人事档案管理制度.doc

人事档案管理制度 制度名称 人事档案管理制度 受控状态 编 号 第1章 总则 第1条 目的 1.将企业人事档案管理工作制度化，规范化。 2.维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 3.便于相关人事档案材料的借阅和使用。 第2条 适用范围 本制度适用于公司总部及全国各办事处及分支机构。 第2章 人事档案分类 第3条 入职档案 　　1.个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 　　2.劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 　　第4条 培训档案 　　1.新员工入职培训试卷、培训心得。 　　2.参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。 　　3.培训服务协议。 　　第5条 职位档案 　　1.职位说明书、职务说明书、职务任命书。 　　2.职务变动申请、职位职务变更记录。 　　第6条 薪酬考核档案 　　1.试用期考核表、员工试用期总结表。 　　2.季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 　　3.工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 第7条 其他档案 1.个人党、团相关资料。 2.各类奖励、处罚记录。 3.离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。 第3章 人事档案归档 第8条 归档程序 1.对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 2.按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 3.在目录上补登材料名称及有关内容。 　　4.将新材料放入档案。 　　第9条 人事档案的核查核对 　　1.检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 　　2.检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 　　（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。 　　（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 　　（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。 　　第10条 人事档案的转递 1.档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： 　　2.取出应转走的档案。 　　3.在档案底账上注销。 　　4.填写《转递人事档案材料的通知单》。 　　5.按发文要求包装、密封。 　　6.在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。 　　7.收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 第4章 人事档案的利用 第11条 人事档案利用 　　1.查阅。设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 　　2.借出使用。相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，借出时间不能超过一周，需要在《借阅登记表》上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 　　3.出具证明材料。一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章