会计档案管理制度.docx

会计档案管理制度 涉及相关部门 ( 所有部门及员工 ( 人力资源部 ( 市场销售部 ( 财务部 ( 综合办公室 ( 采购部 ( 策划部 ( 工程部 ( 餐饮部 审批操作程序 发起部门 分部门及相关部门 财务部 财务部 文件编号 FIN-00001 发布日期 2020-01-01 内容 会计档案管理制度 起草人 李大仁 其他相关信息 批准人 王五 用途 完善会计档案的管理，保证会计档案的安全、完整、 管理制度程序： 会计档案是指会计核算过程中形成的、记录和反映实际发生的经济业务事项的资料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计材料。会计资料是记录和反映经济业务的重要史料和凭据。财务部门应在年度终了后，应将当年形成的会计档案清理造册，完成归档工作。 每年由会计经济活动而形成的会计档案，都由财务部专人负责整理装订成册。 当年形成的会计档案，由财务部暂管两年，以备查找，两年后可根据实际情况，存放于档案室。 会计档案必须妥善保管、存放有序，严格执行安全和保密制度，不得随意借阅 会计档案原则上只允许本公司财务部门会计人员查阅和使用。如有特殊需要，经财务负责人批准后，并办理登记手续，方可提供查阅或者复制。 会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，经财务负责人及总经理审查同意、并在销毁清册签署意见后，报经股东会批准。销毁时，应由财务部门共同派员监销。销毁后，在销毁清册上签章，并将监销情况报告单位负责人。 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。(参考末尾附件：会计档案保管期限表) 管理操作程序 一、会计档案具体包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他。 2.会计帐簿类：总帐、明细帐、现金和银行存款日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿，其他。 3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，法定的中国注册会计师的审计报告，其他财务报告。 4.其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、磁带、磁盘、光盘、胶片，电子档案、其他。 二、会计档案的归档： 1.企业每年形成的会计档案，由财务部分别按类别整理装订成册，编制会计档案保管清册 。 2.装订成册的会计档案要连续编号，以免抽掉遗失。 3.会计档案必须在封面上注明会计档案的类别、起止的凭证编号。 4.有使用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出纸质会计档案、 三、会计档案销毁： 1.对于保管期限已满的会计档案，由财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 2.单位负责人审查批准后，在会计档案销毁清册上签属意见并签名。 3.销毁会计档案时，应当派专人负责监销，监销人员根据不同情况有相应的单位派出。 4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在