公文管理

公文管理 1、总则 1.1 目的: 为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。 1.2 定义: 公文是指部门、分支机构〈办事处)》正式发布的令、决定、通知、通报、公 告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件. 1.3 管理部门: 人力资源部负责公司公文的管理。 1.4适用范围: 本规定适用于全公司。 2、公文种类 2. 1 公司的公文按用途划分为十类: 2.1.1令 适用于总经理让接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。 2.1.2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者 搬销下级单位不适当的决定等事项。 2.1.3 通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要求下级单 位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。 2.1.4通报 适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。 2.1.5批复 适用于答复下级单位请示事项。 2.1.6意见 适用于对重要问题提出建议和处理办法。 2.1.7 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问- 2.1.8 请示 适用于向上级单位请求指示、批准- 2. 1.9 会议纪要 适用于记录、传达会议情况和议定事项。 2.1.10函 适用于平级单位或无未属关系的单位之间商治或联系工作、询问和答复问题。 2. 2 公文按层级划分为三层: 2. 2. 1 公司级公文 公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、 公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发。 2. 2.2 部门级公文 部门级公文是指各中心/部门业务范畴的公文，由中心主任或独立部门经理签发- 2. 2. 3 分支机构〈办事处) 级公文  分支机构〔办事处) 级公文是指分支机构发布的日常公文，由分支机构负责人签发。 3、公文格式 3. 1 公文一般由发文单位标识: 发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、 主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分- 3.1. 1 紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急"“急件” 3. 1. 2 发文单位标识应当使用发文单位全称，联合行文，主办单位排列在后。 3.1.3 发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。 联合行文，只标明主办单位发 文字号。 3. 1. 4 公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 3. 1. 5 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。 3.1.6公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 3.1.7 签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文 以最后签发单位负责人的签发日期为准。 3. 1.8 公文如有附注(需要说明的其他事项) ，应当加括号标注。 3. 1. 9 公文应当标注主题词- 3. 1. 10 抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规 范化简称、统称。 3.1.11 文字从左至右横排书写- 3. 2 编号规则 3. 3 字型、字体与间丰标准 3. 3. 1 大标题; 黑体二号加粗 3. 3. 2 小标题: 黑体三号加粗 3. 3. 3 文档号;宋体四号 3.3.4正 文: 宋体四号、小四号或五号 3. 3.5 主题词: 黑体四号加粗 3.3.6抄 送: 宋体小四号 3.3.7 页 码; 宋体五号 3. 3.8 行间距: 单倍行距 3. 3.9 字间距: 标准 3.4 公文用纸 一般采用国际标准 Ad 型(210mmx297mm) ，左便装订，公文页面上间曝为 20mm，下间距为 15mm，左右问距均为 25mm。 3.5落款形式 发文单位室二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用项划线作签字位置，发文 单位名称与签发人职务、姓名之间相互对称。签发人职务、姓名下空一行标注发文年、月、 日。 3.6文收尾  包括主题词、抄送、页码三部分。 3. 6. 1 主题词 3. 6. 1. 1 为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词 两部分组成。 3. 6. 1.2 标引方法 3. 6.1. 2. 1 一份文件的标引，除类别词外最多不超过 5 个主题词。主题词标在文件的抄 送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格，- 3. 6.1. 2. 2 标引顺序是先标类别词，再标类届词。在标类局词时，先标反映文件内容的 词，最后标反映文件形式的词。 3. 6.1. 2. 3 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引， 再对第二个主题内容进行标引。 3. 6.1. 2. 4 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 3. 6. 2 抄送单位，整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条位 于页面上的最后一行。 3. 6. 3 页码: 位于公文纸正面页脚正中的位置，用阿拉伯数字标识:“第X页 共X页 。 4、公文行文规则 4工行文应当确有必要，注重效用- 4 2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 和 2.1 属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般不得越 级请示和报告- 4.2. 2 属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属部 门、分支机构〈办事处) 负责人签批或授权不得向外单位发文。 4. 3 “请示”应当一文一事; 一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄 送形式。“报告”不得夹带请示事项。 4和4草拟公文应注意以下事项: 4. 4. 1 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行 并加以说明。 4 4.2 情况详实，观点明确，表达准确，结构严谭，条理清晰，用词规范，篇幅力求简 短。 二4.3 公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。 4.4.4 人人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外 文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。 4.4.5 结构层次序数，第一层为“一、，第二层为“(一) "，第三层为“1. "，第四层为 “0D 4.4. 6 要求使用国家法定计基单位。 4.4.7 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其 缩写形式，应当在第一次出现时注明中文