人事档案管理制度.docx

人事档案管理制度 人事档案保管制度 目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。    人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其它存放错误等。  检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：  --突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：  --对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 --发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的 大致程序如下：  ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； ④按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收文件单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。  (4)保卫保密制度。具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存盘设备。  ②库房备有必要的防火、防潮器材。  ③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。  ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。  ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。  ⑥离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量。 ②人事档案材料收集补充情况。  ③档案整理情况。  ④档案保管情况。 ⑤利用情况。⑥库房设备情况。  ⑦人事档案工作人员情况。  二、人事档案利用制度 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式：  (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如