采购合同管理细化执行与模板.docx

采购合同管理细化执行与模板 1．2 采购合同管理执行工具与模板 1．2．1 合同谈判记录表 记录人： 日期： 年 月 日 供应商 谈判时间 供应时间 谈判地点 采购产品名称 数量 产品规格和型号 目标价格 谈判记录 技术要求 质量要求 谈判内容描述 （内容较多时可以附表） 谈判主要争议点 谈判结果 谈判参与人会签 主管领导审批 意见 签字： 日期： 年 月 日 1．2．2 采购合同约定表 订购物资 规格 料号 特殊要求 单价 订货数量 特约条件 交货时间 交货地点 交货数量 运输方式 定金 付款方式 验收办法 延期扣款 条款 甲方 甲方名称： 负责人名称： 地址： 日期： 年 月 日 乙方 乙方名称： 负责人名称： 地址： 日期： 年 月 日 注：本表作为合同的补充件使用，对互信度高之双方也可作为合同使用。 1．2．3 采购合同评审表 编号： 日期： 年 月 日 顾客 地址 电话 传真 联系人 合同要求 品名规格 单位 数量 交货日期 包装要求 特殊要求 评审意见 产品交付能力综合评估 物资供应能力评估 品质保证 能力评估 评审结论 □ 接受 □ 拒绝 原因： 签字（盖章）： 日期： 年 月 日 1．2．4 合同信息统计表 序号 合同编号 合同内容 供应单位 合同数量 合同单价 合同总额 采购形式 联系方式 审核人： 制表人： 1．3 采购合同管理执行制度与模板 1．3．1 采购合同管理制度 采购合同管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购合同管理的相关事宜。 第2章 采购合同的编制 第3条 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。 第4条 本公司一次性采购物品金额高于 元时，必须签订采购合同；外地采购必须签订合同。 第5条 采购合同的编制程序如下图所示。  采购合同编制程序示意图 第6条 正式的采购合同必须包括以下9个方面的主要内容。 1．合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2．采购物品的单价、总价。 3．采购物品的数量与规格型号。 4．采购物品的品质和技术要求。 5．采购物品的履约方式、期限、到货地点。 6．采购物品的验收标准和方式。 7．付款方式和期限。 1．售后服务和其他优惠条件。 9．违约责任和解决争议的方法。 第7条 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。 第3章 采购合同的签订 第8条 与公司签订采购合同的供应商必须具备法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。 第9条 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。 第10条 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，再由公司盖章签字后发给供应商回执，即视为合同成立。 第11条 签订后的合同由财务部保管。 第4章 采购合同的执行与控制 第12条 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。 第13条 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。 第14条 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。 第15条 采购合同进度控制的具体内容如下。 1．采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。 2．对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络和协商，确保物料能够及时运送到公司。 3．如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 第16条 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，以便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应、在生产淡季时能够缩减或取消物料采购。 第5章 采购合同的修改与终止 第17条 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件执行。 第18条 在合同执行过程中，若外部市场环境发生重大变化，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。 第19条 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商，签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。 第20条 有下列情形之一者，视为合同终止。 1．因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。 2．因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。 3．一方出现违背合同条款的状况。 4．出现逾期没有履行合同约定的状况。 5．发生符合合同条款中合约解除的事项。 第6章 合同纠纷的处理与合同管理 第21条 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，一般可采取如下4种处理方法。 1．与供应商协商解决。 2．请第三方协调解决。 3．由仲裁机构进行仲裁。 4．通过法律途径解决。 第22条 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。 1．泄露合同内容。 2．私自更改合同内容。 3．丢失合同。 4．在合同签订或资料保管过程中损害公司利益。 第23条 参与采购合同履行与监督的人员要严格遵守公司的相关规定，若违反规定给公司造成经济损失或其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。 第7章 附则 第24条 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。 第25条 本制度由采购部制定，并保留对其的解释和修订权。 第26条 本制度经总经理或分管副总办公会议审议通过后执行。 1．3．4 采购合同归档管理办法 采购合同归档管理办法 第1章 总则 第1条 为了加强本公司的合同档案管理，根据公司采购管理办法与合同管理办法的规定，特制定本办法。 第2条 本办法适用于公司各类采购合同的归档和档案管理工作。 第2章 采购合同归档 第3条 合同复印件的管理规定如下。 1．合同订立后，采购部应将合同文本的复印件送档案管理室和法务部各一份。 2．合同文本复印件送交后，采购部应指定专人负责合同的履行及相关资料的整理工作。 第4条 合同履行完毕后10日内，签订单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排并装订成册，正本送交档案管理室，并制作副本一份交法务部，档案管理室和法务部接收资料时应当出具收据。 第3章 档案保管与借阅 第5条 本公司档案管理室为公司合同的归口管理部门，必须保证合同档案资料的完整和安全。 第6条 由于工作情况需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，方可到档案处办理借阅手续。 第7条 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要带出档案室阅读的，应经主管领导批准。 第4章 诉讼与仲裁 第8条 发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。 第9条 诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。基于诉讼或者仲裁的需要，法务部借用原件后应在10日内归还，如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 第5章 合同档案管理责任 第10条 采购部未在规定时间内办理归档手续的，可以对直接责任人予以扣发一个月奖金的处罚。 第11条 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。 第12条 合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。 第6章 附则 第13条 本办法由档案管理室制定，经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 第14条 本办法自颁布之日起施行。 1．4．4 采购合同纠纷处理方案 采购合同纠纷处理方案 一、目的 为加强采购合同管理水平，使采购合同纠纷的处理工