文书管理制度

文书管理制度 一、收文管理 1、答收: 上级领导部门以及外单位发来的公文、电文、函件、信 件等，均由办公室文秘人员签收、启拆，其他人员不得启拆。 2、登记: 签收拆封后，应分类记入“收文登记短”，将收文日期、 来文单位、字号、文件标题、份数等按收入顺序逐项登记，并及时填贴 “文件阅办单"。个人带回的公文、资料、书籍、会议材料等，也应交 由办公室登记。 3、拟办: 风正式文件均需办公室负责人根据文件内容和性质签署 拟办意见后，送公司领导签批。带有密级的文件和紧急的文件，应迅速 登记签署拟办意见后，送公司领导签批，即到即办。 4、签批; 根据拟办意见，办公室文秘人员将文件传送相关领导及 总经理答批。 5、分送: 按照领导签批的意见，分送阅知部门或承办部门。为加 速文件运转时效，应在领导签批后的当天或第二天〈特殊情况例外) 将 文件送阅知和承办部门。 6、传阅; 各级领导阅批文件应仔细、认真，阅毕应签上姓名，并 注明日期; 需要签署意见的，要明确、具体。文件传阅应做到准确、及 时、避免漏传、误传。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得 将有密级的文件带回家、和宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅 看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 7、承办: 公司领导签批需要办理的文件，办公室应按领导签批的 意见，迅速交给相关部门承办,各相关部门收到文件后按照领导签批意 见和期限及时办理。承办部门要确定专人登记、保管，不得将文件压放 分散; 如需备用，征得办公室负责人同意后，了予以复印和摘抄，原件应 及时归还办公室存档。 8、督办: 办公室要对文件流转处理情况进行跟踪督办，承办部门 或人员办理结束后，及时填写办理结果转回办公室，由办公室将文件收 回保管，将办理结果备案，并向签批领导反馈。 9、注结: 文件办理完毕，应在“收文登记薄”或“文件阅办单”  上注结，注明办理日期，并简要注明办理结果。 二、发文管理 1、拟稿: 公司全局性的文件，由办公室人员负责拟稿; 日常业务 和事务性文件,由涉及到的各职能部门负责拟稿; 其他特殊性要求的文 件，由公司领导指定拟稿人。 2、核稿; 起章部门负责人要对起章的文件内容、有关政策、数字、 附件等认真核对修改，审核签字后送办公室; 办公室负责人负责核稿， 对文稿的内容、文字、观点、体式等进行全面审核把关，确定分发或报 送份数。 3、签发: 起草的文稿经核稿后，由办公室报送总经理签发。 4、登记: 总经理签发后，由办公室负责对所发的文件进行登记、 编写发文号、设计版面格式等。 5、印制: 文件要严格按照规定格式打印，文件打印样稿由拟稿人 或拟稿部门指定人员校对，校对完毕签名负责，确保准确无误。核对无 误的文件打印好后，按规定的要求装订。 6、用印: 对打印好的文件，由办公室加盖印章，用印要端正、清 晰、位置正确。 7了、发文; 涉及公司全局性工作或公司内普遍性发文的，由办公室 统一发送; 非全局性、非普站性文件由拟稿部门负责发送。建立发文登 记每，履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。 8、存档: 在发文流程办理结束后，办公室应按照文书档案的归档 要求，对所发文件进行存档〈应交含底稿、正文两份，及有关电子档， 并定期将电子档备份到专门的硬盘