行政前台规章制度.docx

XX科技有限责任公司 前 台 及 行 政 部 规 章 制 度 目 录 前言 3 一、前台人员的穿着及相关仪表要求  3 二、环境卫生、办公设施的保持和检查  3 三、办公用品的出入库管理 3 四、日常公司订水以及统计  3 五、快件、包裹、邮件、信件的收发  4 六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理 4 七、接待访客  5 八、带领客人  5 九、客人离开公司 6 十、对内接待  6 十一、电话的接听和记录  6 十二、行政后勤人员外出登记  7 十三、考勤统计  7 十四、编辑公司内部规章制度等  PAGEREF _Toc30653 7  HYPERLINK \l "_Toc29720" 十五、上级领导临时安排的其他工作  PAGEREF _Toc29720 7 前言 前台是一个公司的脸面和名片。所以，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着非常重要的作用。  一、前台人员的穿着及相关仪表要求  1、前台人员须每天着淡妆上班。  2、头发干净整洁，不油腻不披头散发，烫染夸张的头发须扎好在脑后。  3、上班期间注意着装、服装正规、整洁、完好、无污渍，扣子齐全不漏扣。  4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。  5、不能佩戴过多的首饰，首饰应和着装相互配合。  二、环境卫生、办公设施的保持和检查  1、每天早上9:00打扫前台周边卫生，整理前台物品，保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐；  2、每天上午巡视公共区域的绿化状况，保证舒适良好的工作氛围，如有问题及时更新； 3、每月补充购买后勤保障用品及办公用品（卫生纸、纸杯、清洁用品、硒鼓、墨盒、办公用品等），保障公司后勤配备； 4、每月缴费水、电、公司座机费用，并在每月月底为公司员工缴纳次月移动话费。 5、下午下班前对办公区的巡视，查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况。  三、办公用品的出入库管理  1、 填写办公用品领用表。  2、到综合部文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。  3、让领取人确认物品，签字。  4、月底及时汇总，下月一号汇总完成。 四、日常公司订水以及统计  1、每次订水一般情况一次性定2—4桶，在水只剩一桶的时候及时给水站打电话送水；  2、每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。  3、简历表格题目—年—月订水统计表，内容包括，序号，订水时间，订水日期，订水数量，品名，及时备档。   4、月底及时汇总，下月一号汇总完成。 五、快件、包裹、邮件、信件的收发  （一）收快递 1、 所有快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。 2、 定时发放，可以再中午和下午下班前统一发放，（紧急文件除外）。  （二）发快递  1、所有的快递统一由前台与快递公司联系  2、需要提供给所需发快递员工的资料有，快递单。快递信封。  3、员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。  4、联系快递公司过来取件。  5、 如果是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是公司文件由公司提供费用。  6、 及时做好收发快件的登记工作。 （三）邮件信件的收发 1、纸质文件的收发  （1）前台收/发文件应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等； （2）前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字；  （3）发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。  （4）前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到；  （5）将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。  2、电子文件的收发  （1）前台需询问所收/发文件的相关内容,文件名称，需转交对象等；  （2）在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”；   （3）及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到； （4）当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员； 六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理 1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸 张；  2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、 图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”；  3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检 查维修；并填写《设备报修记录表》； 及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。 不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应告知行政主管。 节约资源，爱惜纸张；  七、接待访客  1、访客进门时起身迎接，应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。面向来访者点头微笑致意：“您好，请问您找哪一位？、请问您是哪家公司？、请问贵姓？”如果正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意；  2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候，用规范的仪态（手势指引或起身带位）引领来访者入座，并倒水给客人。如果等的时间很长，要关照一下来访者并向其说明，然后再向来访者要找的相关人员说明情况。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；  3、如果来访者知道找谁，但未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在，而要告诉对方：让我看看他是否在，要打电话给相关同事或领导。XX单位XX来访，不知道是不是方便接待，处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或领导亲自接，都可以当做是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为下一步的处理留下了余地。同时婉转的询问对方来意，如果对方没有通报姓名则必须文明，尽量从客人的回答中充分判断能否让他与同事见面，如果客人要找的是公司领导更应该谨慎处理；  4、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》 上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；及时转告相关部门来访者的联系方式以及事由，并确保及时回复；  5、每月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。 八、带领客人  带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势 1、方向引导方法：接待人员在客人二三步之前与客人大约呈130度的角度，配合步调步伐与客人一致，让客人走在内侧。 2、会客室里引导方法：当客人走入会客室，接待人员用手指示，请客人坐下，等客人坐下后，行点头礼后离开。如果客人错坐