文书管理制度

文书管理制度 （2008年修订稿） 总则 第一条 为做好公司日常文书处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制定本规定。 第二条 总裁办是公司文书的综合管理部门，各子公司视实际情况指定自己的文书综合管理部门负责文书管理工作。文书综合管理部门负责文书的登记、编码、分发与归档。各部门在文书综合管理部门指导下负责本部门文书的起草、运用和保管。 第三条 文书处理必须做到及时、准确、安全。文件由文书综合管理部门统一收发、登记、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第四条 本制度适用于中裕能源总部、事业部及各子公司。 文书种类 第五条 公司常用文书的种类及格式。 文书，亦称文件，是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。根据应用范围的不同，可分为通用文书和专用文书两大类。 一、通用文书的种类及格式 通用文书是各类企事业单位共同使用的书面文字材料，具有固定的格式，且达到了高度的规范化程度。根据性质的不同一般包括事务文书和管理文书两大类。 事务文书多针对具体事项发生，一般包括几下几类：（见附件2） 请示 适用范围：向上级部门请求指示、答复、审核和批准，一般为事先行文。 格式内容： 1.标题：多由“请示部门+请示事由+文种”或“请示事由+文种”组成。 2.主送部门：即该请示报批的部门。一般只写一个主送部门，如有两个主管部门，应根据请示的目的和内容选准一个作为主送部门，另一个抄送。 3.正文：多由请示缘由（请示什么和为什么请示）、请示事项（处理某件事的具体措施）和结语（特此请示，请批示或妥否，请批示）组成。 4.落款：写明发文部门和成文时间。如果标题中有发文部门，落款时可以不写，但必须加盖印章。成文时间须使用汉字。 （二）报告 适用范围：向上级部门汇报工作，反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问，一般为事后行文。 格式内容： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。2.主送部门：报告汇报事项的主管部门，一般是一个。 3.正文：多由报告缘由（或目的）、报告事项（基本情况、主要经验体会、存在问题和今后意见）和结语（特此报告）组成。 4.签署：包括发文部门和成文日期。 （三）批复 适用范围：答复下级部门的请示事项。 格式内容： 1.标题：由“批复部门+事由+文种”或“批复部门+批复意见+事由+受文部门+文种”组成。 2.主送部门：提出审批请求的下级部门。如标题中有受文部门的，可不写。 3.正文：由批复依据（批复所针对的请示事项）、批复内容（对请示事项给予明确答复或具体指示）和结语（特此批复等，如开头已有批复如下则可省略）组成。 4.落款：发送部门和成文时间。 （四）通知 适用范围：传达上级部门指示、批转子公司的文件、转发上级部门和不相隶属部门的文件、转发公司领导讲话、人事任免、发布要求总部及子公司共同执行或需要周知的事项。 格式内容： 1.标题：由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。 2.主送部门：可有多个主送部门，根据级别不同确定各部门的书写次序。 3.正文：由通知缘由、通知事项、执行要求组成。 4.落款：发文部门和成文时间。 （五）通报 适用范围：表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。 格式内容： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”、“事由+文种”或“发文部门+文种”组成。 2.主送部门：通报中含有要求下级部门贯彻执行事项的，文前要写明主送部门，否则可不写。 3.正文：由引言（概括通报的内容、性质、作用和要求）、事实（通报的先进事迹或错误事实）、评析处理（对事实进行分析并做出相应处理）和号召、要求组成。 4.落款：发文部门和成文时间。 （六）决定 适用范围：对公司重要事项或重大行为做出安排，奖惩有关部门或个人，变更或撤销下级不适当的决定事项。 格式内容： 1.标题：由“发文部门+事由+文种”组成。 2.主送部门：可有一个或多个，多个主送部门并置时按级别不同决定书写次序。 3.正文：多由决定依据、决定事项和结余三部分组成。 4.落款：发文部门和日期。 （七）意见 适用范围：对公司有关问题提出见解或处理办法。 格式内容： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。 2.主送部门：上送或下发的意见要写明主送部门，涉及面广的可不写。 3.正文：多由发文缘由和意见条文两部分组成，有时也会有执行要求作为结尾。 4.落款：发文部门和成文时间。 （八）函 适用范围：平行部门或不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；与公司外界单位联系工作又不便使用其他文种的都可使用。 内容格式： 1.标题：多由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。 2.主送部门：原则上只有一个主送部门，复函的主送部门即来函部门。 3.正文：多由背景介绍，商洽、询问、答复的事项和问题，希望和要求三部分组成。 4.落款：发文部门和成文时间。 （九）会议纪要 适用范围：用于记载和传达公司有关会议精神和决定，成稿须经与会人员签字或盖章确认，生效时间及方式由总部、事业部及各子公司根据自身实际情况在议事规则中做出规定。 内容格式： 1.标题:多由“会议名称+文种”或“召开会议的部门+内容+文种”组成。 2.导言：包括会议时间、地点、参加人员和主题等。 3.正文：会议内容及决议。 4.落款：会议召开部门署名和日期，现多省略。 （十）备注 通用文书一般都有文头，即在文件上方的显要处，用红字印上“××××（公司）文件”字样，其下居中印上公文编号和签发人，下边用一条红线隔开。有文头的文件称为“红头文件”，没有文头的文件称为“白头文件”。 我公司“红头文件”的制发由文书综合管理部门统一受理。对须以公司名义制发的文件，发文部门应在拟稿后交由文书综合管理部门统一套用红头格式，并按相关规定进行编号、用印、存档和送达。 适用范围：须以公司名义发布，涉及整个系统的运作、管理或有必要使系统内各职能部门周知的事项。 格式内容：红头文件一般包括发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、部门印章、发文时间、主题词、报送单位、公文编号、机密等级和缓急程度等十多个项目，除附件、机密等级和缓急程度外，其余各项都是不可缺少的。 “白头文件”的制发由主办部门负责，主办部门可在职务范围内根据相关规定进行稿件的拟订、用印、存档和送达，也可在文书综合管理部门的协助下完成上述流程的运作。 适用范围：以部门名义发布，涉及系统内相关职能部门间的业务沟通与指导、情况通报与传达等事项。 格式内容：一般包括标题、编号、主送部门、正文、附件、部门印章和成文时间等要素。 管理文书也可叫做行政规章制度文书，是企业进行管理运作不可缺少的工具和手段，一般包括以下几类： （一）章程 适用范围：用以规定业务性质、活动制度和行为规范，使用范围有限。 格式内容：一般由标题、题注（通过时间、会议）和正文组成，正文多以总则、分则、附则形式构架。 （二）条例 适用范围：对公司的组织、职权、活动、成员行为或某一重大事项的办理做出比较全面、系统、原则的规定。 格式内容：一般由标题、题注和正文组成。正文可用总则、分则、附则形式架构，也可用条目形式架构。 （三）规定 适用范围：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 格式内容：一般有标题、发文时间和正文组成。正文多以条目架构。 （四）办法 适用范围：对某些具体事务、单一事项进行处理、加以解决。 格式内容：一般由标题、发文部门及时间、正文组成。正文可采用总则、分则、附则的架构方式，也可采用条目架构。 （五）规则 适用范围：就某些具体事项给予统一的要求和规格，拿出管理的章法和程序。 格式内容：一般由标题、发文部门及时间、正文组成。正文多采用总则、分则、附则的架构方式。 （六）制度 适用范围：要求有关人员共同遵守，并按一定程序办理的事情，使用范围很广。 格式内容：一般由标题、发文部门及时间、正文组成。正文可用总则、分则、附则的架构方式，也可采用条目架构。 （七）守则 适用范围：根据上级有关指示精神和实际工作需要制定，要求所属成员严格遵守的行为准则。 格式内容：一般由标题、发文部门及时间、正文组成。正文多用条目架构。 （八）解释 适用范围：根据公司或部门业务开展实际，对相关制度、规定或其具体条款等进行注解，以提高其执行性和操作性。 格式内容：一般由标题、发文部门及时间、正文组成。正文多用条目架构。 （九）备注 管理文书应具有严肃性和相对稳定性，一但制定并发布即具有法规性、规范性和约束力，故在管理文书的制发过程中，除内容、格式要严格遵守国家及公司相关规定之外，在印制过程中也应有统一的规格。 公司级别管理文书的制发由文书综合管理部门统一受理，发文部门拟成稿件后交由文书综合管理部门统一套用格式。（附件4） 二、 专用文书的种类及格式 专用文书是各企事业单位在通用文书之外，适应本单位事务处理情况而使用的各种载体的文字、图表等记录材料。我公司专用文书有以下几种：（见附件3） （一）发文登记表 适用范围：送达红头文件时由收文部门或个人签收。 内容格式：见附件3.1 （二）发文稿纸 适用范围：制发红头文件时由主办部门按要求进行填写。 内容格式：见附件3.2 （三）文书传阅/会签单 适用范围：附上需领导知晓或做出批示的文件呈领导审阅会签。 内容格式：见附件3.3 （四）文书处理/回复单 适用范围：各部门对下属公司请示报批事项进行回复。 内容格式：见附件3.4、3.5 （五）平行部门工作联系单 适用范围：平行部门间就需协同处理的事项进行沟通。 内容格式：见附件3.6 （六）垂直部门工作联系单 适用范围：垂直部门间联系业务、开展工作。 内容格式：见附件3.7 （七）合同审批表 适用范围：对公司（总部及子公司）合同进行审批。 内容格式：见附件3.8 （八）收文登记表 适用范围：登记系统外政府机构或行业协会等有关部门来文。 内容格式：见附件3.9 第三章 行文规则 第五条 按隶属关系和职责范围行文的规则。下级部门可向直属部门报告工作、提出请示，上级部门对请示事项应及时予以研究答复。行文内容应是各部门职责范围内的事项。 第六条 联合行文的规则。涉及公司其他部门业务权限的问题，主办部门应主动与相关部门进行协商并会签。若协商后仍有不同意见，应报分管领导直至公司领导裁定。不同意见未协商一致，又未经公司领导裁定的文件，一律不得上报、下发。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。 第七条 一般情况下不越级行文的规则。除上级部门负责人直接交办的事项外，一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的部门。 第八条 以公司名义行文须由文书综合管理部门统一处理的规则。以公司名义制发的文件须在发文部门拟稿后，交由文书综合管理部门统一编号、用印、归档、送达。 第四章 文书办理 第九条 发文办理。不同文件的适用范围和重要程度都有区别，因而在具体的文书办理过程中也应根据实际情况便宜行事。 一、事务文书的发文办理 “红头文件”的发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、分发等程序。（见附件1） （一）起草 1.文件的起草由主办部门负责，拟订后需详细填写“发文稿纸”（包括拟稿人、核稿人、签发人、主送部门、抄送部门、打印份数、附件等），送文书综合管理部门审核。 2.起草文件应符合有关政策法规规定，准确体现发文意图，文字精练，用语准确；文种、格式使用正确，符合行文规则。 3.引用文件应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。 4.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 5.结构层次序号：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 6.文件中的数字，除成文时间，部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。 7.文件必须使用统一的文件稿纸，拟稿、修改、签发应使用电脑打印或黑色（蓝色）钢笔、签字笔书写。 8.文件拟好后，对文件的有关内容需向公司领导说明时，应另外附文写明，以便公司领导审批签发。 （二）会签 如文件内容涉及公司其他部门职责范围，发文部门应在送文书综合管理部门检稿前先送相关部门会签，会签部门须给出明确意见。 （三）审核 1.文件一律实行先核后签的原则。文稿在领导审批签发前，应由主办部门负责人和文书综合管理部门进行审核。 2.文书综合管理部门审核时要严格把关，对不妥之处进行修改。如需做较大修改的文稿，应退回原拟稿部门修改；业经公司领导签发的文件，如要修改，需经得原签发领导的同意。 （四）签发 1.以公司名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以公司名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 2.公司领导对未经文书综合管理部门审核的文稿可不阅批，退回按程序报批。 （五）打印、校对 系统内部传发文件印制格式适用下述标准： 1.打印要求。文件印件页面要美观大方，符合文件格式要求。 2.印制格式。 “发文机关标识”用红色小标宋体字居中排列在上边缘至版心上边缘25mm处，一般应小于22mm×25mm(高×宽)；“发文字号”及“签发人”用3号红色仿宋字体平行排列在“发文机关标识”下空两行处，签发人姓名用3号楷体，其下4mm处用与版心等宽（156mm）的红色反线同文件标题隔开；“文件标题”用2号或小2号黑色小标宋体字居中排列在红色反线下空2行处；“主送部门”用3号仿宋字体居左排列在公文标题下空1行处；正文用3号或4号仿宋字体，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不能回行）；“附件”字号与正文同，居左空2字排列在正文下空1行处，如有序号使用阿拉伯码，附件名称后不加标点，附件内容用4号或小4号仿宋体（标题3号宋体字）追加在红头文件之后，每页22行，每行28字；成文日期以负责人签发的日期为准，用3号仿宋体字居右空4字排列在正文下空2行处；“主题词”三字以3号黑体居左顶格排列在成文日期下空1行处，其后词目用3号仿宋体，词目间空2字；“抄报