公司员工外出管理制度.docx

公司员工外出管理制度 一、目的 为了进一步规范员工外出流程及报销，加强差旅费及有关费用的控制和管理，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司全体员工。 三、外出定义 1、员工外出分为外勤和出差二种。 2、因公出差，于本市或本地区范围内，当天往返的，视为外勤。 3、因公出差，不能当天往返，且发生住宿的，视为出差。 四、审批程序、权限和流程 1、员工因工作需要出差时，填写《出差申请单》。并交由厂长审批，总工批准。 2、研发部人员因工作需要出差时，填写《出差申请单》，由总工审批，并报请总经理批准。 3、项目组人员因工作需要出差时，填写《出差申请单》，报请总经理批准。 4、公司总部人员因工作需要出差时，须填写《出差申请单》，由人事部审批，报总经理批准。 5、员工出差国外一律由总经理批准。 6、各部门将填写好《出差申请单》交由前台处，前台确定签批完整后，扫描电邮至相关人员，并在第一时间通知到出纳及人事行政部。 7、出纳收到《出差申请单》，根据出差日期及出差人员级别购买火车票或飞机票。若火车售票系统内车票不足或无票情况下，需要更换出差日期，应在第一时间通知到相关部门负责人。 8、员工外出时，必须严格按照上述流程操作。因特殊情况未能履行出差审批手续的，可由部门负责人或相关人员代为填写或出差后补办。否则，视为旷工。 五、外出人员管理原则 1、出差人员必须采用高效、经济、安全、便捷的交通工具、路线和时间出行，反对浪费行为，提倡节约。 2、外出人员公干时，应随时保持热情、礼貌、友好，自觉维护公司形象。 六、差旅费构成 1、长途交通费：飞机、火车、轮船、高铁、长途大巴产生的费用。 2、市内交通费：公交、地铁、出租车产生的费用。 3、住宿费：异地出差因过夜住宿产生的费用。 4、餐费补贴：按地区标准和职务，限额计发补贴。 5、通讯费用：因工作需要电话沟通产生的费用。 6、其它费用：传真、复印、邮寄等公共费用。 七、具体规定如下： 1、外勤人员外出时，须在《外勤人员登记表》上登记签字即可。外勤人员报销：公司这边只报车费，工厂除了报车费，另外报销餐费和住宿费。但是没有出差补贴。外勤写外出单，出差写出差单。餐费按15元/餐补贴中/晚餐。 2、出差人员选择交通工具一般以火车/长途大巴为主，火车行驶6小时以内，乘坐硬座；6小时以上为硬卧。管理级人员或研发部人员可乘坐高铁/飞机出行。特殊情况下，出差人员选择飞机出行，必须由总经理批准后方可执行。出纳也可综合市场票价，择优选择交通工具。 3、普通员工一线城市餐费补贴50元/天，二三线城市餐费补贴40元/天；主管级以上人员一线城市餐费补贴70元/天，二三线城市餐费补贴60元/天。 4、部门负责人可根据出差具体情况（如工作量、工作环境等），为外出人员申请出差补贴，补贴标准为15-20元/天。 5、因工作需要产生的通讯费，出差负责人每月可享受100元/月补贴，特殊情况，可酌情增加报销费用。出差人员出差时间不足一个月情况下，也可按此标准执行。 6、普通员工住宿费用报销一般不超过120元/晚，管理人员不超过150元/晚。超出部分自理。 7、因特殊情况需要乘坐出租车的人员，须事前征得部门负责人同意后方可执行。否则不予报销。 8、因公务出差，不得从事与工作无关的事项。因特殊情况，确实需要办理私事时，应提前向厂长/总工申请，同意后方可办理。否则按旷工处理。 9、出差人员中途改变路线时，应提前向部门负责人申请，同意后方可执行。 10、员工出差必须每天以邮件/电话形式向部门负责人汇报工作，不能以邮件形式汇报的，应每天记录当天工作内容，并于返回后以邮件形式发放至相关人员。重要人员出差返回5天内应向总工和相关人员提交出差报告。 11、出差人员需要借款时，填写《借款单》，并经相关负责人签字后方可领取。 12、管理人员因个人原因需要参加会议、学习、培训期间，公司提供有薪假，但每月不超过二次，每次不超过一天。公司不承担任何食宿和交通费用。所产生的一切费用自理。 13、员工因病、因事需要在当地请假，可由出差负责人批准，并知会相关人员。出现无出差负责人或请假超过二天以上者，须报请厂长或总工批准。 14、因生病（需要住院）可按标准支付出差补贴，不报住宿费、餐费和市内交通费。住院期间出差补贴不超过10天。 15、出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任务；若遇到出差单位公休无法办公，可安排休息。 16、超期停留：出差过程中，因生病（未住院）交通中断或其它不可抗力因素造成超过预定期限停留的，在核清事实基础上，按实际差旅费报销。 17、出差结束后回公司的交通费用，实报实销；出差地请事假/病假，不直接回公司的，按出差地到公司的交通费用（火车硬座/硬卧）报销；出差时遇法定节假日放假，不直接回公司的，不予报销。 18、员工出差期间因工作需要加班按国家规定加班费计算。出差在途遇周六日可计作加班或安排调休。 19、外出时借道探亲访友须经部门负责人批准方可，相关费用不予报销，探亲访友期间公司不予发放任何补贴。 八、出差费用报销审核 1、出差人员按相关标准范围内实报实销，超支自理。 2、出差住宿费