公关礼品管理制度.doc

公关礼品管理制度 1 目的 为了加强对公关礼品的规范管理，充分合理地利用企业资源，使公关礼品从制作到发放能有一个规范的管理，特制定本规定。 2 定义 公关礼品：指针对新闻单位的记者编辑以及主要领导、重点经销商代表、政府机关单位（政协、消协、工商、广协、广审等）人员为了建立和维护公共关系而特制的礼品（不含对消费者的赠品）。 3 适用范围 本规定适用于广东XX集团。 4 管理职责 总经办：负责公共礼品的样品收集、陈列展示、并建立供应商档案和价格档案；负责公关礼品的入库数量验收、储存、发放和建立台帐； 行政课：负责制定年度、月度（阶段性）公关礼品计划、负责制作样品的确定、制作合同的签定，制作质量的监控制和验收；负责制定分配计划、领用申请、赠送与执行的监控； 零售推广科：负责按分配计划或分公司申请计划，组织发运； 分公司暨整合传播科：负责制定该分公司的公关礼品需求计划，负责公司发运礼品的接收、储存和领送，并建立管理台帐； 5 样品 5.1所有公关礼品需留样品； 5.2总经办对所留样品进行陈列展出； 5.3总经办建立样品档案（名称、单价和可供货商档案资源等）； 6 制作 按《XX集团整合传播部广告业务管理纲要》中《价格及招标管理规定》和《广告合同管理规定》执行。 7 验收、储存管理 7.1验收 7.1.1行政课负责物料质量的验收工作； 7.1.2总经办负责物料的点数入仓工作； 7．2储存管理 总经办负责作好公关礼品的进、出、存、动管理台帐，确保帐物一致； 8 发放 8.1总经办凭附表1《XX集团公关礼品申领单》（须有有关领导签名）发放； 8.2礼品单价在100元以下的，需由行政课(或总经办)课长批准后方可发放； 8.3礼品单价在100—500元之间的，须由行政课（或总经办）课长审核、主管副部长签名后发放； 8.4礼品单价在500--2000元之间的，须由主管副部长审核、部长批准后方可发放； 8.5礼品单价在2000元以上的，须由主管副部长（或以上领导）审核，营销副总裁批准方可发放。 9 赠送 9.1所有公关礼品必须赠送至计划对象，公司内部人员一律不准私自占用公关礼品； 9.2单价在100元以上的礼品，须填写附表2《XX集团公关礼品赠送登记表》，赠送完毕，10天内（节假日顺延）反馈给总经办消帐。 10扣罚 10.1违反本规定9.1者，属违纪行为，予以其礼品金额三倍的罚款； 10.2按规定9.2迟交一天者，扣罚经办人100元和直接领导100元； 10.3由总经办按《XX集团公关礼品赠送登记表》进行电话访谈抽查，发现虚假现象，对其经办人进行礼品金额三倍的罚款； 10.4扣罚材料由总经办整理，报部长批准后，转营销财务部在当月或下月工资中体现。  XX集团公关礼品申领单 申领部门