档案管理方法.docx

档案管理方法 1 目的 为加强公司档案工作，充分发挥档案管理作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司在日常管理及经营活动中产生一系列文件资料的管理。 3 职责 3.1总经办 3.1.1总经办档案室负责档案的收集、整理、保管和使用的管理。 3.1.2负责指导、检查及监督公司各部门档案资料的形成、积累、整理和归档工作。 3.1.3 负责企业大事记、重要活动及会议等电子音频、照片等档案的收集、整理、保管和使用管理。 3.1.4负责各部门档案管理员名单备案及各类档案管理的督查及指导。 3.2各部门 3.2.1指定专人负责本部门电子及纸质档案的收集、整理、归档工作，保证各类档案的齐全、完整，电子档案按时上传OA文件柜，纸质、电子档案按时移交档案室集中管理。 3.2.2各部门负责人负责督促部门内档案的移交归档，并对档案的完整性进行审核签字。 3.2.3积极配合档案室宣传、执行本制度，推行各项档案管理新标准。 4 档案归档 4.1档案的收集 凡属于归档范围的文件，有关部门在办理完毕后应当及时整理，其中纸质版档案需按时移交公司总经办档案管理员，其中所有合同均需同时提供扫描电子版。电子档案需上传至OA文件柜电子档案库中，任何部门和个人不得拒绝归档或者据为己有。 4.2归档范围 4.2.1 董事会、股东会级 公司股东会、董事会、监事会的相关文件资料。 4.2.2公司级 4.2.2.1反映公司历史沿革、发展过程、大事记的文件资料及形成的各类成果（包括营业执照及各类证照、专利、商标、注册资料、年检资料、不动产所有权和其他债权凭证、奖状、锦旗、奖杯、证书、剪报、照片、录像等）及重大法律文件等资料。 4.2.2.2公司的发展经营战略、决策、发展规划、重要会议纪要、公司年度计划及总结等资料。 4.2.2.3财务报告类资料。 4.2.2.4公司级会议及活动，包括总经办会议、重要会议、接待活动、涉外活动等相关资料。 4.2.2.5公司规章制度，包括财务、行政、人力资源、销售管理等制度。 4.2.2.6关于公司企业文化方面的相关资料。 4.2.2.7与公司经营发展相关的各类合同或协议类资料。 4.2.2.8生产技术、质量体系、标准类资料。 4.2.2.9项目专利申报、科技成果资料。 4.2.2.10基建技术、图纸、验收等相关资料。 4.2.2.11公司的招、投标文件及相关资料。 4.2.3部门级 各部门内部管理形成的相关资料，除需归档的电子档案及纸质档案外，其他档案由各部门自行管理。 4.2.4非以上范围内具有保存价值的其他资料。 以上需归档档案各级目录、存在形式、权限、保存期限等要求详见《公司档案相关要求汇总明细表》，将根据公司发展要求进行定期完善更新。 4.3归档要求 4.3.1纸质档案归档 4.3.1.1归档资料应按归档范围进行积累，确保归档资料的及时性、完整性、准确性、系统性，能够反映公司各项活动的真实内容和历史过程。严禁各部门将不属于归档范围内的档案移交至档案室。 4.3.1.2凡属归档范围的纸质文件，向档案室移交时，应符合以下要求。 a归档资料必须是公司在行政、财务、生产、研发、市场经营等活动中形成的原始文档，对于没有原件以复印件代替的，要注明原件去向，复印件要求分管领导签字确认，同时提供原件电子版。 b应归档的文件资料要收集齐全、完整，按其形成规律和特点分类，归档案卷要按时间先后次序排列，并编写资料编号，编制移交目录并同时提供电子版目录，其中合同均要求按照《合同台帐》格式填写相应内容。 c归档案卷封面的各个项目应填写清楚，特别是案卷标题要简明扼要。 d归档文件、材料可根据文件重要性及使用频次适当增加归档份数。 4.3.1.3归档时间 a股东会、董事会、监事会等重要会议或活动的资料应在结束后一个月内归档。 b所有资质证照、荣誉证书原件在办理完毕后5日内归档。 c所有合同及协议应在签定后15日内归档。 d财务档案隔年移交，财务部保管上一年度的财务档案，隔年档案每年第一季度集中归档，具 体实施细则可依据《会计档案管理办法》。 e人力资源中心档案以年度形式归档，上一年档案次年第一季度集中归档。 f企业宣传类档案在活动结束后5日内归档，包括公司级重要会议。 g外出参观学习、考察及参加各种会议的有关文件、声像资料等由相关员工回公司5日内归档。 h基建工程验收后，由基建负责部门将工程全部技术资料整理立卷，限一个月内归档。 i其他档案由相关部门整理立卷，限相关工作完成之日起一个月内归档，其中对需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末归档。 j招、投标文件及相关资料；在招投标结束合同签订且方案确定后一周内可将资料归档；（申报、研发）项目结束验收后一周内再将项目全套的资料整理归档。 4.3.1.4归档流程 4.3.2电子档案归档 4.3.2.1归档电子文件通过网络直接传输到公司OA文件柜指定部门相应文件夹中。 4.3.2.2电子档案由文件形成部门负责编辑和整理，保证内容齐全完整、真实有效。且电子文件同时存在纸质档案，须确定其内容与纸质档案的一致性。 4.3.2.3各部门档案管理员每月定期将形成并确定的电子档清单发送至总经办档案管理员处，以备数据核查。 4.3.2.4归档时间：各类电子档案形成并确认后一个星期内归档。 5 保管期限、密级及权限划分 每份档案的保管期限、密级及权限设置可由档案管理部门与文件形成部门有关领导共同确定。 5.1 保管期限 5.1.1根据档案重要性，保管期限分为永久、长期、短期，其中长期为30年，短期为10年。 5.1.2对于档案有法定保管期限的按照法定保管期限。 5.1.3 部门内部管理的相关档案可根据部门需求自行定义。 5.2密级 公司档案密级分为绝密、保密和普通。 5.2.1 绝密档案指公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策相关的资料。 5.2.2 保密档案指公司战略规划、经营情况、财务报表、重要会议记录、合同协议、员工人事档案、薪金收入等资料。 5.2.3 普通档案指公司的一般性决定、通知、行政管理资料、资质证照的复印件、宣传资料等。 5.3权限设置 档案使用的权限设置主要根据各部门相关人员职责权限、工作使用需求确定。其中总经理具有所有档案的使用权限，各部门分管副总具有分管部门档案的所有权限。 6 档案的整理规则 6.1纸质档案的整理规则 档案管理员整理档案根据国家有关档案管理要求进行分类整理，达到可迅速、准确地查找档案。 6.1.1分类 归档文件可采用年度和事项进行分类。年度分类法即将文件按其形成年度分类，事项分类法即将文件按其形成或事项内容进行分类，同一卷宗应保持分类方案的稳定。 6.1.2编号 归档文件应按照分类和排列顺序逐件编号，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始编号。编号构成一般包括一级类目代号、二级类目代号、三级类目年份和顺序号。 6.2 编目 归档文件应逐件编目，设置编号、日期、文件名、页数/份数、备注等项目。如： 编 号 日 期 文 件 名 份数 备注 6.3电子档案的整理规则 电子档案根据文档管理系统中对应的文件目录归类上传，电子文档需详细注明文件名。 7 档案的使用 7.1档案使用流程 7.1.1凡属绝密级档案借出/查阅/复印/电子版需在OA上提交档案借阅流程，经使用部门的负责人、分管负责人及总经理批准后方可使用。 7.1.2保密级档案借出/查阅/复印/电子版需在OA上提交档案借阅流程，经使用部门的负责人、分管负责人批准后方可使用。 7.1.3普通级档案的借出/查阅/复印/电子版需在OA上提交档案借阅流程，其中借出需借出部门的负责人、分管负责人批准后方可使用。查阅/复印/电子版需使用部门的负责人审批即可。 7.1.4 审批通过后，经办人须同时履行登记手续，在《档案使用登记表》登记后方可使用。 7.1.5档案使用流程图 7.2档案使用要求 7.2.1原则上使用档案者不得使用与本部门业务活动、工作内容无关的资料（具体详见附件《公司归档文件相关要求汇总明细表》中档案使用权限），非工作需要不得借阅其他部门的任何档案，特殊情况需经档案移交部门负责人审核同意方可使用。 7.2.2公司以外的人员不得借用公司档案，若因公司业务需要，需由公司相关业务部门办理。 7.2.3其中对于档案复印，档案管理员须在复印件加盖“复印无效”的印章。 7.2.4借用档案原件必须明确归还时间，市内当天借当天还，省内使用不得超过3天，省外使用不得超过一周，超过规定期限因业务需要不能归还的须重新申请审批。借用的资质证照要及时归还，归还时档案管理人员要履行清点、核对、注销手续。档案管理员应掌握档案的借出情况，督促档案使用者按