十四条保管制度公司除财务档案和人事档案外的所有档案由档案室统一保管任何部门或个人不得占为己有非档案室工作人员未经允许不得随意进入档案室每年定期接受各部门各项目工程应归档的档案工作人员要加强责任心对档案的收集借出利用销毁情况及时进行登记调阅后的档案当即检查归还原位档案室的全部档案按分类大纲整理排列编目上架保证档案的绝对安全注意维护档案室内的清洁卫生禁止吸烟严禁易燃易爆物品及其他杂物做好防火防盗防虫防有害气体防光防高温防潮防霉等工作门窗箱柜的钥匙要妥善保管随时注意关闭上锁第三章附则第十五条综合管理部为档案室的管理部门第十六条本制度由公司综合管理部负责解释第十七条本制度自发布之日起实施附表一各类文件保存期限一览表附表二移交档案材料登记表附表一序号文件类型保存期限备注通知名单议程报告领导人讲话大会发言提案选举结果讨论通过的文件决议纪要公报主席团会议记录简报重要的照片录音像带等文件永久贺信贺电讨论未通过的文件长期小组会议记录参考文件会议服务机构的计划总结等文件材料短期公报决议决定记录纪要领导人讲话讨论通过的文件材料永久讨论未通过的文件材料等短期主要文件材料长期其它文件材料短期直属上级企业颁发的属本企业主管业务的和非直属上级企业颁发的针对本企业主管业务并要执行的重要的文件材料永久直属上级企业颁发的属本企业主管业务并要执行的一般文件材料长期其它需要执行的文件材料短期党和国家领导人上级企业视察检查本地区本企业工作时形成的题词讲话声像等重要文件材料永久本企业党组包括实行党委制的党委和行政办公会的记录纪要讨论通过的文件永久通知名单日程报告讲话决议决定纪要重要的声像材料永久典型材料代表发言简报长期小组会议记录参考材料短期纪要通知总结讲话报告重要的声像材料长期典型材料代表发言简报短期方针政策法规性的重要业务问题的永久一般业务问题的长期事务性有参考价值的短期重要的法规性的长期序号文件类型保存期限备注其它的短期综合成果专题成果方案总结报告永久原始记录长期重要的永久一般的短期方针政策性的重要问题的永久一般事务性问题的短期主要职能活动年度和年度以上的重要专题的永久半年的季度的一般专题的长期年度和年度以上的永久季度的月份的短期汇总的年度和年度以上的专题的永久季度月份的短期本企业机构设置撤并名称更改组织简则工作条例人员编制启用印信交件材料永久本企业领导人本企业对直属单位领导人任免的文件材料永久本企业内部机构负责人的任免材料长期省级以上的永久地县级以下的长期影响大问题严重的永久影响问题一般的长期本企业中党团工会的基层组织形成的工作报告总结会议文件和团员名册等文件材料长期本企业组织沿革大事记永久本企业及本企业批准的有关区域变化和解决边界纠纷征用土地的文件材料永久本企业财产物资档案等的交接凭证长期本企业编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久有历史意义和长远利用价值的永久序号文件类型保存期限备注重要的长期一般的短期重大活动的主要文件永久一般活动的审批手续考察报告长期其它文件材料短期企业之间协商工作的往来文件材料短期同级企业和非隶属企业制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料短期有省以上领导人重要批示和处理结果的永久有上级企业或本企业领导人重要批示和处理结果的长期其它有重要处理结果的短期没有处理结果的短期年度和年度以上的总结统计报表重大问题的专题报告长期年度以下的总结一般专题的报告和备案的短期附表二会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类原始凭证年记帐凭证年汇总凭证年二会计帐簿类总帐年包括日记总帐明细帐年日记帐年现金和银行存款日记账保管年固定资产卡片固定资产投资清理后保管年辅助帐簿年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告月季度财务报告年包括文字分析年度财务报告决算永久包括文字分析四其他类会计移交清册年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久银行余额调节表年银行对帐单年附表三财政总预算行政单位事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总算行政单位事业单位税收会计一会计凭证类国家金库编送的各种报表及进库退库凭证年年各收入企业编送的报表年行政单位和事业单位的各种会计凭证年包括原始凭证记账凭证和传票汇总表各种完税凭证和缴退库凭证年缴款书存根联在销号后保管年财政总预算拨款凭证及其他会计凭证年包括拨款凭证和其他会计凭证农牧业税结算凭证年二会计账簿类日记账年总账年年年税收日记账总账和税收票证分类出纳账年明细分类分户账或登记簿年年现金出纳账银行存款账年年行政单位和事业单位固定资产明细账卡片行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管年三财务报告类财政总预算永久行政单位和事业单位决算年永久税收年报决算年永久国家金库年报决算年基本建设拨贷款年报决算年财政总预算会计旬报年所属单位报送的保管年财政总预算会计月季度报表年所属单位报送的保管年行政单位和事业单位会计月季度报表年所属单位报送的保管年税收会计报表包括票证根数年电报保管年所属税务企业报送的保管年四其他类会计移交清册年年年会计档案保管清册永久永久永久会计档案销毁清册永久永久永久