人事档案管理制度.docx

请输入贵公司的名称 Please input your company name 人事档案管理制度 文件编号：GS/WD-HR21-0504 受控状态: 分 发 号: 年 月 日发布 年 月 日实施 请输入贵公司的名称 Please input your company name 文件修订与会签记录表 文件编号：GS/WD-HR21-0504 生效日期：2021/05/30 文件名称： 人事档案管理制度 编制/日期：赵XX 2021/05/17 审核/日期： 批准/日期： 版本记录 版本 新增/修改内容 发布者 发行日期 部门会签： 部门 销售部 技术部 项目部 生产部 工程部 计划物流部 会签 部门 质量部 人事部 财务部 采购部 总经理室 会签 受控印章： 文件编号：GS/WD-HR21-0504 版 次：A/0 文件名称： 人事档案管理制度 发行日期：2021年05月17日 1.0  目的 为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，确保人事档案管理与利用有章可循，特制定本制度。 2.0 范围 本制度适用于对公司人事档案的执行管理。 3.0 职责   3.1  人事部负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。 3.2  人事档案管理：公司人事部负责所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。 3.3  公司人事部为本制度的归口部门，负责指导监督分公司的人事档案管理工作，负责本制度的编制及落实执行工作。   3.4  公司领导负责本制度批准执行。 4.0 人事档案管理的内容 4.1  员工人事档案归档及管理:新员工入职时将《用工申请表》（附件1）及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事部，人事部根据《用工申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门进行分类之后输入人事系统，并确定其归档的具体位置然后在《员工档案记录表》（附件2）上补登新员工培训记录及奖惩记录，最后将新员工的人事档案材料归档 4.1.1 确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。 4.1.2 员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。 4.1.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职申请单》上签字（详见员工离职管理制度），确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人事部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《岗位调动通知书》（附件3）及其它有关材料，转至调入单位并归档。 4.2   检查核对：人事部档案管理员要定期对员工的人事档案进行检查核对确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后。 4.3   转递(员工异动)：档案转递过程如下，人事部档案管理员取出要转走的员工人事档案并在人事系统上注销该员工的人事档案并加以备注，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则。 4.4   保密制度：由人事部档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事部对接受员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。 4.5  统计：人事部定期须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计。 4.5.1 人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。 4.5.2  人事档案统计信息要及时更新,人事部根据人员流动情况定期必须将相关人事档案的统计情况更新。 4.7 查阅：查阅员工人事档案应经人力资源部总监批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 5.0 附则 5.1 本办法由人事部负责制订和解释，报公司高管审批后执行，修改时亦同。 5．2 本制度施行后，凡既有类似规章制度自行终止，与之相抵触的规定以本制度为准。 5．3 本制度自颁布之日起施行。 附件1：