采购订单管理细化执行与模板.docx

采购订单管理细化执行与模板12采购订单管理执行工具与模板121物资订购单编号日期年月日订单编号请购单编号供应商名称联系人收货地址用途包装交货日期分批交货数量采购负责人订单状态编号品名与型号规格等级单价数量总价总计备注审核人制表人122采购订单跟踪表编号日期年月日序号订单号供应商名称物资名称采购数量下单日期拟交货日期实交数量未交数量预计补齐日期审核人制表人123采购变更申请表请购部门原订单号采购日期物资名称物资规格变更内容变更原因经办人联系电话请购部门意见签字盖章日期年月日采购部意见采购专员采购主管采购经理年月日年月日盖章年月日总经理意见签字盖章日期年月日备注1随附资料原采购请购单和订购单复印件2本表一式四份请购部门采购部财务部总经理办公室各执一份124采购订单执行统计表编号统计周期年月日年月日序号订单号供应商交期已交量未交量预计交清时间备注合计审核人制表人13采购订单管理执行制度与模板131日常订单管理办法日常订单管理办法第1条目的为规范采购日常订单的处理过程对日常订单进行及时有效的处理特制定本办法第2条适用范围本办法适用于采购日常订单处理的全过程第3条管理职责1总经理负责大宗物资及特殊物资的订单审批并监督采购部完成订单的全程管理工作2采购部负责按照已通过审核的请购单开立订购单并按要求全程跟踪管理订单3请购部门按要求填写请购单积极配合采购部对日常订单的管理工作第4条接受并审核请购单1需求部门依据公司生产计划和具体情况以书面的形式提出采购要求2请购单要详细记录所需物资的名称规格数量需要日期等相关内容并做出预算3采购部需及时接收各需求部门开出的请购单并进行审核4一般请购单由采购经理根据请购单内容公司采购相关规定和供应商情况来审核通过后反馈给申请部门并及时组织开具订购单5大宗物资或特殊物资的请购单采购经理审核完毕后要上交总经理批准经批准后方可开立订购单第5条开立订单1采购部要根据已审核通过的请购单及时开具订购单2采购部要及时与供应商联系协调签单的相关事宜采购部应注意维护公司利益在允许的价格内确保交期质量等方面满足公司要求第6条订单内容规范采购订单应至少包括以下6项内容1交货方式交货时间交货地点新品交货附带备用零件等规定2验收方式检验设备检验费用不合格品的退换提前或延迟交货的处理等规定3罚则延迟交货或品质不符的扣款违反合约的处理取消合约等规定4品质保证包修和包换期限无偿或有偿换修等规定5履约保证不能按期履行合同需支付违约金等的规定6仲裁或诉讼买卖双方纷争仲裁的地点或诉讼的法院等规定第7条订单编制规范订单编制人员在编制采购订单时应完整填写以下5联1供应商联第一联作为供应商交货时的凭证2回执联第二联由供应商签字确认后寄回公司3物资联第三联作为公司控制存量和验收的参考4请款联第四联作为结算采购货款的依据5承办联第五联由采购部自存第8条采购订单执行1公司与供应商签订订单后采购部要随时关注并紧密跟踪订单执行情况保持同供应商的沟通确保订单能顺利执行2加工型供应商要进行备料加工组装调试等过程存货型供应商只需从库房中调集相关产品并进行适当处理即可送至公司因此采购部需密切关注加工型供应商的备货进程确保其能按时交货第9条订单保管1为了方便订单查找与使用采购部应对订单进行分类归档有序保存2采购部应将采购订单的原件按编号顺序保管复印件与相关采购申请和往来信件一起按供应商名字的字母顺序保管第10条制定部门本办法由采购部草拟经总经理审批后正式实施第11条生效日期本办法自下发之日起生效132异常订单处理办法异常订单处理办法第1章总则第1条目的为规范采购订单异常的处理过程确保对异常订单进行及时有效的处理特制定本办法第2条适用范围本办法适用于采购部异常订单处理的全过程第3条管理职责1采购部负责及时有效地将异常信息传递给请购部门以便公司及时调整生产计划并与供应商积极协商处理异常情况2请购部门负责协助采购部解决订单异常情况根据需求及时调整订单第4条术语解释1本办法所称交期异常是指物资交期延后或交货数量变更无法满足生产2本办法所称品质异常主要指供应商在生产过程中发现的品质异常3本办法所称下单异常主要指由于采购人员的主观因素导致的订单下发异常4本办法所称突发异常是指发生不可抗拒的外力因素如地震火灾等或市场原材料严重紧缺等突发情况第2章交期异常的处理第5条交期异常情况获取采购人员需在下单后及时跟踪订单情况及时获取订单交货进度并与供应商联络及时获知交期异常情况第6条交期异常反馈采购人员发现异常后应及时向采购经理和请购部门反馈信息以便及时进行补救或调整第7条交期异常措施采购人员需要采取积极措施尽量挽回损失可以采用跟催法催交货物也可依具体情况变更采购订单或寻找替代供应商等第8条评估交期异常损失采购部应积极联络相关部门评估损失费用并可视情况向供应商进行索赔第3章品质异常的处理第9条品质异常反馈供应商发现品质异常无法自行解决时应以书面形式将问题反馈给相应的采购员采购员要及时反馈给采购经理请示解决办法第10条确定是否特采由采购经理和请购部门协商看能否进行特采必要时由采购员召集请购部门到供应商生产现场协助解决异常第11条评估品质问题损失如因品质问题返工或拒收影响本公司正常生产的采购部应组织相关部门评估损失费用并可视情况向供应商提出索赔第4章下单异常的处理第12条下单异常反馈采购员如发现订购单等相关单据没能及时下发应立即联系采购部下单人员并反馈给采购经理第13条下单异常处理1如发生采购部下错订单采购员应与供应商协商能否撤单尽可能避免呆废料同时下达正确的订购单2如不能撤单采购应与相关部门沟通看能否将订单进行内部消化并把信息上报采购经理3如不能撤单又无法内部消化产生的损失费用由责任部门承担并按公司相关规章制度对责任部门进行惩罚第5章突发异常的处理第14条突发异常范围以下异常均可划属突发异常并按照本章节规定进行处理1经确认属发生重大事故如严重火灾地震等造成供应商短期内无法恢复生产2突发事故造成市场原材料严重短缺第15条突发异常处理办法1出现突发异常时采购员应及时向采购经理汇报并通过多种渠道了解市场行情查看现有市场能否满足生产需要2如突发异常影响生产进行时采购人员需向请购部门确认是否通过高价调拨现货或采用其他能减少公司损失的方式进行采购第6章附则第16条本处理办法由采购部草拟经总经理审批后正式实施第17条本处理办法自下发之日起生效133订单变更管理办法订单变更管理办法第1章总则第1条目的为了规范订单变更管理工作明确订单变更流程有效处理订单变更中出现的问题特制定本办法第2条适用范围本办法适用于公司所有采购订单的变更管理全过程第3条职责1采购部经理负责审核和批准订单变更申请表及订单变更表2采购部负责接收评审变更订单就订单变更事项与请购部门进行沟通并与供应商协调做好订单变更工作3请购部门负责填写采购订单变更申请表积极配合采购部做好订单变更过程中的相关工作第2章订单变更作业第4条提出变更申请1在采购订单下达后如果采购需求发生重大变化请购部门可根据现实情况向采购部申请提出订单变更申请2提出变更申请时要写清楚变更具体内容如订单价格的变更交货日期的变更采购数量的变更等第5条订单变更审核1采购部需要审查下达的采购订单是否已经收货如是已经收过货的订单其变更内容必须受到限制2如果订单货物已经收到但由于供应商方责任造成订单变更时采购部方可与供应商联络办理订单变更3采购部需要求请购部门确认变更内容并及时与供应商协商询问其是否可以接受订单变更并确定变更事项及内容第6条开立变更订单1采购部在订单变更通过审批并与供应商协商完成后应立即制定采购变更单2采购变更单一式四份采购部自留一份其余三份分别给财务部总经办和供应商第7条变更损失1由于本公司自身原因要求变更订单时给公司带来的损失要由相关责任部门承担2由于供应商原因不得不变更订单时由此给本公司带来的损失按合同相关规定由供应商负责承担第3章附则第8条本办法由采购部草拟经总经理审批后实施其解释和修订权归采购部所有第9条本办法自下发之日起生效