【人事管理制度】人事档案管理制度.doc

人事档案管理制度 第一章 人事档案保管制度 一、目的  第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。  第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。  第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料的前提和保证。 二、人事档案保管制度的基本内容  建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 （1）材料归档制度 新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 （2）检查核对制度 检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：  ——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：  ——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；  ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 （3）转递制度 转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：  ①取出应转走的档案；  ②在档案底账上注销；  ③填写《转递人事档案材料的通知单》；  ④按发文要求包装、密封。  在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 （4）保卫保密制度 具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 ③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房，严禁吸烟。 ⑥离开时关灯关窗，锁门。 （5）统计制度 人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量； ②人事档案材料收集补充情况； ③档案整理情况；④档案保管情况； ⑤利用情况； ⑥库房设备情况； ⑦人事档案工作人员情况。 第二章 人事档案利用制度一、目的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。  第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 二、人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： （1）设立阅览室以供利用查阅 阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这