成本管理-采购付款控制方案.docx

采购付款控制方案 一、目的 为降低采购成本，增加公司经营效益，同时为采购部、财务部做好采购付款控制工作提供指导，特制定本方案。 二、相关定义 采购付款是指采购过程中因采购物品而需支付给供应商的款项。采购付款控制是指采购专员对支付供应商款项相关活动和内容的控制，其主要包括以下三个方面。 （一）采购付款支付方式的控制 采购付款方式包括现金支付、票据支付等。 （二）付款方式控制 根据付款进度不同，公司可以选择不同的方式支付供应商款项，其主要包括以下六种方式。 1．预付部分款项。 2．货到后一次性现金支付。 3．货到后票据支付。 4．货到后分期付款。 5．货到后延期付款。 6．以上方式的结合。 （三）供应商优惠政策选择控制 在采购过程中，采购专员须结合公司的具体情况，分析供应商提出的优惠政策方案，选择对公司最合适的优惠方案，降低订购成本。 三、明确职责分工 （一）公司高层 1．计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。 2．涉及金额重大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字后方可付款。 3．因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司总经理和董事会审批后方可付款。 （二）采购部 1．采购部经理 （1）审核采购付款方式。 （2）最终选择供应商提供的优惠政策。 （3）签订《采购合同》。 2．采购专员 （1）负责采购付款方式、时间等细节的谈判工作。 （2）负责分析供应商提供的优惠政策，并提出选择意见。 （3）草拟《采购合同》。 （4）整理付款凭证，提出付款申请。 （三）财务部 1．财务部经理 （1）指导监督成本会计做好采购成本核算工作。 （2）审核《采购合同》。 （3）审批支付采购款项。 2．成本会计 （1）负责审核采购付款凭证，按《采购合同》核算采购款项。 （2）上报财务部经理，并开具付款凭证。 （3）做相关账务处理。 3．出纳 负责按照《采购合同》支付采购款项。 四、付款流程控制 公司须制定合理的付款流程，提高付款工作效率，降低人工成本和订购成本。公司的采购付款工作须按以下操作流程办理。 1．采购物品运抵仓库后，仓库管理员会同采购部采购专员、质量管理部质检人员验收物品。 2．验收时，采购专员与仓库管理员将物品与《采购合同》或订单、发货单等一一核对。经确认无误后，填具“验收单”。 3．由质检人员对物品质量按照公司的质检规范进行入库质检工作，经质检通过后，质检人员在“验收单”上签字。“验收单”一式三联，第一联从仓储部留存，第二联转送采购部，第三联转送财务部。 4．采购部将“验收单”与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，以确认采购业务的完成情况。 5．财务部收到“验收单”后，由成本会计将“验收单”与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，作为是否付款的依据，报财务部经理审批。 6．经财务部经理审批通过后，成本会计根据付款依据开具付款凭证，由公司出纳按照《采购合同》规定的付款方式办理付款手续。 7．因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的，采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法，并上报采购主管。根据协商一致的结果，仓储部办理退换货或入库手续（仍按上述流程办理），具体退换货工作参照公司的“退换货管理规定”执行，相应的付款手续按以上操作办理。 五、款项支付方式的控制 （一）不同支付方式对订购成本的影响 在决定支付订购款项时，可选择的支付方式主要包括现金支付和票据支付。二者对订购成本有着不同的影响，具体如下表所示。 不同支付方式对订购成本的影响分析表 支付方式 对订购成本的影响 现金支付 采用现金支付，须满足下列两个条件 1．公司资金充足 在公司资金充足的情况下，公司选择现金支付往往能换来供应商提供的比票据支付更多的优惠或更大的折扣