标书制作管理办法.docx

生产技术部 标书制作管理办法 二○一九年五月  目 录 一、总则 1 1．目的 1 2．适用范围 1 二、职责 1 1．标书总负责人 1 2．标书审核负责人 1 3．标书制作负责人 2 三、应急机制 2 四、标书制作步骤 2 1．阅读招标文件 2 2．配置清单 2 3．标书的制作 3 4．标书的检查 3 （1）自身检查（自审阶段）： 3 （2）审核人检查（第二阶段）：  PAGEREF _Toc9431654 \h 3  HYPERLINK \l "_Toc9431655" （3）总负责人检查（终审阶段）：  PAGEREF _Toc9431655 \h 4  HYPERLINK \l "_Toc9431656" 5．标书的签字盖章  PAGEREF _Toc9431656 \h 4  HYPERLINK \l "_Toc9431657" 6．标书的封装  PAGEREF _Toc9431657 \h 4  HYPERLINK \l "_Toc9431658" 附表1  PAGEREF _Toc9431658 \h 5  HYPERLINK \l "_Toc9431659" 附表2  PAGEREF _Toc9431659 \h 6  HYPERLINK \l "_Toc9431660" 附表3  PAGEREF _Toc9431660 \h 7  HYPERLINK \l "_Toc9431661" 附表4  PAGEREF _Toc9431661 \h 8    一、总则 1．目的 为规范生产技术部物资、电商化、协议库存、工程与服务等采购项目招标活动中，规避标书制作过程中出现严重错误导致流标，提高标书制作人自身素质，增强人员工作热情和认真细致的工作态度，同时保证该项工作得到完好执行，特制定本管理办法。 2．适用范围 生产技术部标书制作、审核等相关人员 二、职责 1．标书总负责人 标书总负责人作为具体投标项目的责任主体，是依据项目特点临时指派的负责人，在完成投标项目各项任务后自动结束。 （1）负责投标整体过程的进度监督并协调各个相关资源；  （2）依据要求对投标过程输出文件进行格式和一般内容完备性审核； （3）依据要求对投标过程最后输出文件会同博越技术部经理进行审核； （4）依据公司要求对最终输出文件的盖章和签字提出申请，并遵照公司相关管理办法执行； （5）依据公司要求将最终封装完成的投标文件提交给市场营销部相关负责人，以便其进行最后封装等工作。 2．标书审核负责人 标书审核负责人承担具体投标项目标书审核工作，主要目的是保证标书制作过程关键点的准确性，在完成投标项目审核任务后自动结束。 （1）依据项目性质，完成相关内容分解表及审核表的编写； （2）依据公司要求，配合总负责人完成输出文件的盖章、签字申请等； （3）对投标输出文件进行审核，提出审核意见； （4）标书有问题时，组织投标相关人员进行有效整改，并持续跟踪改进过程及质量。 3．标书制作负责人 标书制作负责人作为具体投标项目的技术部分负责人，是依据项目特点临时指派的负责人，在完成投标项目各项任务后自动结束。（目前，标书制作负责人由博越技术部员工组成） （1）依据项目性质，完成投标项目技术部分的投标文件编写； （2）依据项目性质，对投标项目技术部分进行自审并将终审文件移交给标书审核负责人； （3）依据审核人提出的整改意见及问题，完成投标项目的最终输出文件； （4）依据项目性质，完成投标项目技术响应情况汇总表的编写； （5）依据项目性质，将最终输出文件及响应表提交给标书总负责人。 三、应急机制 应急机制强调在无法完成指定任务分配或审核工作的处理措施。 可以通过预先授权方式进行管理，并对授权部分进行备案，在完成投标项目各项任务后自动结束。 四、标书制作步骤 1．阅读招标文件 拿到招标文件后请仔细阅读招标文件，并应反复阅读，确保无漏项，能正确理解招标文件的内容及要求。 通过招标公告确定投标文件截止日期、招标代理机构；确定所投项目分标序号、分标名称及分标编号；确定资质业绩、供应商类型等要求。 通过投标须知再次确定资质、业绩等相关要求；确定投标文件是否需要分册装订；确定投标文件所附证书、签字或盖章及装订等要求。 通过评标办法详细了解并正确理解技术评分标准。 仔细阅读投标文件格式中技术部分要求，投标项目的文件编写须建立在格式要求的基础之上。 2．配置清单 依据项目性质，仔细阅读投标项目所包含的技术规范及货物清单，并及时编写配置清单，以便物资供应部询价。 依据项目性质，投标项目的配置清单需代理厂家或合作厂家提供时，经生产技术部审核通过后转交给物资供应部。 3．标书的制作 生产技术部在投标项目中扮演编写技术投标文件的重要角色，一般情况，技术投标文件包含技术参数、图纸设计、产品配置、产品简介、公司相关资质证明、开户行、资信证明、授权书、检验报告、质量体系证书、售后服务、产品业绩及相关佐证材料等。 负责投标项目的编写人员在物资供应部或市场营销部提供所需资料之前，依据招标文件要求（主要是投标文件格式），按代理或主投产品不同情况预先编制技术投标文件模板，增加工作效率。 4．标书的检查 标书的检查规避具体投标项目的技术部分投标文件风险，提高标书制作的准确性，同时承担标书制作过程中的必要性。 标书检查分三步：自身检查、审核人检查、总负责人检查。 （1）自身检查（自审阶段）： 所有参与标书编写制作的负责人必须完成标书自审，避免出现严重错误，降低工作效率。标书制作过程中参与人员都应认真负责、一丝不苟，注意招标文件中细节要求，不能因个人失误导致整个投标项目流标。 自身检查内容详见附表1。 标书制作完成后，首先按附表1内容进行自审，在时间允许的情况下，可适当增加交叉互审环节，发现错误及时更改，并告知相关参与人员以防重复出现错误，各个投标项目命名准确，参考附表1进行互审。 结合历次常见错误，着重关注某些关键点是否已及时更新或修改正确。 （2）审核人检查（第二阶段）： 参与投标项目编写标书的负责人完成标书制作并自审未发现问题后，将已完成的word版标书转成带书签的单层PDF，移交给审核人检查，进一步确认标书是否存在问题，并提出整改意见。 审核人检查内容详见附表2。 结合历次常见错误，着重关注某些关键点是否已及时更新或修改正确。 （3）总负责人检查（终审阶段）： 前两阶段均无问题出现或整改完成后的标书，交由标书总负责人进行终审检查，或会同博越技术部经理一起完成终审检查。检查结束，发现问题及时告知相关负责人进行整改，问题全部解决并无其他发现后，方可执行后续操作。 总负责人检查内容详见附表3。 结合历次常见错误，着重关注某些关键点是否已及时更新或修改正确。 5．标书的签字盖章 对审查及修改完毕的技术投标文件进行签字盖章。 签字应注意法定代表人签字、授权代表签字的名字。法定代表人为投标单位营业执照上的法人代表。授权委托人为代表投标单位参加投标的委托人。 注：法定代表人签字、授权代表签字的名字一定要放在指定位置或在指定位置填写；“授权代表的名字”每一页页脚都要有 投标文件盖章。投标文件应在标明“盖章”位置进行逐次盖章。如未标明“盖章”位置，应盖在有投标人名称的位置上。 6．标书的封装 审核完毕，依据招标文件要求生成双层PDF、word最终版材料及技术响应汇总表等，并将最终版文件移交给市场营销部。  附表1 自 审 阶 段 审 核 表 名称 检查项目